Совещание - хороший управленческий инструмент, если уметь его готовить (внизу оставлю ссылки на другие статьи про совещания). И помимо чисто технических моментов, таких как регламент или протокол, у ведущего часто встаёт вопрос (и даже не один) об управлении участниками.
В статье - три типовых сложных для ведущего ситуации.
1. Два участника конфликтуют друг с другом в процессе совещания
Что делать?
- Вернуть участников к цели совещания.
- Указать на регламент и предложить участникам остаться после совещания и обсудить свой "междусобойчик". Для смягчения впечатления можно указать, что вопрос важный.
- Дать участникам в тишине по очереди (например, по минуте) высказать свои мысли и аргументы (порой это приводит к тому, что выясняется, что оба говорили одно и тоже разными словами).
- Сделать паузу, внимательно посмотреть на спорщиков и дождаться момента, пока спор стихнет, после чего продолжить совещание по регламенту.
- Использовать правила совещаний (напомнить о них участникам), в частности, правило "стоп". Если правил нет - это хороший повод их разработать и внедрить.
- В крайнем случае предложить одному из спорщиков (который не может справиться с эмоциями) на несколько минут выйти и остыть.
2. Участник(и) спорят с ведущим совещания или иронизируют
Что делать?
- Сработать по принципу отработки возражения (уточнить, присоединиться, аргументировать).
- Авторитарно потребовать прекращения спора (можно снова обратиться к правилам совещания).
- Опереться на опыт участников: сказать, что их мнение важно и опыт весом, однако тут же вернуться к цели и регламенту.
- Привести (напомнить) примеры ситуаций, где сработал подход/мнение ведущего совещания.
- Структурировать спор (например, задать последовательность высказываний и их временной регламент).
- Поюморить, поиронизировать :)
- Предложить кому-то из спорщиков продолжить вести совещания (с такими мерами аккуратнее, они относятся к провокационным, и важно быть готовым к последствиям).
- Если накал эмоций высок, а совещание ещё явно не завершено - объявить 10-минутный перерыв.
3. Ведущему нужны инициативы/мнения, а участники молчат и не включаются
Что делать?
- Объяснить важность вопроса/темы.
- Обратиться лично к одному из лояльных участников, попросив его начать.
- Разбить участников на микрогруппы (пары) и дать несколько минут на подумать.
- Разбить вопрос на более мелкие вопросы, и собирать мнения путём голосования.
- Использовать провокацию, например, предложить уйти незаинтересованным участникам (как и в прошлом пункте, с провокациями аккуратнее!).
- Мотивировать участников ОТ (значит, будем сидеть и молчать, и в регламент не уложимся).
- Мотивировать участников К (чем больше будет мнений, тем лучший вариант решения мы подберём). Или предложить бонус самому активному и/или за самое интересное мнение/решение.
- Обозначить безопасность высказываний (например, сказать, что даже не готовые и "глупые" мнения важны для анализа).
Также в любой из этих ситуаций (если, конечно, ведущий совещания достаточно авторитетен для участников) можно дать прямую обратную связь (мне неприятно, что вы спорите/иронизируете вместо того, чтобы идти по регламенту и двигаться к поставленным целям…).
Обещанные статьи про совещания:
Как сделать совещание короче и результативнее. Семь основных хитростей
Десять причин, по которым стоит проводить ежедневные совещания (пятиминутки, планёрки, летучки)
