Любая командировка – проверка на прочность как для сотрудника, так и для руководителя, который её организовывает. Даже незначительная ошибка в подготовке может привести к потере денег и ненужному стрессу обеих сторон.
Избежать проблем помогает чёткий протокол о командировках, который называется тревел-политикой. Рассказываем, как её правильно разработать.
Что такое тревел-политика
Тревел-политика – это свод правил для проведения деловых поездок. Он упрощает подготовку любых командировок, помогает контролировать расходы на них и оптимизировать отчётность.
Обычно это внутренний документ в виде текста, основные требования и ограничения которого могут быть «вшиты» в CRM-систему компании.
В разработке тревел-политики должны участвовать все специалисты, имеющие отношение к командировкам:
- руководство,
- финансовый блок/бухгалтерия,
- HR-служба,
- командируемые сотрудники,
- служба безопасности.
Объем и содержание готового документа уникальны для каждой компании. Самый лаконичный вариант тревел-политики просто обозначает ответственных за организацию командировок, лимиты по компенсациям за билеты и гостиницы, сроки отчетности и размер командировочных.
Такой вариант подходит для небольших компаний с простой структурой, похожим статусом сотрудников и близким типом задач, решаемых с помощью командировок. Но чем сложнее структура организации, тем сложнее и тревел-политика.
Условия поездок будут разными по России или за рубеж, для топ-менеджера или для рядового сотрудника, для специалиста по продажам или преподавателя корпоративного университета.
Тревел-политика должна учитывать даже возраст сотрудников. Для миллениалов – то есть тех, кто родился в период с конца 80-х до середины 90-х годов – важна возможность совмещать работу с отдыхом, а также выбирать варианты перелёта и проживания. В таких случаях бухгалтерии и HR-службе стоит поломать голову, чтобы найти возможность проведения документов по таким командировкам или компенсировать часть расходов. Это поможет замотивировать сотрудников и станет конкурентным преимуществом компании.
Этапы разработки тревел-политики
1. Формулирование основной цели
Отдел продаж ставит во главу угла комфорт и скорость передвижения, финансовая служба – снижение расходов, бухгалтерия – точность отчётности, HR-служба – удовлетворённость сотрудников.
Именно поэтому важно понять главного «заказчика» внутри компании и определиться с основными приоритетами тревел-политики, исходя из его целей.
В этом могут помочь:
✅ знание стратегических задач,
✅ понимание корпоративной культуры компании;
✅ накопленная статистика по поездкам и ее анализ.
2. Поиск оптимального подхода
С одной стороны, чётко прописанные рекомендации и ограничения упрощают выбор вариантов при организации командировки. Но, как показывает практика, мотивация сотрудников и эффективность их работы повышается, если у них есть возможность вносить небольшие изменения и дополнения в регламент без лишних согласований.
При этом важно учитывать уровень личной безопасности сотрудника в стране или городе командирования, а также возможные погодные и природные аномалии, которые могут потребовать жёсткого следования инструкциям.
3. Описание процедур
Самый объёмный блок документа описывает ответственность сотрудников и их задачи на каждом этапе. Здесь приведены абсолютные или относительные цифры бюджета и главные положения:
✅ правила оформления паспортов, приглашений и виз;
✅ принципы и регламент оформления билетов и номеров в гостиницах – в том числе по тарифам, категории и классу;
✅ порядок заказа прокатных автомобилей, трансферов и такси;
✅ представительские расходы, в том числе оплата телефонных переговоров, питания и развлечений;
✅ вопросы страхования жизни и здоровья командируемых сотрудников;
✅ возмещение расходов, понесённых в командировках – что и в каком порядке компенсируется, а что не компенсируется вовсе;
✅ возмещение расходов на командировки, совмещённые с личными поездками;
✅ регламент вручения и получения подарков во время деловых поездок;
✅ действия, связанные с выходом за указанные лимиты;
✅ санкции за нарушения тревел-политики.
4. Информирование сотрудников об основных положениях
После разработки документа важно донести его положения до сотрудников. Формат презентации тревел-политики может быть любым: очным, в режиме онлайн или в формате электронной рассылки. При этом важно получить обратную связь, а лучше «встроить» в презентацию систему проверки знаний.
Тревел-политика – это не только инструмент для достижения необходимых финансовых и организационных показателей, но и мощное HR-средство. Командировки, совмещенные с образованием или отдыхом, вполне могут стать необычным способом поощрения сотрудников.
Упростить подготовку тревел-политики компании поможет перечень документов для оформления командировок, подготовленный экспертами OneTwoTrip for Business. В нём вы найдёте информацию о том:
- как оформить командировку, если она запланирована, например, на выходной или нерабочий праздничный день;
- чем отличается оформление заграничных командировок и поездок по России;
- в каком случае нужны служебное задание и командировочное удостоверение;
- зачем нужен каждый из документов и как его составить.
Этот гайд подготовлен с учётом всех актуальных требований законодательства в 2021 году и доступен бесплатно. Переходите по ссылке и скачивайте файл себе на компьютер или смартфон.