Сотрудники редко дают честную обратную связь руководителю или коллегам: они боятся (иногда обоснованно) за своё место, будущую карьеру, отношения в коллективе и т.д. Ярлык «жалобщика» может испортить жизнь специалисту. Проигрывает в итоге компания — персонал предпочитает не указывать на проблемы в процессах или отношениях, оставляя всё как есть.
Чтобы наладить обратную связь в подразделении, необходимо организовать сотрудникам безопасную среду для высказывания своего мнения. Главная особенность такой среды — анонимность. Персонал должен быть уверен, что его слова, в частности критика, не будут использованы против него при расчёте премий или выборе кандидата на повышение.
Преимущества анонимных отзывов сотрудников
Безопасное место для обсуждения сотрудниками сложных тем . Без обеспечения анонимности сотрудники не поднимут темы несправедливого распределения задач в команде, частых и бессмысленных рабочих встреч, микроменеджмента и т.д. Таким образом, руководителю придётся дольше искать факторы, негативно влияющие на производительность команды.
Менеджер может получить ответы на свои вопросы . Руководитель получает инструмент для получения обратной связи по острым, неоднозначным темам. Хватает ли ресурсов для выполнения задач? Не слишком ли простые или сложные задачи? Что в офисе или работе является самым сильным источником стресса? Сохранив конфиденциальность, сотрудникам будет легче ответить на вопросы честно.
Признак доверительных отношений между менеджером и его командой . Внимание руководителя к мнению сотрудников (даже в форме анонимных отзывов) становится базой для создания доверительных отношений. Для команды это сигнал — менеджеру важно мнение сотрудников, он готов собирать его удобным для подчинённых способом и использовать для улучшения рабочей среды.
Что в результате даёт анонимная обратная связь подразделению? — Сотрудники поднимают сложные вопросы, не боясь пострадать за честность; руководитель получает ответы на важные для себя вопросы относительно собственных компетенций, рабочей среды и прочего; в целом в подразделении устанавливается атмосфера доверия.
Для проведения анонимных опросов сотрудников часто используются онлайн-конструкторы. Подход не всегда позволяет добиться от опроса желаемого результата. О причинах — в статье «Опрос сотрудников: 4 причины, почему следует с осторожностью использовать онлайн-конструкторы».
Как работать с анонимными отзывами
Получив анонимные комментарии от сотрудников, руководитель должен сгруппировать их по темам . Например, «клиенты», «процессы», «совещания» и т.д. Напротив каждой категории можно сделать пометку — очень популярна, средне популярна, непопулярна. Это позволит понять масштаб проблемы — как много сотрудников сталкиваются с ней.
Следующим шагом менеджер должен выставить приоритеты . Если проблема существенно влияет на рабочий процесс или результат труда — её следует решать первой; если она приносит лишь дискомфорт, но значительного влияния на работу команды не имеет, её можно решить в последнюю очередь.
На основе отзывов руководитель может сформулировать собственные вопросы для последующего анонимного опроса — уточнить причины и степень влияния указанных проблем на работу подразделения, попросить привести варианты решения.
Важная часть работы с отзывами — продемонстрировать сотрудникам, что мнения получены, за ними следуют действия руководителя . Если менеджер соберёт отзывы и промолчит — подчинённые разуверятся в этом канале общения и не станут давать обратную связь.
После сбора анонимных отзывов руководитель должен:
- Поблагодарить команду за участие во время рабочей встречи. Подчеркнуть, что честное мнение поможет подразделению работать эффективнее.
- Назначить командные встречи по обсуждению затронутых в отзывах проблем. Решения для них следует искать с помощью мозговых штурмов . Одна проблема — одна встреча.
- Обсудить поднятые сотрудниками в отзывах темы во время встреч 1- to -1 — спросить мнения, взгляда на решение проблемы.
- Анонсировать сбор анонимных мнений по выбранной теме или вопросам, составленным руководителем заранее.
Обратная связь в Happy Job
Платформа для развития вовлечённости и лояльности Happy Job имеет функционал для сбора анонимной обратной связи. Сотрудники могут высказать своё мнение по любому вопросу: о процессах в компании, корпоративной культуре, атмосфере в коллективе, отношении руководителя и т.д.
На платформе используется инструмент контент-анализа — комментарии сотрудников анализируются на предмет закономерностей, частоты употребления слов-маркеров. Так руководитель может видеть разбивку отзывов по темам, а также наблюдать самые «шумные» или популярные у сотрудников категории. В результате сбор анонимных отзывов сотрудников через платформу Happy Job позволяет автоматизировать рутинную работу, вроде группировки комментариев по темам, определения их частотности.
Анонимная обратная связь — эффективный инструмент запуска позитивных изменений в подразделении. Сотрудники, уверенные в конфиденциальности оставления отзывов, подскажут, какие нововведения требуются, чтобы работа подразделения стала продуктивнее.