Эксперт по разработке и оптимизации бизнес-архитектур и систем управления. ГК «Современные технологии управления» Партнёр. Руководитель проектов, бизнес-тренер.
В поставке системы Business Studio идёт очень подробная онлайн-справка [1] по всем функциям и возможностям. Однако не у всех пользователей хватает времени, чтобы детально изучить справку, поэтому составлен сборник полезных практических советов по работе с системой. Информация актуальна как для начинающих, так и для опытных пользователей. Business Studio является настолько многофункциональной системой, что даже имея опыт работы более 15 лет, можно открыть для себя что-то новое.
Сборник будет периодически дополняться. В первый выпуск включено 20 записей из 100.
1. Интерфейс
1.1. В верхнее главное меню можно добавлять свои новые кнопки и вкладки для быстрого доступа к разным справочникам и функциям. Например, быстро запускать хранимый фильтр или открывать новый справочник.
Как сделать: Окна – Сменить меню – Меню пользователя – Редактирование папок и объектов.
1.2. Из справочников можно быстро выгружать информацию по любым запросам (фильтрам) в Excel.
Как сделать: открыть справочник в виде окна, при необходимости настроить фильтр, нажать на кнопку «Действия – Открыть список в Excel».
1.3. Чтобы быстро сохранить сразу несколько моделей в файлы Visio, нужно в Навигаторе нажать кнопку «Отчёты – Печатать диаграмму и все вложенные», отметить флажок «Сохранять».
1.4. Чтобы сменить версию и статус сразу у целой ветки процессов в дереве процессов, нужно развернуть все подпроцессы, выделить их через Shift, затем нажать Ctrl+Shift+V.
2. Фильтры и шаблоны отчётов
2.1. В фильтрах можно не только делать выборку информации из справочников по любым запросам (условиям), но также применять математические расчёты (сумма, максимум, минимум, среднее, количество).
Как сделать: вкладка «Агрегаты» в Основном условии фильтра.
2.2. Сохранённые пользовательские фильтры можно переносить между базами данных.
Как сделать: в Навигаторе на вкладке Группы создать группу и добавить в её состав фильтры, затем нажать «Экспортировать по составу».
2.3. Встроенные в Business Studio шаблоны отчётов можно редактировать.
Как сделать: главное меню – отчёты – отчёты объектов – шаблоны отчётов – найти необходимый шаблон – скопировать его в папку «Пользовательские отчёты» и переименовать – открыть мастер редактирования шаблона отчёта кнопкой «Свойства».
2.4. Шаблоны отчётов можно переносить между базами данных.
Как сделать: в Навигаторе на вкладке Группы создать группу и добавить в её состав шаблоны отчётов, затем нажать «Экспортировать по составу». Второй вариант: главное меню – отчёты – отчёты объектов – шаблоны отчётов – найти необходимый шаблон – нажать на кнопку «Экспортировать отчёт» вверху.
2.5. Отчёты на Business Studio Portal могут автоматически обновляться (актуализироваться). Для этого предназначен параметр «Время жизни» в свойствах шаблона отчёта.
3. Работа с моделями (диаграммами)
3.1. Значения параметров (колонок) из свойств объектов можно выводить на графические модели (диаграммы) с автоматической синхронизацией.
Как сделать: контекстное меню графической фигуры на модели – Настроить показ параметров.
3.2. Если в разных процессах используется одна одинаковая процедура, то можно разработать её модель в отдельной папке, а в процессах использовать опцию «Добавить – Ссылка».
3.3. Перед разработкой моделей процессов рекомендуется сначала заполнить базовые справочники (Субъекты, Объекты деятельности, Программные продукты), а затем перетащить из них объекты на модели (Drag & Drop).
4. Общие темы
4.1. Для повышения эффективности работы с базой данных рекомендуется периодически выполнять процедуру «Обслуживание».
Как сделать: Главное меню – Окна – Сменить меню – Обслуживание базы данных.
4.2. На одном компьютере можно одновременно открыть две базы данных Business Studio и переключаться между ними через Alt+Tab. На это расходуется одна лицензия.
4.3. В свойства объектов справочников можно добавлять новые собственные поля (параметры) и вкладки с помощью модуля MetaEdit. Также можно создавать новые справочники.
4.4. В Business Studio реализованы права: вертикальные (на справочники в целом) и горизонтальные (на отдельные объекты справочников). Также есть права на действия с объектами: чтение, создание, удаление, изменение.
Как сделать: контекстное меню объектов в Навигаторе – дополнительно – права доступа. Второй вариант: главное меню – окна – сменить меню – справочники администрирования – права пользователя и категории прав.
4.5. В Business Studio можно настроить хранение истории действий всех пользователей (создание, сохранение, удаление, восстановление объектов).
Как сделать: главное меню – окна – сменить меню – справочники администрирования – настройки аудита. Для просмотра истории: справочники администрирования – аудит.
4.6. Справочники «Процессы», «Субъекты» (организационная структура), «Программные продукты» (ИТ-архитектура) можно автоматически заполнить с помощью импорта информации из файлов Excel. Готовые пакеты импорта включены в поставку – см. справку.
5. Быстрые кнопки при работе в Business Studio
- F1 справка
- F2 переименовать объект
- F5 обновить
- Ins добавить объект на текущий уровень в Навигаторе
- Shift+Ins добавить объект на нижележащий уровень в Навигаторе
- Ctrl+Shift+V сменить версию объекта
- Ctrl+
- F поиск
- E свойства объекта
- R права доступа
- L анализ использования объекта
6. Быстрые кнопки при работе с графическими моделями (диаграммами)
- Ctrl+
- А выделить всё
- С копировать
- Х вырезать
- V вставить
- Z отменить последнее действие
- Y вернуть отменённое действие
- S сохранить
Рекомендуемые материалы и источники информации
[1] Онлайн-справка системы Business Studio
[3] Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам
[4] Видео-канал «Технологии управления и организационного развития»
[5] Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов
