Эксперт по разработке и оптимизации бизнес-архитектур и систем управления. ГК «Современные технологии управления» Партнёр. Руководитель проектов, бизнес-тренер.
Третий выпуск содержит записи 44-64 из 100. В нём рассмотрены: технические темы, шаблоны отчётов, работа с моделями (диаграммами), работа со справочниками.
- Ссылка на второй выпуск (записи 21-43)
Если у вас тоже есть интересные заметки по применению Business Studio, пишите в комментариях!
1. Шаблоны отчётов
1.1. Глубину шаблона отчёта «Матрица ответственности процесса» можно менять. По умолчанию выводятся только 2 нижележащих уровня.
Как сделать: главное меню – отчёты – отчёты объектов – шаблоны отчётов – отчёты СМК – матрица ответственности процесса – свойства – выбрать привязку «ШахматкаП_XLS» – правой кнопкой – свойства – глубина дерева. Если параметр «глубина дерева» не отображается, то его можно вывести с помощью: правой кнопкой на пустом месте окна – настройка колонок – проставить флажок.
1.2. Если при описании процессов использовать должности в качестве исполнителей, то можно автоматически сгенерировать должностные инструкции и положения о подразделениях. Если при описании процессов использовать подразделения в качестве исполнителей, то можно автоматически сгенерировать только положения о подразделениях. Также исполнителями процессов могут быть назначены роли (из ролевой структуры).
1.3. Можно одновременно сформировать отчёты по нескольким объектам из разных справочников для дальнейшего сохранения их в виде файлов ( Word , Excel ). Например, несколько регламентов бизнес-процессов и должностных инструкций.
Как сделать: Навигатор – группы – создать новую группу – перетащить мышкой необходимые объекты на вкладку «Состав» в свойствах группы – нажать «Пакетное формирование отчётов».
Второй вариант: главное меню – отчёты – пакетное формирование отчётов.
1.4. Для выгрузки информации в Word и Excel по всему справочнику в целом с разными правилами и условиями (фильтрами) полезно использовать статические шаблоны отчётов.
Как сделать: Навигатор – отчёты – создать новый отчёт. Мастер редактирования шаблонов отчётов единый для всех типов отчётов.
2. Работа с моделями (диаграммами)
2.1. Размер модели устанавливается через кнопку «Действия – Страница» в верхней панели инструментов при открытой модели. Если процесс описывается для целей регламентации, печати и обучения сотрудников, то рекомендуется использовать формат А4 и механизм декомпозиции (несколько моделей разных уровней, объединённые в цепочку). Если требуется видеть весь процесс от начала до конца без печати на принтере, то можно не ограничивать размер листа, либо использовать формат А3.
2.2. Краткая памятка по фигурам основных нотаций.
2.3. Для разработки моделей процессов с помощью единых правил и нотаций необходимо соглашение по бизнес-моделированию. Данный документ можно разработать самостоятельно с помощью раздела справки, либо получить готовый типовой вариант [3].
2.4. Если модель процесса ещё не создана и нет подпроцессов, то можно изменить её нотацию.
Как сделать: контекстное меню процесса – преобразовать в.
3. Работа со справочниками
3.1. Значения показателей можно автоматически рассчитывать на основе значений других показателей с помощью формул. Для этого необходимо перетащить мышкой в поле «Формула» в свойствах показателя другие показатели из справочника. Их названия будут отображены в квадратных скобках, и между ними можно ставить математические знаки.
3.2. Иногда в системных сообщениях Business Studio выдаются guid (уникальные идентификаторы объектов). Чтобы найти объект в базе по guid, необходимо выполнить следующие действия: главное меню – отчёты – новый фильтр – классы – объекты системы – выбрать – проставить условие « guid значение = идентификатор».
Второй вариант: главное меню – окна – сменить меню – открыть объект по ID .
3.3. Если объект из справочника удалили (например, случайно или преднамеренно), то его можно восстановить.
Как сделать: в контекстном меню любого объекта – дополнительно – открыть описание – правой кнопкой на названии справочника – фильтровать – включить вверху окна фильтра все кнопки, кроме «показать неудалённые» (её нужно выключить) – выбрать удалённые объекты и нажать кнопку «удалить / восстановить».
3.4. В Business Studio можно редактировать параметры объектов из формы справочника без открытия окна свойств объекта.
Как сделать: открыть любой справочник в виде окна – кнопка «Действия» – редактирование значений колонок (включить флажок).
3.5. Структуру папок в справочнике «Объекты деятельности – Документы» рекомендуется разработать в соответствии с деревом процессов, если в организации применяется процессный подход. И для папки каждого процесса создавать три вложенных папки: нормативные документы (внутренние, внешние), формы документов, информационные потоки (не имеющие форм).
3.6. Можно хранить историю моделей (процессов, организационных структур), файлов документов, файлов объектов других классов.
Как сделать: главное меню – главная – настройки для всех пользователей – вкладка «Модели» – сохранять файл объекта при изменении статуса версии – проставить флажки.
Как смотреть историю: свойства объекта – вкладка «История версий» – файл.
4. Технические темы
4.1. Для постоянной работы в Business Studio рекомендуется использовать минимум 4 базы данных.
- Рабочая база: для создания и развития бизнес-архитектуры организации.
- Тестовая база: для выполнения любых тестовых и пилотных проектов и задач.
- Демо база (из поставки).
4.2. Можно одновременно использовать персональные и конкурентные лицензии системы Business Studio. Персональная лицензия гарантирует постоянный вход в систему одному специалисту с его компьютера. Конкурентные лицензии позволяют входить в систему с любых компьютеров организации, но ограничивают количество одновременных подключений. Например, если количество действующих на данный момент подключений равно количеству купленных конкурентных лицензий, то чтобы зайти в систему ещё одному специалисту, кто-то должен выйти из системы для освобождения лицензии.
4.3. Для работы в Business Studio рекомендуется использовать следующие роли (группы) пользователей.
- Администратор (ИТ-специалист)
- Бизнес-аналитики (главные пользователи Business Studio)
- Руководство (работают с модулем Портал или HTML-публикация, видят управленческую информацию)
- Сотрудники организации (работают с модулем Портал или HTML-публикация, видят документацию и отчёты по своим областям деятельности)
4.4. Идеи, замечания и предложения от бизнес-аналитиков и исполнителей бизнес-процессов можно собирать с помощью модуля Портал. Уведомления будут автоматически приходить владельцу процесса и автору последнего изменения его статуса.
Как сделать: в правой части страницы процесса кнопка «Обсуждение».
4.5. Перед обращением в службу технической поддержки рекомендуется воспользоваться системой интерактивной поддержки (СИП). Часть вопросов могут быть оперативно решены самостоятельно без регистрации обращения в техподдержку.
4.6. Большое количество специализированных функций Business Studio могут быть добавлены с помощью установки дополнительных модулей, которые не входят в базовую поставку. Например, управление операционными рисками, управление задачами по методологиям Agile (Scrum, Kanban), дополнительные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов, управление ИТ-архитектурой и т.д.
Рекомендуемые материалы и источники информации
[1] Онлайн-справка системы Business Studio
[3] Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам
[4] Видео-канал «Технологии управления и организационного развития»
[5] Модуль «Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов»
