Есть такое выражение - "Пушкой по воробьям", означающее чрезмерность инструмента по отношению к задаче. Не кипятить целый котел - если тебе нужна лишь чашка чая. Не покупать внедорожник - если ты выбираешься из города лишь раз в год. Не наливать ванну - если нужно всего лишь помыть руки. Так и в управлении:
Не применять все известные вам инструменты контроля и управления, если в вашей команде всего 5-10 человек!
Иногда в погоне за успехом, в эру глобальной цифровизации и технологий, мы теряем меру в применении в жизни тех или иных инструментов. Вокруг нас так много всего интересного и полезного. CRM, Agile, ЕРП, Task-менеджеры, дизайн-мышление, тайм-менеджмент, бонус-мотивация, тайные покупатели и тд. Мир настолько продвинулся в технологиях управления людьми и группами людей, что современное менеджмент-образование стало похоже на инструкцию к адронному коллайдеру! Обученные таким образом мыслить, мы проецируем эти знания на любой бизнес и начинаем применять везде и куда ни попадя!
Замечали ли вы за собой, что иногда делаете простые вещи слишком сложным путем?
Я да! Иногда ответы намного очевиднее и лежат на поверхности, нужно просто посмотреть как раньше, в "доисторическую" и дотехнологическую эру. Все гениальное - просто, а все простое - гениально! Не зря, именно минимализм и лаконичность всегда правят балом в дизайне, моде и, как ни странно, в математике! Формула успеха должна быть короткой, четкой и безупречной. Но как этого добиться? Перестать усложнять!
Вот вам несколько простых правил, как перестать усложнять себе жизнь и облегчить ваши бизнес-процессы, если у вас компактная команда и вы - малый бизнес:
1. Учиться НЕ на примере больших корпораций, а на примере "вечных" семейных бизнесов.
Эксперты клуба The Henokiens, ассоциации предпринимателей, провели исследование старейших мировых бизнесов, которые существуют более 200 лет, и сделали вывод, что свыше 50% из них находятся в Японии. А эта страна славится доведением до идеала любого дела или предмета. Знаменитый Кайдзен придумали именно там. Но это не главное, а главное - что в многолетнем семейном бизнесе никто не старается запутать себя. Хозяин понимает, что чем проще - тем лучше. Разве будет отец семьи писать многостраничные списки задач и системы контроля своих внуков? Нет, он просто подойдет и все объяснит, а если не поймут - даст леща. Вот и все премудрости.
Наша проблема в том, что стремясь к успеху и славе больших корпораций, мы принимаем для себя сверхсложные бизнес-процессы, до которых еще просто не доросли.
Расскажу пример из личного опыта. Был у меня как-то в компании отдел развития. Полноценная структура, с руководителем, маркетологом, тендерным специалистом, продажниками, специалистом по СММ и дизайнером. Для их работы была развернута CRM, глобальные задачи контролировались и управлялись в системе проектного управления, с оплаченным про-аккаунтом, где настраивались автоматические шаблоны принятия заказов и переадресовки их в отделы реализации. Крутейшая технология, прям гордость распирала от того, что мы сделали. Все было бы хорошо, если бы не несколько НО:
Во-первых, штат отдела составлял до 20% от штата всей компании, что довольно прилично нагружало зарплатный фонд. При этом ни один из действующих сотрудников отдела не участвовал в конечной реализации услуги, а значит значительно увеличивал ее себестоимость.
Во-вторых, результатом активной работы отдела во внешнем поле стал большой поток дешевых, непрофильных заказов, исполнение которых загружало склад и менеджерский состав неэффективной работой с низкой рентабельностью. Мы исполняли 750 заказов в год, но только 150 из них действительно давали нам прибыль и при этом были заказами от постоянных клиентов, которые работали с уже имеющимися менеджерами и не пересекались с отделом развития никак. Ну разве что узнаваемость бренда не проседала из-за текущего СММ. Я долго не мог понять, почему при таком количестве работы чистая прибыль компании не растет, пока не сложил всю затратку на содержание отдела и сопровождение низкорентабельных проектов.
Третьей проблемой работы отдела были бесконечные совещания по наладке бизнес-процессов. Таков наш бизнес, что если продавец не вовлечен в реализацию проектов, то и передать правильно заказ в отдел реализации для него - огромная проблема. Хорошо, если это что-то простое: записать и отгрузить, но совсем другое дело - когда мы оказываем сложную интеллектуальную, технически емкую услугу. И тут уже никто ничего не понимает, приходится прописывать стандарты для любого действия, а их в проекте десятки. В итоге процент ошибок вырос, качество услуг и репутация пошли на спад.
