Основные области управления компанией – стратегия, финансы, персонал, бизнес-процессы. Соответственно, кто-то должен контролировать каждую из этих областей.
Если говорить о крупных компаниях, то там обычно есть финансовый директор, директор по персоналу, специалист по бизнес-процессам. На владельце компании только стратегия.
А как быть небольшим компаниям или предпринимателям с командой исполнителей?
За стратегию отвечает владелец компании.
За финансы отвечает тоже владелец, иногда бухгалтер (и это неправильно).
За персонал отвечает... ну вы догадались, да? Тоже владелец.
За бизнес-процессы… тут обычно черная дыра, так что эта область часто вообще игнорируется, пока не возникнут проблемы.
Получается, что все основные сферы управления небольшой компанией лежат на владельце компании. Если сюда добавить еще решение операционных вопросов (все, что внутри бизнес-процессов), то мы получаем перегруз и вечный цейтнот.
Очевидное решение: таким компаниям нужен сотрудник, который возьмет на себя хотя бы часть этого добра. Например, работу с персоналом и управление бизнес-процессами. Такой сотрудник может подбирать сотрудников для вашей небольшой команды, следить за их адаптацией и собирать отчеты, писать регламенты и рабочие инструкции, контролировать выполнение задач, и т.п.
Я таких сотрудников называю «бизнес-ассистент».
Это не секретарь и не офис-менеджер.
Бизнес-ассистент – это контролер, координатор и правая рука владельца компании. Он решает задачи, связанные только с планированием и контролем в вашем бизнесе.
В его задачи входит:
- Настроить систему управления задачами (где и как фиксировать).
- Контролировать сроки и результат выполнения задач.
- Организовать эффективные совещания.
- Составлять вакансии и проводить собеседования для первичного отбора персонала.
- Управлять конкретными проектами (планировать и контролировать).
- Создавать регламенты и рабочие инструкции.
- Проводить внутренние аудиты (проверка работы сотрудников).
- Организовать отчетность сотрудников по всей компании.
- Формировать отчеты по показателям компании.
Как искать бизнес-ассистента? Сначала нужно понять, кого искать.
Какие основные навыки нужны:
- Держать все под контролем.
- Не забывать про задачи (или сделать так, чтобы о них не забыть).
- Уметь работать с таблицами, сводить разные данные в выводы и краткие тезисы.
- Писать понятные структурированные тексты.
- Уметь составлять план действий (как из А прийти в Б).
- Находить самые простые способы решения.
- Как минимум базовый опыт в области построения бизнес-процессов (хотя бы в одном отделе, по одному процессу).
- Знание базовых основ управления бизнесом.
Основные требования к типу личности:
- Системное мышление
- Дотошность и педантичность
- Высокая скорость работы
- Способность быстро изучать новые инструменты (программы)
Это самое основное, что вам понадобится. Дальше ищем подходящего кандидата по заданным параметрам.
Или отправить своего сотрудника на курс подготовки бизнес-ассистентов.
В каких случаях бизнес-ассистент не сможет помочь владельцу компании?
Бизнес-ассистент – это не секретарь, не офис-менеджер, не помощник руководителя. Потому что результат работы у бизнес-ассистента другой. Ключевое слово тут «бизнес».
Топ-3 ошибок:
1 - Личные поручения.
Если руководитель решит повесить на бизнес-ассистента заказ билетов или свои личные поручения типа «отвезти пиджак в химчистку», то результата не будет.
Напомню: владельцу нужен тот, кто поможет именно с задачами бизнеса. И поэтому мы подбираем определенный тип человека. Как правило, такие люди не любят решать личные дела шефа, но прекрасно справляются с бизнес-задачами.
2 – Неправильный подбор по личностным качествам.
Тут очень важно тестировать кандидатов на его качества и способности. Бывают сотрудники, которые не имеют опыта, но «взлетают» как реактивные самолеты. Но и наоборот бывает часто.
3 – Не давать полномочия.
Меня улыбают истории типа: «Вот тебе внутренний проект, нам надо срочно результаты, но руководителей при этом нельзя отвлекать от операционки». Серьезно? Тогда зачем нам этот проект?
В общем не дали полномочий – не ждите результатов.