Независимо от причины увольнения сотрудника, организация обязана выдать увольняющемуся определенные справки и документы, а также произвести окончательные расчеты с ним.
Работнику в день увольнения выплачивают:
1) заработную плату за фактически отработанное в месяце увольнения время (согласно ст. 140 ТК РФ);
2) компенсацию за неиспользованный отпуск (согласно ст. 127 ТК РФ выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, в том числе за все прошлые годы);
3) выходное пособие (согласно ст. 178 ТК РФ выплачиваются выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия) при расторжении трудового договора в связи: с ликвидацией организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ); сокращением численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ)).
В связи с тем, что в 2020 году многие перешли на ЭТК, при увольнении сотруднику необходимо выдавать больше справок, чем было раньше.
Если сотрудник не перешел на ЭТК и вы вели его трудовую книжку в бумажном виде, то необходимо, как и раньше, сделать в ней соответствующую запись, заверить ее подписью ответственного лица и печатью организации.
Если же сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то необходимо сформировать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (форма этой справки идентична отчету СЗВ-ТД, сдаваемому в ПФР).
Сначала в 1С необходимо оформить приказ об увольнении, чтобы иметь возможность оформить остальные справки.
Далее заходите в раздел "Кадры" - "Электронные трудовые книжки".
Нажимаете "Добавить" и выбираете "Сведения о трудовой деятельности сотрудника СТД-Р".
В форме нажимаете кнопку "Добавить" и выбираете сотрудника. Если приказ на увольнение был создан, то он автоматически попадет в форму. Внизу нажимаем "Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р".
Распечатываем полученную справку.
Далее сформируем справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.
Для этого заходим в раздел "Зарплата" - "Учет НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ" - "Справки о заработке для расчета пособий".
Нажимаем "Добавить" и в открывшейся форме выбираем сотрудника. Устанавливаем расчетные годы: в нашем примере 2019 и 2020 годы. Форма заполнится автоматически. Проверяете данные. Нажимаете "Справка" и распечатываете.
Также из меню "Кадры" мы можем сформировать еще 2 справки: СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Также добавляете сотрудника и справка автоматически формируется. Выводите справку на печать.
Аналогично формируется и справка СЗВ-СТАЖ.
Не забываем выдать справку о доходах по форме 2НДФЛ.
Теперь сформируем копию раздела 3 расчета по страховым взносам за последние три месяца расчетного периода, то есть с начала квартала до даты увольнения. Сделать это можно в разделе "Отчеты" - "Регламентированные отчеты" - "Расчеты по страховым взносам".
В форме нажимаем "Заполнить". Заходим в раздел 3. Находим нашего сотрудника и распечатываем данные только по этому сотруднику. Сам отчет нет необходимости сохранять, поскольку по окончании налогового периода вам надо будет формировать отчет за весь период.
По заявлению сотрудника могут выдаваться и копии других документов: трудового договора, приказа о приеме на работу, приказа об увольнении и т.п.