Эксперт по разработке и оптимизации бизнес-архитектур и систем управления. ГК «Современные технологии управления» Партнёр. Руководитель проектов, бизнес-тренер.
Второй выпуск содержит записи 21-43 из 100. В нём рассмотрены: MetaEdit (редактор классов и параметров), шаблоны отчётов, работа с моделями (диаграммами), общие темы.
Ссылка на первый выпуск (записи 1-20) .
Сборник секретов и полезных советов системы Business Studio разработан с целью обратить внимание на наиболее важные и практические моменты и особенности при работе в системе. Также он позволит повысить профессиональный уровень владения Business Studio, даже если стаж работы составляет более 15 лет.
1. MetaEdit (редактор классов и параметров)
1.1. Чтобы новый созданный пользовательский справочник стал сразу доступен всем пользователям (без специальной настройки прав), необходимо проставить параметр: контекстное меню класса – редактировать – доп. опции – Показ.Класса.ПолныйДоступ = Да.
1.2. Чтобы добавить в любой справочник (класс) новый параметр, значение которого должно выбираться из предустановленного списка, необходимо: создать новое перечисление (раздел Перечисления – Добавить от текущего), затем добавить новый параметр с типом Перечисление в выбранный класс. Пример перечисления для параметра «Проблемность процесса»: низкая, средняя, высокая.
1.3. Чтобы добавить новую горизонтальную вкладку в свойства объектов любого справочника, необходимо создать список (Элементы списков – БизнесМодель.СпискиБизнесМоделей – Добавить от текущего), затем добавить новый параметр с типом Список в выбранный класс.
1.4. Дополненную конфигурацию базы данных (метаданные) можно сохранять и применять к другим базам данных.
Как сделать: открыть метаданные выбранной базы в MetaEdit – Главное меню – Файл – Сохранить в папку, Применить к базе данных (другой).
1.5. Между объектами одного справочника или между объектами разных справочников можно устанавливать бинарные связи. Это означает, что при установке ссылки из первого объекта на второй, в свойствах второго объекта автоматически появится входящая ссылка (связь) из первого объекта.
Как сделать: раздел справки.
2. Шаблоны отчётов
2.1. Шаблон отчёта «Матрица ответственности процесса» можно разработать в формате Word . Для этого необходимо использовать такие же привязки, как в шаблоне формата Excel .
2.2. Чтобы вывести иерархический список объектов из справочника в отчёт с отступами по левому краю, необходимо использовать привязку типа «Дерево» и поставить флажок «Узел дерева» в свойствах привязки.
2.3. Чтобы в шаблоне отчёта Microsoft Excel ячейки автоматически растягивались по размеру содержимого, необходимо сделать двойное нажатие мышкой между ячейками в заголовках строк и столбцов (вертикальные цифры и горизонтальные буквы).
2.4. Шаблоны отчётов формата Excel наиболее удобно использовать, когда требуется применение различных формул и вычислений на основе выгружаемых из Business Studio данных. Шаблоны отчётов формата Word наиболее удобно использовать для целей регламентации и обучения (ознакомления) сотрудников.
2.5. В шаблонах отчётов формата Excel рекомендуется заранее включить Фильтр (по верхней строке, шапке таблицы), который позволит делать сортировку и выборку данных по разным параметрам в таблице.
Как сделать: выделить в Excel верхнюю строку таблицы (шапку) – главное (верхнее) меню – данные – фильтр.
2.6. Видимость (доступность) шаблонов отчётов в Интерфейсе, HTML -публикации и на Портале можно регулировать.
Как сделать: Главное меню – Отчёты – Отчёты объектов – Проставить флажки напротив шаблонов отчётов в столбцах (Интерфейс, HTML , Портал). Если этих столбцов нет: правой кнопкой на шапке таблицы – Выбор колонок – Перетащить вверх выбранные элементы.
3. Работа с моделями (диаграммами)
3.1. Автоматическое сохранение диаграмм. Главное меню – Главная – Настройки пользователя – Автосохранение диаграмм.
3.2. На моделях доступно автоматическое выравнивание и распределение фигур.
Как сделать: при открытой модели – кнопка Действия – Положение фигур.
3.3. После разработки модели процесса и перед отправкой её на согласование рекомендуется запустить отчёт «Проверка правильности построения диаграммы» и устранить выданные в отчёте ошибки (при наличии).
3.4. При разработке моделей процессов рекомендуется соблюдать правила деловой графики: отсутствие (или минимально) пересечений стрелок, размеры и стиль фигур каждого типа максимально стандартизованы (одинаковы), количество объектов соответствует требованиям нотации (модель не перегружена), названия объектов не выходят за границы фигур (по возможности), объекты максимально упорядочены по линиям (сверху-вниз, слева-направо).
3.5. Изменить объект на модели, например «дорожку» или структурное подразделение (исполнитель) можно без его удаления.
Как сделать: контекстное меню объекта – Сменить объект.
3.6. Для повышения качества и информативности моделей процессов рекомендуется использовать агрегирование (слияние) и детализацию (разделение) потоков (стрелок). Можно соединять концы нескольких стрелок (потоков) друг с другом на некоторых нотациях.
3.7. На моделях (диаграммах) организационных структур (субъекты) можно показывать не только линейные (вертикальные) связи, но и горизонтальные (функциональные) связи.
Как сделать: кнопка «Функциональное подчинение» в вертикальной панели инструментов при открытой диаграмме.
3.8. Если перетащить роль на организационную диаграмму и сохранить, то субъекты (фигуры), которые будут внутри пунктирной рамки роли, автоматически запишутся в состав субъектов роли.
4. Общие темы
4.1. Типы связей процессов и субъектов на моделях процессов, в свойствах процессов и в отчётах «Матрица ответственности процесса» можно изменять и дополнять. Например, добавить типы связей: бизнес-аналитик, риск-офицер и др.
Как сделать: Главное меню – Справочники – Типы связей – Типы связей субъекта с процессом.
4.2. Перед удалением любого объекта рекомендуется проверить его использование на диаграммах (моделях) или в ссылках из других объектов, при необходимости переназначить ссылки.
Как сделать: контекстное меню объекта – дополнительно – анализ использования объекта. Или быстрые кнопки: Ctrl + L .
4.3. Некоторые параметры или вкладки (в рамках большой объектной модели) могут не отображаться в свойствах объектов. Можно вывести их на показ или наоборот убрать из свойств ненужные параметры, вкладки.
Как сделать: правой кнопкой в пустом месте окна свойств объекта – настройка колонок – отметить флажки – применить. Правой кнопкой на любой горизонтальной вкладке в окне свойств объекта – настройка вкладок – отметить флажки – применить. Чтобы открыть окно свойств объекта с видом (наборов параметров и вкладок) по умолчанию, необходимо удерживать кнопку SHIFT при нажатии кнопки Свойства для выбранного объекта.
4.4. На горизонтальные вкладки в свойствах объектов можно перетаскивать объекты из других справочников не только поодиночке, но и группами, выделяя их через SHIFT . Например, перетащить сразу несколько программных продуктов на вкладку «Программные продукты» в свойствах процесса.
Рекомендуемые материалы и источники информации
[1] Онлайн-справка системы Business Studio
[3] Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам
[4] Видео-канал «Технологии управления и организационного развития»
[5] Модуль «Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов»
