Давайте признаемся: любое помещение для бизнеса время от времени требует ремонта. Обычно текущие ремонтные работы становятся головной болью арендатора – по общему правилу именно он должен поддерживать имущество в надлежащем состоянии и платить за ремонт в случае необходимости. Если, конечно, иное не обговорено в договоре аренды.
Качественно оформленные первичные документы помогают обосновать расходы на ремонт при расчете налогов. Каков алгоритм действий, если что-то сломалось, а в компании есть ресурсы, чтобы отремонтировать все своими силами?
1. Ответственный работник или комиссия осматривают помещение и выявляют неисправность. По итогам в свободной форме составляется дефектная ведомость. Напишите в ней кто, когда и где производил осмотр, какие дефекты требуют устранения. Этот документ станет основой для сметы.
2. Руководитель организации издает приказ о проведении ремонтных работ и назначает ответственное лицо.
3. Составляется табель учета рабочего времени сотрудников, которые будут осуществлять ремонт и наряды на сдельную работу. Табель пригодится для обоснования расходов на зарплату и страховые взносы.
4. Оформляются требования-накладные на передачу товаров со склада и материальный отчет ответственного лица о том, сколько материалов было фактически израсходовано. Все это поможет подтвердить материальные расходы.
5. Акт приемки-передачи отремонтированного имущества (подтверждает факт выполнения ремонтных работ).
