С 1 января 2021 года вступили в силу новые правила грузоперевозок автомобильным транспортом. Впервые на нормативном уровне закреплена возможность использования электронных перевозочных документов наряду с бумажными и порядок организации их документооборота.
Электронный документооборот в сфере автомобильных грузоперевозок используется уже более двух лет. В частности, практика обмена электронными транспортными накладными (ЭТрН) существует с 2018 года, но до недавнего времени в ней не было специального нормативного регулирования. Это приводило к необходимости руководствоваться общим законодательством об электронных документах и применении электронной подписи, использовать сервисы для формирования электронных перевозочных документов и обязательно согласовывать с контрагентами правила двустороннего обмена такими документами.
Несмотря на то что некоторые грузоперевозчики опасались использовать электронные перевозочные документы, реальных рисков их применения не было и нет. По сути, к ним предъявлялись только два ключевых требования — содержание всех обязательных реквизитов и подписание усиленной квалифицированной электронной подписью. Этого достаточно, чтобы юридически электронный перевозочный документ имел такую же силу, что и его бумажный формат.
На фоне повсеместного применения электронных перевозочных документов при отсутствии специального нормативного регулирования, в октябре 2020 года Минтранс запустил в шести регионах пилотный проект по использованию электронных путевых листов и транспортных накладных на базе ИС «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Проект проработал всего месяц, но даже за этот короткий период времени дал положительные результаты. Как следствие, 21 декабря 2020 года правительство издало постановление № 2200, которое утвердило новые правила автомобильных грузоперевозок и впервые урегулировало вопросы применения электронных перевозочных документов, приравняв их к бумажным документам.
Новые правила вступили в силу с 1 января 2021 года. Однако положения об электронном документообороте начнут действовать только с 1 января 2022 года. 2021 год стоит рассматривать как переходный этап, на котором нужно изучить новые правила, в том числе формы перевозочных документов, постепенно внедрить их в свою практику и наладить электронный документооборот.
Предполагается, что с 1 января 2022 года бумажные и электронные перевозочные документы буду находиться в обороте одновременно. Можно использовать один формат или оба сразу. Но в дальнейшем, скорее всего, электронные документы превратятся из альтернативного в основной формат, на который уже перешли многие грузоперевозчики.
Электронные перевозочные документы
Новыми правилами утверждены три вида электронных перевозочных документов: электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость.
Электронные перевозочные документы можно формировать в собственной информационной системе участника грузоперевозки либо в системе оператора ЭДО. При этом такая система должна обеспечивать создание документа установленной формы и содержания, подписание его электронной подписью и направление другому участнику грузоперевозки.
Форма транспортной накладной утверждена приложением № 4 Правил грузоперевозок , форма заказ-наряда — приложением № 6 , сопроводительной ведомости — приложением № 9 . Эти формы обязательны для использования как при бумажном, так и при электронном документообороте. До 1 января 2022 года ФНС совместно с Минтрансом и Минцифрой должны разработать форматы представления ЭТрН и электронного заказа-наряда.
Организация документооборота электронных перевозочных документов
Порядок организации ЭДО электронных перевозочных документов установлен разделом VIII новых правил грузоперевозок. Положения этого раздела вступают в силу с 1 января 2022 года.
Обязательные условия:
- Наличие собственной информационной системы для формирования и передачи электронных перевозочных документов или использование системы оператора ЭДО.
- Подписание соглашения с оператором ЭДО для передачи электронных документов в единую систему сведений. Можно заключить одно соглашение, которое будет охватывать все необходимые услуги ЭДО в сфере грузоперевозок. В этом случае не понадобится создавать, внедрять и обслуживать собственную систему.
Требования к информационной системе перевозочных документов устанавливает Минтранс по согласованию с ФНС и Минцифры. Главные требования — способность обеспечивать формирование электронных документов, обмен ими между участниками и операторами ЭДО, а также передачу электронных документов и изменений в них в информационную систему сведений из электронных перевозочных документов. Сейчас такая система находится на уровне прототипа, который использовался в пилотном проекте в октябре 2020 года. Система будет запущена с 1 января 2022 года или в более ранние сроки в течение 2021 года в формате эксперимента.
На текущий момент, до вступления в силу положений об электронных перевозочных документах и ЭДО в этой сфере, участники грузоперевозок могут использовать свою существующую практику. Но при этом уже сейчас нужно учитывать новые правила грузоперевозок и новые формы перевозочных документов, а также предстоящий переход на ЭДО и необходимость подготовки к регистрации и работе в единой информационной системе электронных перевозочных документов.
Читайте на нашем сайте больше статей по темам электронной подписи, электронного документооборота, информационной безопасности и электронных торгов: https://iitrust.ru/articles/
