Вы подписали договор, отгрузили продукцию, оказали услугу и ждёте оплаты. Проходят дни, недели, месяцы, а денег нет. Особенно часто этим грешат крупные компании. Компания вроде бы и ведёт какую-то деятельность, но всё равно страдает из-за кассового разрыва. Если вы видите в этом описании свою ситуацию – я вас поздравляю, вы не работаете с дебиторской задолженностью!
Проблема дебиторской задолженности
Высокий уровень дебиторской задолженности – крайне опасный сигнал для небольшой компании, во многих случаях некачественная работа по возврату долгов может просто убить бизнес. И в то время, пока ваша фирма стагнирует без оборотных средств, дебитор - за счёт того, что у вас нет планомерной работы с долгами - развивает свой бизнес, можно сказать, за чужой счёт.
Если вы не управляете системой возврата долгов, то она управляет вашим бизнесом: выполнить бюджет становится труднее с каждым днём, денег на выплату заработной платы нет, про развитие и рост можно забыть. Темп развития вашего бизнеса определяется не вашими усилиями и предпринимательской активностью, а порядочностью дебиторов и их представлениями о своевременности и необходимости погашения долгов.
Многие компании компании пользуются «забывчивостью», «лояльностью» и «терпеливостью» своих кредиторов. Существует даже такая шутка: «Хороший финансовый директор никогда не платит без трёх напоминаний».
Логика очень проста: если вы не напоминаете о себе значит деньги вам не нужны, можно спокойно ими пользоваться. Заработанные вами деньги тратит кто-то другой. Избежать такой ситуации в своей компании можно, если выстроить в своей компании систему работы с дебиторской задолженностью.
Работа с дебиторской задолженностью
Для начала определим причины возникновения дебиторской задолженности:
- Менеджеры по продажам не хотят «напрягаться»
- Боязнь испортить отношения с клиентом
- Отсутствие мотивации работать на «кэш-поток»
- Отсутствие чёткого регламента работы с дебиторской задолженностью
- Несогласованность процессов в компании
Эти проблемы решаются грамотно выстроенными бизнес-процессами. Правильно выстроенные процессы проверяют органично вмещают в себя работу с дебиторкой, выводят процесс на «автопилот». Разберёмся по порядку.
В самом начале вам надо ответить на вопрос: «а кто именно будет работать с дебиторской задолженностью у нас в компании?» У вас есть несколько вариантов:
- Менеджеры по продажам – самый популярный вариант. Менеджеры больше остальных общаются с клиентом и «закрытие» вопроса с оплатой тоже кажется уместным. Нередко просрочка оплаты содержится в KPI и менеджеров за неё депремируют. С одной стороны такой подход кажется логичным, однако менеджеры не могут принимать решения по поводу лимитов и отсрочек платежа. Этим должны заниматься руководители или, в идеальной ситуации, отдел скорринга
- Специальная служба по работе с дебиторской задолженностью – в этом случае менеджеры играют роль «хороших полицейских» и не портят отношения с клиентами, в то время как специальный отдел требует погашения жестко и решительно.
- Коллекторские агенства – хороший вариант если вы хотите избавиться от клиента. Имеет смысл привлекать коллекторов если вы хотите прекратить все отношения с контрагентом. Из-за жестких методов агенства по возврату долгов работы клиент к вам скорее всего не вернётся.
- Сквозной процесс проверки – «пронизывает» компанию целиком. К работе с дебиторкой привлекаются все сотрудники компании: финансовый контроллинг и юридический отдел для проведения скорринг-анализа клиентов, менеджеры по продажам для работы с клиентом, РОП для разрешения сложных конфликтных ситуаций.
Пример сквозного процесса работы с дебиторской задолженностью:
- Новый клиент обращается к вам с желанием купить ваш продукт
- На первой встрече менеджер презентует продукт и собирает данные для юристов и контроллеров по заранее приготовленному чек-листу
- Заполненный лист передаётся ответственным лицам для проведения скорринг-анализа и заполнения рамочного договора
- Клиенту присваивается какая-то скорринг группа, которая определяет количество дней отсрочки платежа
- Параллельно с этим менеджер работает с клиентом рассказывая ему преимущества нашего товара
- Договор подписывается обеими сторонами
- Вы оказываете услуги и начинается срок действия отсрочки платежа
- При отсутствии денег за неделю до наступления срока уведомляется менеджер по продажам, его РОП и финансовый отдел. Менеджер может начать напоминать клиенту об оплате и фиксировать эти напоминания в внутренней системе.
- За три дня до окончания срока менеджер обязан позвонить клиенту и напомнить.
- В случае отсутствия платежа в конце срока останавливаются все отгрузки\услуги оказываемые клиенту. Менеджер начинает «долбить» клиента регулярно.
- Спустя ещё 14 дней задолженность списывается как убыток, а менеджер лишается комиссионных за этого клиента. Служба скорринга может снизить рейтинг дебитора или заблокировать все дальнейшие отгрузки до полного погашения задолженности
Приведённый алгоритм это только иллюстративный пример, который не может быть универсальным по определению. Вам необходимо учитывать особенности вашего бизнеса, бизнес-модель, взаимоотношения с контрагентами и множество других факторов. Плохо выстроенный процесс работы с дебитоской задолженностью может принести столько же вреда сколько и полное отсутствие бизнес процесса.
Если вам надоело развивать чужие компании за счёт вашей и вы хотите чтобы ваш процесс работы с дебиторской задолженностью работал как часы — напишите мне на почту Chegivaree@gmail.com, в личные сообщения на Дзене или в Телеграмм @AAnanin. Придумаем что можно сделать.