Почти у каждого фотографа в телефоне есть 5-секундное видео с закадровым голосом: «Чёрт, это видео!» Почти у каждого бухгалтера есть Excel-таблицы, где хочется воскликнуть: «Чёрт, надо было поменять местами строки и столбцы!» Но если заменить видео на фотографию вряд ли получится, то столбцы на строки – очень просто.
Делается это с помощью функции, которую мы разберем в этой статье. А заодно рассмотрим еще несколько функций, которые будут полезны и бухгалтерам, и всем остальным, кто не мыслит свою жизнь без Excel. Итак, начнем с перемены мест строк и столбцов.
1. «Транспонировать»
Как применить:
1. Выделяем всю таблицу и копируем ее (Ctrl+C).
2. Ставим курсор в любом месте листа Excel (туда, куда вы хотите поместить обновленную таблицу) и правой кнопкой вызываем меню.
3. Кликаем по команде «Специальная вставка».
4. В появившемся окне выбираем опцию «Транспонировать».
Вуаля – строки и столбцы поменялись местами.
2. «Условное форматирование»
Суть этой функции в том, что при наступлении некоторого условия ячейки форматируются автоматически. Например, если число превышает значение 10, шрифт становится зеленым полужирным курсивом. Когда до платежа остается 2 дня, ячейка с датой подсвечивается красным цветом. Недовыполнение плана продаж на 3% и более окрашивается в желтый цвет и т. д.
Эта функция экономит массу времени. Можно не анализировать каждую ячейку, а просто взглянуть на таблицу. Например, много желтого – пора принимать меры, много красного – ситуация критическая!
Функция «Условное форматирование» «живет» во вкладке «Главная». Верхние 5 команд – это готовые сценарии для быстрого условного форматирования. Чтобы ими воспользоваться, достаточно выбрать нужный вариант и сделать минимальные настройки.
3. «Показать формулы»
Где же ошибка в формуле? Почему она не работает корректно? Ответить на эти вопросы поможет простая функция «показать формулы». Во вкладке «Формулы» выбирайте опцию «показать формулы», и Excel покажет их все. С помощью этой функции вы сможете:
1. Найти ошибки в расчетах.
2. Разобраться, как произведены подсчеты.
3. Проверить, все ли нужные ячейки содержат формулы, или где-то они заменены числом.
4. «Выделить весь столбец или всю строку»
Выделяйте всю строку с помощью клавиши Shift + пробел, а столбец – Ctrl + пробел. Такое управление таблицей позволит быстро выбрать нужную ее часть и сэкономить уйму времени.
5. «Cохранить таблицу»
Эта функция сохранит не только таблицу, но и ваш рассудок. Нажимайте Ctrl + S как можно чаще. Если у вас открыт Excel, то сделайте это прямо сейчас. Ведь шансы на сбой, глюк, зависание компьютера и т.п. всегда высоки. Особенно они возрастают, когда работу надо сдать срочно или когда вы возились с таблицей несколько дней.
Хорошие новости в том, что подготовку таблицы в течение нескольких дней можно оставить в прошлом. На курсе Академии Eduson «Excel для бухгалтера» вы научитесь работать в программе быстро и без ошибок.
Ваши результаты после курса:
1. Умеете делать сводные таблицы и работать с формулами
2. Быстро переносите данные из других таблиц и файлов
3. Используете продвинутые приемы и создаете собственные формулы
4. Работаете с надстройками и макросами для решения нестандартных задач
5. Строите информативные графики и диаграммы для презентации руководству и клиентам
Каждый прием вы отработаете на интерактивных тренажерах-симуляторах в интерфейсе Microsoft Excel.
Что еще ждет вас на курсе:
- глубокое погружение в Excel с первой минуты обучения
- реальная практика без страха сделать ошибку
- быстрая автоматизация навыков
- удовольствие от игрового формата обучения
Сейчас на курс «Excel для бухгалтера» действует специальная цена. Переходите по ссылке ниже, называйте менеджеру при заказе промокод ДЗЕН, и ваша скидка увеличится до 50%!