Как можно сочетать массовый перевод сотрудников на дистанционный способ работы с требованиями законодательства об использовании бумажной формы первичных учетных документов? Попробуем разобраться с этой проблемой.
Порядок оформления первичных учетных документов с наступлением пандемии претерпел изменения, однако требования закона по этому поводу остаются неизменными: в соответствии со ст. 15.11 КоАП и ст. 120 НК налогоплательщиков штрафуют за неправильное их оформление по стандартам, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Массу нареканий вызывает практика подписания первичных учетных «бумажных» документов несколькими лицами. Кроме того, в условиях карантина многие компании не смогли исполнить требования закона о сроках представления таких документов в бухгалтерию для отражения в учете фактов хозяйственной жизни.
Договоримся об определениях
Что такое документ? В соответствии с п. 7 раздела 3 ГОСТА Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документом признается зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При этом обязательным реквизитом является подпись под документом уполномоченного лица.
В п. 1 Постановления Пленума ВС РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» говорится о том, что документ может быть оформлен и в электронном виде. Это положение конкретизируется п. 30 ГОСТ Р 7.0.8-2013: бумажный документ может быть трансформирован в электронную форму путем сканирования бумажного носителя. И созданный таким способом электронный образ представляется в виде файлов формата PDF или XML, которые должны быть заверены электронной подписью уполномоченными на то нормативными актами лиц. Процитирую соответствующие нормативные правовые акты:
Электронный документ изначально создается в электронной форме и подписывается электронной подписью – квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением установленных требований. В частности, отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В случае создания такого документа в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ он приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
Обратите внимание: необходимо различать сам электронный документ от его образа. Они различаются хотя бы тем, какие лица должны заверять их своей подписью.
Еще один важный нюанс: когда вы создаете электронный образ, бумажный оригинал все равно необходимо сохранить (см. п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32).
При ведении бухучета важно помнить о том, что электронный документ считается подлинником, в то время как электронный образ является лишь копией бумажного оригинала.
ИФНС и электронные документы
В соответствии с п. 2 ст. 93 НК документы на бумажном носителе можно направлять в инспекцию в двух вариантах:
- в виде заверенных копий лично или через представителя либо заказным письмом;
- в электронной форме в виде электронных образов (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным ФНС РФ форматам по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.
Квалифицированная электронная подпись для удостоверения счетов-фактур и при коммуникации с налоговыми органами применятся с соблюдением требований п. 6 ст. 169 НК РФ. Кроме того, электронная подпись (простая либо усиленная неквалифицированная) может подтвердить расходы для сторон сделки (см. письма Минфина России от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).
Бухучет требует
Единственной легальной целью бухучета является составление бухгалтерской отчетности, которая должна составляться на основе данных регистра бухучета и сведений, которые определены федеральными и отраслевыми стандартами (см. ч. 1 ст. 13 Закона о бухучете).
Закон о бухучете (см. ч. 1 ст. 9) требует надлежащее оформление всех фактов хозяйственной жизни соответствующим первичным учетным документом, который составляется либо при совершении такого факта, либо сразу после его завершения. То есть первичный документ нужно оформить до того момента, когда истечет соответствующий период отчетности.
Первичный документ может быть составлен как в бумажной, так и в электронной форме (заверенной электронной подписью).
Виды электронных подписей, являющихся обязательным реквизитом электронной формы первичного документа, предусмотрены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. И удостоверенный такой подписью документ равнозначен бумажному аналогу.
Сканы тоже допускаются
Минфин России в своих письмах от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 02.10.2020 № 03-03-06/1/86376, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785 напоминает о том, что сканы допускаются для целей бухучета в качестве первичных учетных документов в исключительных случаях. К таким случаям, безусловно, относится эпидемия коронавируса. Однако использование скан-образов не отменяет требований по соблюдению Закона о бухучете.
В соответствии с положениями п. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ в приказе руководителя компании следует обозначить лицо, отвечающее за автоматическое создание и проверку электронной подписи в рамках электронного документооборота организации. Если такой приказ не издан, этим лицом будет считаться руководитель организации.
Что касается учетной политики, то там следует закрепить положение о том, что после завершения действия исключительных обстоятельств все скан-образы должны быть замещены оригиналами.
А в соответствии с Письмом ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760 рекомендуется уточнять у контрагентов, что следует понимать под электронными документами, следует ли относить к их числу сканы.
Бухгалтерский методологический центр рекомендует
БМЦ в своей Рекомендации Р-113/2020КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» сообщает, что при наличии чрезвычайных обстоятельств допускается наличие под отражающими факты хозяйственной жизни в бухучете документами подписи одного лица, ответственного за совершение сделки (операции) либо за ее оформление. Для этих целей рекомендуется назначить конкретного сотрудника компании, имеющего право использования электронной подписи.
Однако после завершения чрезвычайных обстоятельств (той же пандемии) организация должна решить проблему дооформления соответствующих документов.
Евгений Сивков