Я нихрена не успеваю. Есть много дел и проектов, обязательств. Большую часть из них я пока делегировать не могу. А если я делаю что-то качественно, я делаю это долго. В итоге если делать хорошо, то за день делается одно дело вместо пяти.
Знакомо? Это реальный запрос, с которым я работала три дня назад. Будни предпринимателя, я бы сказала. И вопрос: что делать-то?
Разбираю по шагам.
Приоритеты
Да, я знаю, что дел просто куча, все важные и нужны были вчера. Но в таких условиях мы не можем позволить себе роскошь заниматься чем попало. Задачи должны проходить жёсткий фильтр. Как это реализовано у меня: есть список "Входящие". Это заметка на айфоне (удобно, потому что синхронизирована с макбуком, могу вносить задачи и с компьютера (перенести из блокнота, к примеру), и на ходу с телефона).
После этого первый приоритет получают те задачи, которые максимально быстро ведут к результату. Про мою матрицу ресурс-результат написали утром.
Блочное планирование
Вкратце — это простая работа по расписанию. С 10 до 12 дело А, с 12 до 14 дело Б. Если вы не знакомы с гибким планированием — отлично, а вот если учились у меня и используете его, то на авральные и авралоподобные периоды забываем о нём. В жёстких условиях эффективно работают только блоки.
Прямо заносим их все в календарь, идеально в начале дня. На всю неделю сразу не нужно, обстоятельства могут измениться.
Фокусировка
Мы часто не успеваем не потому, что неэффективны, а из-за слива концентрации и энергии. Отлично фокусирует нехитрая техника: подумай, за сколько ты можешь сделать задачу Х хорошо? За два часа? Окей, вот тебе челлендж: а сделай-ка её так же хорошо за час. Чёткий критерий, небольшое соревнование с самим собой — и вот уже понятно, что ответ на сообщения можно и отложить, а мозг радостно блокирует почти весь сенсорный шум.
Восстанавливающие перерывы
Чтобы даже за небольшой перерыв внимание и концентрация смогли восстановиться, нужно запомнить одно простое правило: в перерыве нужно делать не то же самое, что в работе.
Упрощаю для работников интеллектуального труда: в перерыве не пялиться в телефон или ноутбук. Посмотри в окно, поприседай, полей цветы, вдумчиво завари чай, наконец. Пыль вытри, опять же.
Минимально допустимый результат
Часто мы растягиваем задачу из стремления сделать её хорошо. Но не каждая задача должна быть сделана идеально. Понаблюдай: возможно, наилучшим образом = минимально допустимо? Троечники очень хорошо это понимают: выкладывайся, только если это и правда нужно.
Но этот принцип можно реализовать, только есть есть…
Большая цель
Не забывай, зачем всё это. Очень легко в погоне за микро-эффективностью потерять фокус на главном. Куда ты идёшь? Как идти туда эффективнее? Именно эти вопросы должны стать путеводным маяком, по ответам на них оценивается и минимально допустимый результат, и приоритеты.