Обычно, внимание руководителя практической любой компании сфокусировано на росте выручки, вопросах маркетинга и продажах, а также развитии бизнеса компании. Для достижения этих целей маркетинговые агентства помогают получить для компании дополнительных клиентов, продавцы - построить эффективные отделы продаж, франчайзеры - помогают в разработке франшиз для роста бизнеса. Но при этом, мало кто задумывается над эффективной работой с затратами организации, а это направление не менее важно, чем остальные. Поэтому неэффективная работа с затратами, зачастую, ведет к их избыточному росту пропорционально развитию бизнеса. Это влечет за собой снижение прибыли организации.
По оценкам консультантов среднестатистический бизнес-процесс эффективен лишь на 20%, а это означает, что остальные 80% любого бизнес-процесса это неэффективные действия различных видов, таких как:
- недостаточная производительность сотрудников;
- неверно сбалансированная загрузка бизнес-процесса;
- излишние шаги, выполняемые сотрудниками;
- исторически сложившиеся неэффективные процедуры,
- ненужные перемещения предметов внутри организации;
- ошибки и брак сотрудников;
- нерациональное использование рабочей силы,
- дублирующие контрольные процедуры,
- проблемы взаимодействия между подразделениями;
- жалобы и потери клиентов и многие другие неэффективные действия.
Эти причины ведут к неправильному функционированию бизнес-процессов, стоимость которых увеличивается за счет необходимости привлечения большего количества персонала, потери клиентов и неиспользования более эффективных методов управления бизнес-процессами.
Дополнительно, стоит отметить, что из-за высокой занятости руководитель не всегда успевает увидеть эти неэффективные действия. Чаще всего решения в этой области принимаются интуитивно, а не на основе анализа и данных. Поэтому возникает ощущение, что все бизнес-процессы работают удовлетворительно. Но стоит нам погрузиться в детали, зачастую мы, консультанты, видим обратную ситуацию. Большое количество денежных средств может быть сэкономлено.
Также удивляет тот факт, что неэффективное взаимодействие происходит на глазах сотрудников и даже руководителей, но никаких усилий для изменения ситуации с их стороны не прилагается. Возникает вопрос "Почему сотрудники не инициируют решение проблемы с целью сделать свой бизнес-процесс более эффективным"
Каким образом компании работают над повышением эффективности бизнес-процессов?
Многие международные и наиболее продвинутые российские компании для повышения эффективности бизнес-процессов выделяют отдельную функцию операционной эффективности. По статистике 1-3 % от численности персонала отводят на эти работы. Функция операционной эффективности в любой организации – это важная функция, но, как показывает российская практика, крайне редко выделяется, а это неправильно. Компании, которые не выделяют такую функцию, недостаточно эффективно работают со своими бизнес-процессами, в том числе делают это спонтанно и несистемно, а от таких действий ожидать высоких результатов не приходится.
Обычно, функция операционной эффективности берет на себя следующие роли:
- Описание и анализ действующих бизнес-процессов на предмет поиска неэффективных решений. Для этого могут быть использованы инструменты бережливого производства (Lean Production ), которые зарекомендовали себя в международной практике;
- Сбор данных о бизнес-процессах (big data) для принятия решений руководством, выстраивание и администрирование системы КПЭ (ключевых показателей эффективности);
- Сбор данных о взаимодействии с клиентами, повышение количества довольных клиентов;
- Внедрение других инструментов оптимизации, например, роботизации или диджитализации организации;
- Создания культуры непрерывного совершенствования в организации.
По практике становление функции операционной эффективности занимает от 6 месяцев. Необходимо обучить сотрудников методикам и инструментам бережливого производства , подготовить план развертывания отдела, адаптировать инструменты повышения операционной эффективности.
Целью создания такой группы специалистов является постоянный анализ бизнес-процессов на предмет наличия неэффективных действий и болевых точек и исключать их, а также внимательно контролировать обратную связь и лояльность клиентов. Все полезные действия подтверждаются расчетом экономического эффекта от улучшений в денежном эквиваленте. Обычно, эффект от действий этой группы специалистов с лихвой покрывает затраты, выделенные на ее функционирование.