В конечном счете я понял, что цена лида, пришедшего по классическому "сарафанному радио" в десятки раз дешевле, чем через перенавороченный маркетинг, который мы строили. Сосредоточьтесь на узнаваемости и близости к клиенту реального исполнителя, менеджера, или владельца, чтобы между клиентом и продуктом не было огромной прослойки, в которой теряется до 80% информации и лояльности. Это приведет к сокращению непроизводственных расходов компании, росту маржинальности и снижению общей напряженности работы. Этому нас и учит многолетний семейный бизнес, когда клиент в лицо знает, с кем он работает и кто конкретно исполняет его заказ.
Если продавец не вовлечен в реализацию проектов, то и передать правильно заказ в отдел реализации для него - огромная проблема!
2. Помнить про Закон Парето.
20% усилий дают 80% результата, и наоборот: 80% наших действий дают только 20% эффективности! Как применять это правило для упрощения себе жизни? Очень просто: раз в полгода анализировать свой бизнес на поиск неэффективных и ненужных действий. Отсекаем все лишнее и оставляем только эффективно работающие инструменты. Малый бизнес не место для лишних трат. Тут главное быть честным с самим собой и опираться только на реальные цифры. Если продавец не приносит прибыль - увольняем или меняем. Если из трех рекламных каналов работает только один - упраздняем бюджет на другие два. Если оборудование со склада не выезжает, продаем и уменьшаем склад или кладем на его место то, которое выезжает. Даже доброкачественная опухоль - это все-таки опухоль. Резать без жалости, чтобы потом не было мучительно больно.
3. Офис в формате Open Space.
Быстрее скорости звука - только скорость света. В режиме опен-спейс мы используем эти два быстрых канала получения информации: речь и глаза. Когда мы слышим происходящее, нам не нужны почта, серверы и жесткие диски. Они нужны, чтобы не забыть - это да, но быстро и точно сообщить коллеге важную информацию лучше глядя глаза в глаза. Кроме того, в открытых пространствах прозрачно все, включая мысли и желания руководства. Нет ничего хуже для развития бизнеса, чем закрытые двери кабинета руководителя. Знать и понимать стратегию, говорить на одном языке с коллегами, быть честнее и порядочнее - все это дает система работы в формате опен-спейс. Понятно, что не всем профессиям это подходит. Например, бухгалтерия, должна быть скрыта от посторонних, потому что это слишком тонкая материя для большинства неокрепших умов.
Но когда мы говорим о творчестве, решении проектных задач, коммуникациях, то формат открытого офиса - лучшее решение для малого бизнеса! Именно оно позволяет нам научиться говорить на одном языке, а это значит мы начинаем ставить понятные задачи, правильно формулировать свои мысли и избегать лишних действий.
Отличный пример эффективного взаимодействия в формате опен-спейс - это одинаково называть то, что должно быть одинаковым. Мы говорим название проекта, и именно таким образом записываем его в рабочие чаты, в CRM и тп. Уши и глаза должны быстро сопоставлять информацию и понимать, что взаимодействуют с одним и тем же. Второе, это озвучивать сделанное действие - тогда коллеги не пропустят важную информацию и будут понимать, что происходит: "Я обновил информацию о проекте в файле, ребята!". Это простой и эффективный способ.
4. Использовать удобные инструменты.
Круто и наворочено - не значит правильно! Нужно искать максимально простые и удобные инструменты работы, работать с которыми удобно большинству членов команды. Вам не нужен 1С, если вы делаете менее 100 операций в месяц. Вам не нужен CRM, если вы способны выполнить только 20 заказов год. Иногда хорошая и лаконичная excel-табличка заменяет самые продвинутые ЕРП-системы. Мы в свое время написали файл учета расходов по проекту в excel, которым пользуемся до сих пор просто потому, что он прост и удобен, не требует постоянных затрат на сопровождение, покупку дорогих лицензий и адаптацию под каждый отдел. С другой стороны, если вы нашли дорогой, но очень удобный инструмент, который значительно улучшает качество вашей работы - покупайте! Но только после анализа, тестового периода и подробного освоения. И не торопитесь переделывать бизнес-процессы под новую штуку раньше времени. Испытайте сначала, а потом внедряйте.
5. Выбирайте правильную юридическую форму.
Держитесь за простые формы до последнего. Чем проще форма - тем ниже налоги и проще отчетность. Но! не забывайте регистрировать бренд. Скажу вам честно, многие компании моих партнеров, кем я восхищаюсь и считаю очень крупными выставляют мне счета на ИП. Это и оптимизация налогов, и упрощение бухгалтерии, и легкий банкинг. Современные банки, типа ТОЧКИ настолько классно работают с вашей документацией, что имея простую юр.форму можно не иметь бухгалтерию вовсе! И это прекрасные новости.
Это далеко не все примеры "упрощения" вашего бизнеса, но они основные. Главное - это понять, что если ваше дело вас парализует, угнетает и завоевывает весь ваш мозг - значит вы что-то делаете не правильно. Остановитесь, проанализируйте, что в вашей системе паразитирует на вашем времени и деньгах, и откажитесь от этого без сожаления!