Самозанятые — самые выгодные для бизнеса внештатные сотрудники: низкая налоговая ставка и минимальный документооборот. Поэтому неудивительно, что самозанятых становится всё больше с каждым днём.
Тем не менее, бизнес остаётся консервативным в вопросах работы с подрядчиками, предпочитая ИП или ГПХ — и теряя на этом деньги. Мы подготовили подробный гид по работе с самозанятыми, который поможет побороть страх и полюбить НПД.
Все действительно так просто?
Бизнес до сих пор боится работать с самозанятыми, потому что такая минимальная документация кажется подозрительно простой: мы привыкли к тому, что на каждую операцию компания должна иметь 12 бумажек. Но переживать не стоит: режим самозанятости был специально создан для вывода «серого» фриланса из тени , и часть этого — максимально комфортный процесс работы для бизнеса.
Несмотря на довольно быстрый рост, самозанятость продолжает быть «экспериментом»: ФНС обещала не проводить проверки налогоплательщиков профессионального дохода. Для бизнеса операции с самозанятыми имеют тот же уровень риска, что и работа с подрядчиками-ИП — но зато отчитываться по таким расходам гораздо легче.
Какие документы сопровождают работу с самозанятым?
Перед началом работы запросите у исполнителя копию паспорта, ИНН и справку о постановке на учёт как самозанятого. Справку попросите новую, выпущенную в течение недели до подписания договора — в приложении «Мой налог» она формируется моментально, и для самозанятого это не будет проблемой. Если справка старая статус самозанятого можно проверить на сайте налоговой. Заодно проверьте, не был ли самозанятый вашим сотрудником в течение последних двух лет, перед подписанием договора.
Основные отношения должны быть зафиксированы в письменном договоре — устный договор с самозанятым бизнес заключать не может. У самозанятых нет ОКВЭДов, но они указывают тип занятости в приложении — можете попросить самозанятого прислать скриншот, если работаете с ним в первый раз.
Что должно быть указано в договоре?
За основу договора с самозанятым можно взять типовой договор услуг/работ с ИП (если есть особая форма для ИП на УСН Доходы, возьмите её). Если оформляете рамочный договор, не ставьте часто даты проведения услуг в приложениях с первого по последнее число месяца — ФНС может посчитать это нелегально оформленным трудоустройством.
Ещё несколько важных деталей для договора с самозанятым:
- называйте подрядчика «Самозанятый гражданин РФ Фамилия И.О.» или «гражданин РФ Фамилия И.О., являющийся налогоплательщиком налога на профессиональный доход».
- укажите, что не являетесь налоговым агентом Исполнителя и освобождаетесь от обязанностей по уплате налогов и взносов;
- добавьте обязанность подрядчика уведомить вас о снятии с учёта самозанятого и ответственность за возможный материальный ущерб, нанесённый вам при неуведомлении о снятии с учёта.
- также можете добавить штраф или иную ответственность (например, возврат предоплаты) за безосновательное аннулирование чека.
Как закрывать договор?
Только чек самозанятого является закрывающим документом. Дата его выдачи в идеале должна совпадать с датой получения средств на счёт исполнителя: не просите выдать вам чек до проведения оплаты. Чтобы получить чек сразу по факту оплаты и не ждать его от исполнителя, работайте в сервисе QIWI для выплат самозанятым.
Сервис QIWI для работы с самозанятыми помогаем бизнесу с выплатами и документооборотом. Проверяйте статус, проводите моментальные расчёты и получайте фискальные документы, удовлетворяющие всем требованиям ФНС.
Типичный закрывающий документ — акт о выполненных услугах — не обязателен. Вы можете указать это в договоре: «стороны договорились о том, что оформление актов об оказании услуг/выполнении работ не требуется». В таком случае роль акта будет выполнять чек. Тем не менее, стандартные акты не повредят: они обезопасят бизнес от возможной ситуации, когда самозанятый отменяет чеки после выдачи.
Когда будете проводить платёж, в описании укажите отсылку к рабочим документам: например, «Оплата услуг по приложению №1 к договору №1 от 10.02.2021 г.». Туда же, если хватит места, рекомендуем добавить «НДС не облагается». Для описания услуг в чеке просто попросите самозанятого скопировать комментарий к платежу.
Вы можете заключать и хранить закрывающие акты (мы даже рекомендуем это) — но учитывать затраты на самозанятых в расходах вы сможете только по чекам. Печатать их необязательно: ФНС принимает и цифровые копии.
Как видите, работа с самозанятыми — несложный и недорогой для бизнеса процесс. И даже его можно сделать проще: свайпайте ниже, чтобы попробовать.
Финансовые сервисы нового поколения QIWI для бизнеса от эксперта рынка платёжных решений России и СНГ. QIWI успешно развивает свой сервис для работы с самозанятыми и помогает бизнесу эффективно распределять нагрузку.