За 4 года я завершил три тысячи проектов. Работал с компаниями, которые выполняли свою работу правильно: умели планировать проект, ставить задачи своим менеджерам и не срывали сроки.
И наоборот, работал с компаниями, которые срывали сроки от проекта к проекту, не умели общаться с клиентами, составляли непрозрачные контракты, похожие на бумажки для таможенной службы.
Вот мой алгоритм из трех шагов, который помогает правильно планировать сопровождение груза, наладить общение с клиентом и экономить рабочее время.
Шаг 1. Общаться с клиентом там, где ему удобно
До того как начать работать, правильно выбрать вместе с поставщиком основной и дополнительный канал для общения. Почта, телефон или мессенджер — не важно. Главное, чтобы канал связи был удобным для каждого.
Не забыть уточнить у поставщика, какой человек с его стороны за что отвечает, к кому нужно идти если появятся вопросы. Бывает, что менеджер не может решить задачу сам, поэтому лучше заранее подумать, что делать в такой ситуации. Если с поставщиком общаются несколько человек, объяснить ему, кто чем занимается.
К примеру, компания начала работу с поставщиком. Руководитель проекта зашел в почту, чтобы проверить статус отправки и увидел в копии 12 человек. 80% из них в переписке не нужны. Решение каждого вопроса будет начинаться с перекидывания его из рук в руки, как горячей картошки, и поиска ответственного.
Вопрос с общением на проекте не решается за минуту: нужно обсуждать это с поставщиком, разбирать каждый этап и делить обязанности. При необходимости назначать повторные встречи. Если этого не делать, может получиться так, что придется действовать по ситуации. Как итог — сорванные сроки, конфликты с клиентом, потеря рабочего времени.
Шаг 2. Правильно оформить документы
Бывают ситуации, когда поставщик готовит инвойс, который сложно использовать в России. Получателю придется поменять сопроводительные документы на этапе передачи груза перевозчику. Важно постараться сначала сделать правки к документам или предложить свой шаблон. Есть ситуации, когда поставщикам безразлично, какие документы использовать и шаблон легко примут. Для тех, кто ввозит или вывозит из Китая, это частый случай.
Шаг 3. Назначить ответственных на каждый этап поставки
Одна из главных целей на проекте — работа напрямую с исполнителями. Если компания работает через одно окно, она должна понимать, что сроки и стоимость поставки увеличатся.
За каждый этап доставки груза должен отвечать отдельный агент. Оптимально использовать 2-3 человек:
- Первый агент держит связь с поставщиком и договаривается о том, когда ставить машину для вывоза груза, затем производит экспортное таможенное оформление, бронирует место на рейсе.
- Второй агент принимает роль брокера: прорабатывает код ТНЭД, готовит декларацию, а по прилету встречает груз в Аэропорту, получает прилетные документы, подает и выпускает декларацию.
- Третий агент — локальный перевозчик. Забирает груз с аэропорта и доставляет на склад, обсуждает цены за последнюю милю. Бывают ситуации, когда локальным перевозчиком назначают брокера.
Общаться с клиентом там, где ему удобно, правильно оформить документы, назначить ответственных на каждый этап поставки. Такой подход экономит время и деньги, не дает сорвать сроки.