В далеких 2010-2013 годах я работал тренером и бизнес-консультантом в ведущей на то время консалтинговой компании по тайм-менеджменту Глеба Архангельского "Организация времени". Пройдя путь от стажера, помогающего на маленьких проектах внедрять корпоративный тайм-менеджмент в небольших организациях до руководителя крупных проектов внедрения в таких организациях как Сбербанк, Адамас, Henderson, администрации губернаторов, где во всех проектах приходилось работать с первыми лицами и их командами по вопросам личной и корпоративной эффективности, выработал для себя систему тайм-менеджмента, которой и хотелось в этой статье и поделиться.
Безусловно, помимо управленческой технологии не менее важными являются ИТ-инструменты. Но без знания как эти инструменты применять, эффективного тайм-менеджмента не получится. Тем не менее, я не собираюсь грузить методологий тайм-менеджмента, с которой можно в полной мере ознакомиться в трудах Стивена Кови, Дэвида Аллена, Глеба Архангельского и др. В данной статье я на собственном примере собираюсь продемонстрировать как можно, затрачивая минимальное количество времени на записи и анализ, используя современные мобильные приложения, наладить для себя оптимальную схему тайм-менеджмента и успевать самое главное.
Управление целями и привычками
Прежде чем я поделюсь каким образом управляю целями и привычками, важно обозначить важный инструмент, который не является приложением, но без которого эффективного тайм-менеджмента, как мне кажется, не получится. Это ежедневник "6 минут" в бумажном формате.
С помощью данного ежедневника, который можно купить в любом крупном книжном магазине или интернет-магазине, я вербализирую через рефлексию прошедшего дня, недели, месяца важные для себя вещи. Благодаря такой вербализации цели, которые я себе устанавливаю уже с помощью специального мобильного приложения, являются насколько это возможно истинными, не навязанными другими людьми из вне, основанными на моих личных ценностях.
Описание инструмента управления целями и привычками
Управление целями и привычками я осуществляю с помощью мобильного приложения UP — цели, привычки, саморазвитие, планирование. Приложение не имеет десктопной версии, что не критично для инструмента стратегического планирования, который актуализируешь не так часто, как тот же таск-менеджер, который является каждодневным инструментом оперативного планирования. В приложении есть привязка к профилю google, благодаря чему при смене телефона, информация из приложения автоматически сохранится на сервере и не будет потеряна.
Схема управления целями и привычками
Цели, которые я фиксирую в приложении, четко сформулированы и привязаны ко времени. Приложение также в обязательном порядке заставляет тебя указывать измеримую величину цели, чтобы в дальнейшем мониторить как идет ее достижение. Так, некоторые цели имеют бинарную метрику (0 - нет и 1 - да). Многие цели могут быть измерены в деньгах (например, "построить загородный дом") или объеме потраченного времени (например, "выучить французский язык"). После установки стратегических целей приложение показывает сколько дней до ее выполнения осталось, что является очень наглядным и полезным.
Отдельно в приложении есть вкладка для фиксации задач на год, месяц, неделю и день. Однако, я считаю, как таск-менеджер это приложение не самое лучшее, так как там нет десктопной версии, нельзя делать комментарии внутри, прикладывать документы и др. Поэтому вкладку с задачами на день и неделю не использую. А вкладку месяц и год использую для краткосрочных месячных и годовых целей.
Не менее полезной вкладкой является раздел "привычки". Создатели очень грамотно придумали, что привычку можно заносить только на сегодня. Таким образом, если привычку собираешься внедрять не сегодня, то ее занести не получится). Далее в разделе "привычки" каждый день отмечаешь галочкой, удалось осуществить действие для закрепления привычки или нет.
Также есть полезная вкладка "баланс", где можно отмечать по десяти-бальной шкале уровень удовлетворенности той или иной областью жизни (финансы, саморазвитие, окружение и т.д.). Периодическая актуализация значений покажет как ухудшается или улучшается ваше самоощущение удовлетворенностью различными областями жизни.
В разделе профиль можно посмотреть как выглядит работа над собой как с точки зрения целей, так и с точки зрения привычек.
Управление задачами (таск-менеджер)
Описание инструмента управления задачами
Пожалуй, самая главное с точки зрения тайм-менеджмента - научиться управляться с задачами. В своей практике перепробовал множество различных сервисов и ИТ-инструментов, начиная с 2010 года. Среди них были такие сервисы как MS Outlook, Trello, Яндекс.Трекер и др. Но уже последние три года использую бесплатную версию таск-менеджера Asana как на мобильном телефоне, так и на компьютере с полной синхронизацией в режиме реального времени, и очень доволен этим сервисом и выработанной на нем схеме тайм-менеджмента.
Схема управления задачами
Любая задача, попадающее в мое внимание, не привязанная к конкретному времени, попадает в систему Asana. Если я сижу у компьютера, то у меня во вкладке всегда открыто окно Asana, на которое также заведена иконка в панели быстрого доступа браузера. И как только я понимаю, что мне то ли сегодня, то ли завтра, то ли через год, нужно что-то сделать, я фиксирую эту задачу в список задач. Если нахожусь не у компьютера, то фикирую задачу на ходу в мобильное приложение Asana.
