Пока составляла навигацию по каналу, вдруг поняла, что ещё ни разу не собирала в одном месте типичные проблемы совещаний, из-за которых они тянутся, и тянутся и... тянутся))), и становятся одним из страшнейших корпоративных поглотителей времени (про минимизацию поглотителей в целом в этой статье).
Собираю. Прежде всего типовые. Нетипичных, обусловленных личностными особенностями руководителя как ведущего совещаний и/или техническими особенностями места проведения, может быть сильно больше.
Ожидание
Ситуация: время 10:00 (именно в это время должно начаться совещание), но... ведущий опаздывает. Но просил не расходиться, потому что он "вот-вот... сейчас-сейчас... пару минут... на подлёте". И 7-10 человек сидят и ожидают.
Впрочем, часто случается и другая ситуация. Ведущий на месте, но вот из семи обозначенных в регламенте участников вовремя пришли только трое. И вроде бы надо начинать совещание, но это весьма бессмысленно.
Или - участник, от которого ждут информации, забыл ежедневник/отчёт/телефон на рабочем месте. И не спеша (да пусть даже и спеша) отправляется за ним. Остальные-то в это время ждут. А ведущий часто в такой ситуации не продолжает, чтобы вышедший ничего не пропустил.
А может и самому ведущему поступил ну очень важный звонок, который невозможно перенести на 15 минут. И он выходит, снова оставляя участников терять время.
Или - ведущий изучает чей-то отчёт прямо на самом совещании. Вдумчиво, не спеша. Как будто (хотя почему как будто?..) забыв, что рядом ещё десяток человек, чьё время оплачивается компанией и чьи задачи простаивают.
Отсутствие регламента
Нередко так случается, что совещание собрали, а зачем - сказать забыли. А ещё совершенно непонятно, кто за кем (и вообще зачем, само собой)) выступает и высказывается. И вот на текущие договорённости (Давай ты! - Нет, давай ты! Нет, пусть Иван Иванович пойдёт!) время незаметно утекает.
А ещё хит ошибок этого блока: отсутствие временных ограничений выступлений (в том числе ведущего). А если человека никто не останавливает и по времени не ориентирует, - то некоторые (не все конечно) могут вещать почти бесконечно. Даже если весь смысл выступления можно было собрать в 2-3 минуты.
Ну и если не ограничено общее время совещания - можно не расходиться (особенно если через полчаса следующее совещание)). Иначе когда ещё увидеться/наговориться.
Неподготовленность участников/ведущего
Видели, как пытается что-то доложить и/или ответить на вопрос ведущего неподготовленный участник?
Я вижу регулярно)))
С бооооольшими... паузами... С массой типа как бы около примерно вводных слов)) С листанием ежедневника (который до этого был забыт) в мучительной попытке найти ответ в нём. А это всё - время.
Не менее грустно выглядит и неподготовленный ведущий, который пытается в голове воспроизвести протокол предыдущего совещания (чтобы понять, с кого что спросить) или с трудом подбирает слова для короткой новости, на которую бы хватило и минуты.
Несоблюдение регламента
Вообще конечно полное отсутствие регламента совещания встречается не так часто. Гораздо чаще регламент есть, но... никто его не соблюдает))
Участники говорят и говорят (потому что вроде бы 3 минуты даётся на выступление, но в целом можно и 7, а если увлекательно - то и все 15). Да и ведущему неловко перебивать человека, который важные вещи говорит.
А ещё другие участники вклиниваются не в свою очередь, и тем самым ломают логику высказываний, что заставляет возвращаться к прошлым выступлениям или, напротив, дёргать следующих докладчиков. Или посередине доклада задают вопросы (на которые вообще-то выделено время после, но кого это волнует), сбивая докладчика с мысли.
А ещё конечно, милое дело - вообще уйти от темы и начать обсуждать то, что не было заложено в регламент (а часто и вовсе не является сейчас актуальным). Ну раз уж собрались!
Неуправляемые дискуссии
Споры на совещаниях - наше всё предельно частое явление. Милое дело поймать ведущего на неточной формулировке и минут десять разбираться с ней (или с ним))).
Ещё вариант - начать оспаривать чужие доклады. Особенно доклады тех служб (специалистов), к работе которых человек не имеет ни малейшего отношения (да и вообще с трудом понимает, чем они занимаются).
Ну или в процессе высказывания мнения (а ведущие совещаний часто запускают небольшие мозговые штурмы в процессе плановых совещаний) пободаться с другими присутствующими.
Впрочем, если имеет место личностный конфликт - для него и повод не нужен. Особенно если ведущий совещания по какой-то причине (недостаток опыта, личностные качества и пр.) не может дискуссии/споры грамотно сворачивать.
"Междусобойчики"
А ещё совещания - место встречи, которое в прямом смысле слова изменить нельзя (хотя это в том случае, если они проходят планово и по регламенту). А значит - повод прийти с личными вопросами!
И вот, два участника решают вопрос, актуальный только для них двоих, а все остальные (включая ведущего) ждут и скучают. Потом - другие два участника. Потом - третьи. Ну или это всё один участник по очереди решает свои вопросы с каждым из коллег один на один, не смущаясь присутствия каких-то ещё людей.
А бывает такое, что ведущий долго разбирает ситуацию с одним участником (для остальных она вообще не актуальна), потом с другим, потом... В общем, общее совещание превращается в череду личных консультаций. И неважно, что рядом десяток человек, чьё время оплачивается компанией... Впрочем, об этом уже было))
Каков вывод?
Совещание - хороший управленческий инструмент, если уметь его правильно готовить. А вот готовить совещанием, чтобы оно прошло эффективно, не так просто, как кажется.
О том - как это делать, есть здесь:
Кстати, точно знаю, что в подписчиках есть люди, которые не ровно дышат к совещаниям (в разных смыслах))) Поделитесь, куда ещё уходит время на совещании? Что снижает их конструктивность?
