Электронная почта – хитрая система коммуникации. Все де бы всё просто: вы отправляете письмо – адресат получает, открывает и читает. Но не тут-то было.
То есть вы-то отправляете, а вот дальше все сложно.
Если у адресата много корреспонденции, ваше письмо может остаться незамеченным, а стало быть непрочитанным. И тогда придется писать ему смс или сообщение в мессенджере или (о, ужас!) звонить по телефону, чтобы узнать дошло ли письмо.
Но это если отношения позволяют. А иногда письмо единственно возможная форма коммуникации. Например, если вы пишете в первый раз потенциальному клиенту. Дозвониться ему не получится – не пустит секретарь. А вот прорваться через письмо можно попробовать. Или если вы пишете человеку более высокого ранга с какой-то просьбой. Звонить и уточнять не всегда удобно, А сидеть и гадать увидел письмо или нет - мучительно.
Так когда же писать?
На объем переписки адресата вы повлиять не можете. Но можете попробовать просчитать в какое время лучше отправлять ваше письмо, чтобы у него было больше шансов быть прочитанным.
Ночь.
У всех она начинается по-разному, но примерно с 22.00 уже наступает время, когда присылать письма просто очень неприлично. Да, есть трудоголики, есть совы, любители посидеть до двух ночи за ноутбуком, подчищая рабочие хвосты. Но подавляющее большинство людей ночью предпочитает либо спать, либо развлекаться. И если ваше письмо не приглашение на пижамную вечеринку у бассейна, не стоит отправлять его в 10 вечера и позднее.
Утро.
Часов с 6 до 8 утра большинство людей занято утренней гигиеной, завтраком, сбором на работу, доставкой детей в школу и садики и поездкой в офис. Тут тоже не до того, чтобы изучать почту.
9.00 – 10.00.
Самое начало рабочего дня. Активно включаемся в работу, смотрим, что надо сделать, разгребаем почту, накопившуюся с вечера. Если в этих завалах будет ваше письмо, то у него много шансов улететь в корзину не прочитанным или быть незамеченным. Потому что когда писем много, мы просматриваем их второпях, пытаясь выхватить только что-то самое важное. Ведь работа сама себя не сделает. Надо быстрее закончить с почтой и начинать делать дела, бежать на планерку, на срочные совещания, звонить клиентам, идти к шефу на ковер и так далее.
10.00 – 12.00
Активная работа. Планерка, совещания, директор, отчеты, документы, доклады, клиенты, нагоняй своим подчиненным и прочая веселуха, из которой состоят будни офисных работников.
12.00 – 15.00
Обеденный перерыв, какие-то встречи. Доделывание срочных утренних дел.
15.00 -16.00
А вот это неплохое время, чтобы получить какое-то письмо. Ящик от утренних завалов очищен, а после обеда еще не хочется быстро включаться в дела. Посмотреть почту и почитать интересные письма самое время.
Потому что ближе к 17.00 весь офисный люд начинает потихоньку посматривать на часы и в сторону дома. А в 18.00 с низкого старта все рванут прочь из офиса и письма ваши им уже по барабану.
Конечно, идеального времени не существует. И получатели все разные. Надо пробовать. Иногда и в шесть вечера может выстрелить письмо, если человек задержался или чего-то ждет. А иногда и в 11 удается проскочить между нагоняем сверху и нагоняем вниз. Но по моему опыту, сразу после обеда надежнее.