Кадровикам в 2021 году придётся столкнуться с изменениями в Трудовом, Налоговом кодексах, порядке сдаче отчётности и документирования трудовых отношения. Остановимся на ключевых изменениях подробнее.
Как вести трудовые книжки
До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.
Однако заявление смогли подать не все. В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
- Сотрудники, находившиеся в отпуске
- Временно нетрудоспособные граждане;
- Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
- Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.
Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.
Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году , заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы – продолжать вести бумажную книжку не надо.
Как трудоустроить самозанятого
После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.
Но в законе сказано, что документирование трудовых отношений как с самозанятыми возможно только с теми бывшими сотрудниками, которые уволились более двух лет назад (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона «О самозанятых»).
Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.
Что нужно знать об удалённой работе
Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.
С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:
- порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
- время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
- уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
- подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
- работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.
Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической – когда идет чередование работы в офисе и дома.
В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также – на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.
В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.
Как сдавать СЗВ-ТД
Сроки подачи формы СЗВ-ТД в 2021 году утверждены в Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730 п:
- при приеме на работу или увольнении – на следующий день после выхода приказа;
- при других кадровых процедурах (например – переводе на другое место) – 15 числа следующего месяца.
Если количество сотрудников составляет 25 человек и больше – то сдавать СЗВ-ТД можно в электронном виде.
За непредставление СЗВ-ТД, сдачу в неполном или искажённом виде установлена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.
Кому нужно подать заявление на стандартные вычеты
Работникам не нужно каждый год писать заявление на предоставление стандартных вычетов на себя, детей и студентов. Документ подаётся единоразово и действует на протяжении нескольких лет.
Подать заявление в 2021 году обязаны три категории сотрудников:
- те, кто в заявлении прошлого года указали конкретный период (календарный год);
- у кого изменились обстоятельства (например – родился еще один ребенок);
- те, кто устроился на новую работу в 2021 году.
Студентам каждый год следует предоставлять справку с места учёбы.
Нужно ли вносить в график отпусков новых сотрудников
Работодателю не нужно вносить в график отпусков новых сотрудников, если подобный порядок не установлен локальным актом организации.
Новый сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать его с работодателем ( (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) , или к действующему графику оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 .
Обязательный инструктаж, профотбор для водителей и другие изменения, о которых нельзя забывать
А вот ещё пять изменений, на которые кадровику стоит обратить внимание (таблица 1).
Обязательно учитывайте изменения при кадровом делопроизводстве и документировании трудовых отношений.
Не забудьте узнать об изменениях в системе ОМС с 2021 года.