В различные времена с точки зрения управления задач пытался применять различные подходы к их структурированию и использованию в работе. Вначале делил все задачи на важное, не важно, срочное, не срочное. Потом использовал принцип категорий по проектам. Однако, самой работоспособной схемой оказался принцип сегодня - день - неделя - месяц, который трансформировался в свой подход - сегодня и следующие. Как только задачу выполняю - помечаю как выполнено. В момент заглядывания в список задач - всегда его актуализирую, меняя приоритетность, корректирую суть задачи, если она поменялась, передвигаю задачи на день из списка "следующие", если она помещается в сегодняшний день или наоборот, переставляю задачу в список "следующие", если понимаю, что сегодня уже эту задачу делать не буду. Если у задачи есть конкретный срок, то присваиваю этот срок на задаче отдельно. Все задачи начинаю с глагола. В начале задачи иногда ставлю хештег проекта для удобной идентификации и поиска. Если по задаче есть какие-то дополнительные пояснения, ссылки на источники, дополнительные материалы - их прикладываю в примечании к задаче. Никакими разграничениями по проектам не пользуюсь, не использую никаких дополнительных отчетов. Считаю все это излишне. Также не использую дополнительные интеграции с почтой. Почти никогда тема письма не звучит также как сама задача, а документы в теле письма почти всегда излишне для выполнения конкретной задачи.
Планирование (календарь)
Описание инструмента
Перепробовал за несколько времени различные ИТ-инструменты планирования в календаре, включая MS Outlook, Google календарь, Яндекс календарь, различные мобильные приложения. Основное преимущество выше обозначенных календарей - наличие не только мобильной версии, но и десктопной, а также синхронизация с почтой. Однако, в конечном варианте остановился на очень простом инструменте планирования (по своей сути - напоминальщика) - сервис BZ Reminder. У сервиса есть синхронизация по почте для нескольких мобильных устройств (у кого, например, есть планшет как дополнительное мобильное устройство), и самое главное, у сервиса очень удобное занесение всех напоминаний о встречах и привязанных ко времени задачах, Днях Рождениях, а также очень удобные всплывающее поверх всех окон напоминание, которое невозможно пропустить с возможностью завершения или переноса, и удобный планов на день и неделю. При смене телефона, есть возможность сохранения файла с информацией о всех днях рождениях и планах на будущее в файлик, который можно будет использовать в качестве источника данных на новом телефоне.
Схема планирования
Схема планирования очень простая - есть задача, привязанная ко времени, встреча или дата Дня Рождения важного человека - фиксирую в систему. Выставляю время когда должно напомнить, четко описываю что нужно сделать, прикрепляю при необходимости телефон, если нужно кому-то позвонить в определенное время, контакт, если это встреча, указываю когда нужно напомнить заранее, если нужно куда-то выехать заранее. Цветовой гаммой не пользуюсь, но кому-то это может также показаться удобным, встречи обозначать синим, звонки красных, а Дни Рождения зеленым.
Управление заметками
Описание инструмента
Использовал раньit для заметок Evernote, но после того как он стал платным, перешел на Google Keep. В сервисе есть полная синхронизация мобильной и десктопной версией в режиме реального времени, удобный приятный интефейс, возможность удобного поиска по хештегам, словам в заметках, прикрепление фотографий и документов, формирование чек-листов. Другой функционал сервиса за ненадобностью не использую.
Схема использования заметок
В заметках держу актуальные сканы всех жизненно важных документов всей семьи, на случай необходимости заполнения заявлений на сайте гос.услуг. Также в заметках занесены не очень секретные пароли (секретные храню в голове) от домашнего интернета и wi-fi, zoom и др; списки того, что рекомендуют почитать, посмотреть, послушать; чек-листы сбора в бассейн, командировку, отпуск; любая информация, которая может когда-нибудь в жизни пригодиться. Самое главное - использовать в оглавление заметок ключевые слова, по которым вы потом сможете быстрой найти то, что ищете. Ну и не лениться заносить важную информацию, понимая, что в вотсапе или на телефоне информация имеет свойство теряться, а в заметках будет сохранена навсегда (по крайней мере, пока существует гугл).
ИТОГ
Три инструмента и пять правил, что может быть проще.
Для личного тайм-менеджмента использую 4 сервиса:
1. UP — цели, привычки, саморазвитие, планирование (мобильная версия).
2. Asana - бесплатный таск-менеджер (использую обе версии - мобильная и десктопная с полной синхронизацией).
3. Календарь BZ Reminder (имеется только мобильная версия, которой полностью достаточно для планирования)
4. Заметки Google Keep (использую обе версии - мобильная и десктопная с полной синхронизацией). В качестве аналога для Apple может подойти 1evernote
Методологически использую самые простые принципы, такие как:
1. Цели должны быть основаны для внутренней истинной мотивации, не навязанной из вне. Для этого важно проводить рефлексию происходящих в жизни событий и того, какой отклик они имеют в вашей жизни.
2. Все что нужно помнить - должно быть записано.
3. То, что можно сделать быстрее двух минут, записывать не нужно, а нужно нужно делать сразу.
4. Формулировки должны быть максимально понятны.
5. Обязательное использование ключевых слов для поиска
6. Обзор, приоритизация и актуализация задач.
В результате такого ведения тайм-менеджмента, на который тратится не так много времени - голова свободна от всего не нужного в данную секунду мусора. Если я пишу статью, то я думаю только о статье. Или если я играю с ребенком, то думаю только об игре с ребенком. Вся текучка структурирована, упорядочена, во главе угла - решение стратегических вопросов и нацеленность на успевание самого главного.
#тайм-менеджмент #личная эффективность #мобильные приложения #экономика счастья #economics happinesshttps:res.cloudinary.