Однажды я попросил двух своих знакомых сделать мне справку. Оба закончили одно и то же военное училище. Один был заместителем по тылу отдельного батальона, второй служил в службе тыла округа. Когда я получил от обоих два идентичных документа, показал их жене.
- Этот сделан в штабе округа, а этот в штабе батальона.
Их нельзя было перепутать. Качество изготовления стандартных бланков было настолько разительным, что казалось, у меня в руках разные документы с разной информацией.
Что это означает? Вывод одной и той же информации на документ на любом носителе, бумажном или электронном, имеет критическое значение для его восприятия. Если в Вооружённых Силах, где формы документов у всех идентичны и мы имеем такой эффект, то в бизнесе этот эффект намного сильнее. Компьютер обрабатывает информацию в двоичном коде, а вывод информации на носитель происходит через внешние формы или отчёты в цифровом (десятичном) или текстовом формате. При этом цифры и текст наш мозг обрабатывает по разным алгоритмам и с разной скоростью. И это необходимо учитывать при формировании функционала сотрудника.
Чтобы управлять предприятием нам необходима информация и выводится она на формализованный документ. Когда я прихожу на предприятие, то всегда прошу показать мне комплектовочную ведомость или накладную, по которой кладовщик подбирает заказ. Двух секунд хватает, чтобы понять уровень квалификации всего менеджмента предприятия. Если взять ещё и документ, по которому кладовщик принимает товар, то картина будет полная. И чаще всего достаточно печальная.
Почему именно склад? Предприятие никогда не будет работать лучше и эффективнее своих складов. Это аксиома. Все отклонения в учёте будут перекашивать аналитику предприятия, снижая скорость и качество принятия решений.
По этой причине первое, что необходимо сделать при организации работы предприятия или при оптимизации его работы – организовать учёт. Для этого используется обычно стандартная программа управленческого учёта. Лучше брать вариант отраслевой программы. Например, управление торговлей или СТО, то есть тот вариант, который лучше адаптирован к вашему виду деятельности.
Принцип и алгоритм работы всех программ учёта одинаков. В основе лежат два основных справочника – справочник контрагентов и справочник номенклатуры. Это то, за чем необходимо следить очень тщательно и регулярно. Они основа всей вашей аналитики. Любая ошибка ввода информации в них вызовет перекос в информационном обеспечении. Непрофессионалу будет очень сложно разобраться и вычистить ошибки.
Второй этап организации информационного обеспечения – организация учёта в местах хранения ТМЦ и переработки сырья и материалов. То есть на складах, в цехах. Чаще всего эти процедуры вообще сбрасывают. Насколько это важно? Пример из практики. Собственники предприятия, проработавшие 15 лет, попросили меня проконсультировать их. Только организация работы склада, информационного обеспечения и документооборота по нему сократило потребность в персонале склада и сотрудников, занятых в офисе по обработке информации и документов по нему в 2 раза при резком повышении качества выполняемой работы. Эффект от выполнения остальных процедур оказался значительно выше.
Через две недели моей работы собственникам впервые удалось провести инвентаризацию склада и подписать с сотрудниками договор о материальной ответственности.
Их резюме:
- Мы нашли даже то, что потеряли три года назад.
В статье «: 6 ошибок, которые лишают вас прибыли» есть пример, когда изменение вывода информации на документ позволило сократить время оформления сделки с 20 минут до 2 минут при значительно более низких требованиях к квалификации сотрудника, как по скорости печати 60 знаков в минуту вместо 200, так и по времени его ввода в должность - сутки вместо трёх месяцев. А сокращение времени на отчёты составило вместо суммарных по всем уровням управления 2.5 часов в день до 30 секунд. До этого в таком режиме предприятие работало 10 лет.
