Нет, правда, здесь на самом деле мелкие, никому никакого вреда от этого не было.
Одна из мелких, но крайне досадных неприятностей любого снабженца на большом предприятии – юридическая дебиторская задолженность. Тут надо пояснить - задолженность еще и фактическая, это неприятность уже серьезная, то есть когда предприятие оплатило поставку чего-либо, а товара поставщик еще не поставил. За это спрашивают строго. Но довольно частенько в нашем отделе (ведающим вопросами ремонтно-эксплуатационных нужд завода) случалась несколько иначе. Товар/продукция оплачены, приехали на завод и даже успели уйти со склада кому нужно – подразделению их заказавшему. А вот документы на них, в финансовый отдел нами не сданы, и там не зафиксирована официально поставка и закрытие долга ООО «Печки-лавочки» перед нашим заводом.
Почему так получалось, что же мы с коллегами ленивые такие были? Отнюдь. Причин было несколько. Данные документы мы должны были сдавать в финансовый отдел нашей бухгалтерии. Если поставщик работал с НДС, сдать надо было обязательно счет-фактуру, а не только накладную по типу Торг-12. Я описываю события до 2013 года, тогда УПД еще не были введены повсеместно. Иногда наш водитель привозил заказанное от поставщика вовсе без документов (с сопроводительным письмом), или без подписи. В одном случае и сдавать нечего, в другом наш строгий финансовый отдел без подписи их генерального директора и бухгалтера счет-фактуру не принимал. Но с подписью вопрос решался просто – мой коллега Иван Иваныч, хитроватый мужик сам и расписывался. Иногда делая это со смешками прямо на глазах девочек из фин. отдела – «Иван Иваныч! Подписи же нет! Не приму!» - «Как это нет? А вот и уже есть!»
Но наш фин. отдел был не всегда так прост. Если подпись была факсимильной – все, заворачивали – меняй счет-фактуру у поставщика. Живая нужна и все тут, нельзя. Корме это наши любили еще и исправлять, что-то в реквизитах, на моей памяти реквизиты по мелочам за семь лет работы менялись раз пять. А от поставщика приходит счет-фактура, и с живой подписью, но черт подери, со старыми нашими данными в «шапке» документа. Все, не принимают. Ну и наконец, встречались просто ошибки и опечатки со стороны поставщиков, такие счет-фактуры тоже заворачивали.
Естественно, нашего начальника службы за весь этот вал несданных счет-фактур напрягали, а он в свою очередь прессовал отделы. Вопрос надо было как-то решать… Но сразу решить их порой было не легко, казалось бы, ну поменяй и все тут, делов-то. Но наше предприятие находилось километрах в 150 от Москвы, большинство поставщиков именно из столицы. С постоянными поставщиками проблем и не было – недостающие документы передавались со следующей поставкой. В крайнем случае заезжали попутно в Москву отдельно за этими бумагами, если поставщик был редкий или разовый. Но как быть с теми, до кого не доедешь? С поставщиками из других регионов. например.
Письма, конечно, писали, но не все к этому относились как нужно. И тогда мы прибегали к мелким хитростям. Была у нас электронная форма счет-фактуры и еще один мой коллега просто делал липовый дубликат, и все закрывалось. Оно, конечно, подделка документов в чистом виде, но ведь строго говоря, никто никого не обманывал –продукция же сдана на склад. И вот тут мы однажды влетели. Ошибка-печатка была уже с нашей стороны в липовой счет-фактуре.
Однажды Иван Иваныч долго мучился с одним поставщиком – товар давно пришел, но документов нет, бьют его со всех сторон, по почте оригиналы не шлют. По согласованию с начальником отдела мой коллега Пашка напечатал эту липовую счет-фактуру, Иван Иваныч ее сдал и пару дней ходил веселый. Но на третий день, он ворвался в наш кабинет после своего обычного утреннего обхода бухгалтерий просто в ужасе. В руках его «горела» та самая несчастная счет-фактура.
- Блин, кажется, это фиаска! Споймали они меня сейчас в коридоре и орут теперь!
- Кто поймал и чего орут?
- Да, Маринка с Валентиной этой, как ее… Ну, из финансового отдела. Куда мы бумаги эти сдаем. Накосячили, мы с тобой, Паш. Ты видать, когда печатал ошибся. Вот смотри - здесь все-все правильно, кроме реквизитов поставщика. Они у тебя со старой счет-фактуры какой-то остались не измененными. А они пальцем тычут и орут теперь. И что теперь делать?
- Так, ладно. Поставщик то далеко, не в Москве?
- Да, они-то как раз в Москве, просто мы не ездим больше на тот конец, и по пути как-то не получалось. А по почте они три месяца уже шлют оригиналы.
Начальник отдела Сергеич задумался.
- Так эту неправильную они тебе отдали? Так ладно… завтра придется ехать специально. Ты там пока, Вань, не ходи по их коридору. Хотя… они же позвонят. Да и сами придут, не поленятся. Если будут звонить, скажи что-нибудь … Дескать, там они сами, в той московской бухгалтерии ошиблись, а счет-фактуру заменят.
На следующий день документы мы привезли правильные, настоящие и 10 раз проверенные. Иван Иваныч пошел их сдавать. Не такие уж и дуры там сидели, и прекрасно вполне догадались, что сначала мы счет-фактуру сами слепили. Но… письменных доказательств уже не было.
- Ха, меня Маринка-то спрашивает, спохватилась! А где, говорит, ТА, другая? Я такой, под дурика – «какая другая?». Та, которую я тебе вчера отдала! А я такой - блин, Марин… Я вчера так разнервничался, что эту счет-фактуру порвал и выкинул. Нет ее… А она такая – с-с-с-с….. Хорошо, что я вчера ее спер у них. А то бы … А начальница их вышла и говорит – «Если вы еще раз так сделаете – вас постигнет крах!»
- Чево?
- Крах, говорит, нас постигнет! Надо бы им конфет, что ли принести…
Больше мы таких ошибок старались не допускать.