Вероятнее всего, вы уже сталкивались с тем, что иногда совещания затягиваются. Все устают и буквально выползают с этих совещаний. Почему это происходит? Давайте разбираться.
Допустим, проводит совещание руководитель производственной компании, например, металлопластиковых окон. На совещании присутствуют руководитель службы персонала, руководитель отдела продаж, ответственный за рекламу, финансист производственник и т.д. Во время этого совета затрагивается вопрос, касаемый какого-то бракованного окна и какого-то недовольного клиента. Производственники начинают доказывать, что это не их вина, продавцы их обвиняют и т.д. - разобраться не возможно. Или, например, затрагивается вопрос с предоставлением скидки определенному клиенту и, естественно тут вступает финансисты, они спорят с продавцами и решить этот вопрос так же невозможно.
В результате, когда мы сталкиваемся с таким сложным вопросом, наше совещание - совещание руководителя затягивается. При этом страдают все участники совещания и те руководители, которые наиболее ответственно относятся к планированию своего времени. Это действительно приводит к серьезным потерям.
Что нужно делать, чтобы совещания были более эффективны?
Если вы проводите совещания, вы должны знать одну важную вещь - если вы столкнулись с вопросом, который невозможно быстро решить, вы должны понимать почему это происходит. Как правило, причина в том, что просто не хватает данных. Данные невозможно получить на совещании, если их заранее никто не подготовил. Данные нужно получать в жизни. Т.е. надо пойти и проверить что там с этим окном, запросить отдельные данные в отделе продаж, при необходимости съездить к клиенту и т.д. Т.е. требуется собрать данные. Поэтому, как только во время проведения вашего обычного еженедельного совещания вы столкнулись с такой проблемой, вы должны сразу же назначить другое время и место проведения совещания, посвященного решению именно этой проблемы. Так же следует указать кто конкретно должен там быть, потому что совершенно не обязательно чтобы там были все руководители подразделений. Вам так же нужно указать какие конкретно данные они должны собрать и потом провести совещание для того, чтобы найти решение. Всегда следуйте этому правилу. Как только вы столкнулись с проблемой и вы ощущаете что для ее решения не хватает данных, организуйте отдельную координацию, отдельное совещание.
