Время драгоценно. Это единственный ресурс, который нельзя купить. У каждого мультимиллионера или бедняка есть только 24 часа в сутки. Как ты их используешь, зависит от тебя. Каждая секунда, минута, час, который проходит, никогда не вернется и не может быть восстановлен.
Интересный подход к ценности времени можно увидеть в фильме "Гонка против времени" с Джастином Тимберлейком и Амандой Сейфрид. В обществе будущего время - это валюта. Самые богатые, молодые, здоровые и красивые могут жить тысячи лет, в то время как бедные строят себя каждое утро с дюжиной часов в запасе и вынуждены бороться, чтобы получить еще одну минуту жизни.
Если вы не контролируете то, что вы делаете со своим временем, не управляйте им, неоправданно растрачивая его, вы становитесь менее продуктивным и медленным для достижения того, о чем вы мечтаете.
Задайте себе несколько вопросов.
- Я пунктуальна или опоздала?
- Выполняю ли я задания вовремя или превышаю сроки?
- Знаю ли я, на что я трачу свое время? Хорошо ли я справляюсь с этим?
Если вы ответили "Нет" на все или часть этих вопросов, это означает, что есть место для улучшения управления вашим временем.
Вот 16 советов о том, как лучше использовать и управлять своим временем.
1. Создать ежедневный план
Запланируй свой день, прежде чем он начнется. Разработайте его первым делом утром или, что еще лучше, на день раньше, чем ложитесь спать. Записывая предложения и планируя свой день, вы получите представление о том, как будет выглядеть предстоящий день, что нужно сделать и когда. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы придерживаться этого плана в течение всего дня и выполнять запланированные мероприятия. Помимо сугубо фактических задач, рассмотрим и другие задачи, такие как поход в спортзал, питание, посещение детского сада. Конечно, жизнь была непредсказуемой и не всегда все, что мы планировали, будет реализовано, но мы должны стремиться к этому.
2. Установите лимит времени для каждой задачи
Вы уже записали, чего хотите достичь в данный день, сформулировали, какие задачи у вас есть. Также определите время суток, часы, когда вы будете выполнять каждую задачу, и сколько времени вам нужно на это. Конечно, нет смысла планировать все вплоть до минуты, потому что такие точные планы могут потерпеть неудачу при столкновении с реальностью, но четко определить, в какое время вы будете выполнять задачу, к тому времени, когда вы должны закончить ее, чтобы заботиться о следующем. Когда придет время для еды, а когда - для работы и других занятий. Постарайся придерживаться этого расписания.
ЧЕЛОВЕК ВЫПОЛНЯЕТ РАБОТУ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА У НЕГО ЕСТЬ НА ЭТО ВРЕМЯ. ЕСЛИ ВЫ НЕ УСТАНАВЛИВАЕТЕ КРАЙНИЙ СРОК, ЗАДАЧИ СТАНОВЯТСЯ НЕОГРАНИЧЕННЫМИ И ЗАТЕМ РАССМАТРИВАЮТСЯ КАК ТАКОВЫЕ. - ГЕНРИК БЕНИОК
3. Используйте Календарь
Использование календаря очень важно. Это самая полезная вещь для управления вашей ежедневной деятельностью и расписанием. Выберите наиболее подходящий для Вас календарь. Вы можете использовать традиционные календари, в которых вы будете вручную записывать свое расписание. Однако в настоящее время мы все чаще используем электронные календари. В компаниях мы часто используем календари, встроенные в почтовые программы, такие как Outlook или Lotus. В личной жизни многие люди используют Календарь Google. Это особенно полезно в сочетании с нашим смартфоном, тогда у нас есть доступ к нашему календарю, где бы мы ни находились, кроме того, мы получаем напоминания о встречах, задачах. Экспериментируйте и выберите календарь для себя. Вы также можете записать в календарь будущие события, чтобы не забыть о них в спешке выполнения повседневных задач.
4. Keep Track of Deadlines
Вы должны знать, когда у вас есть время, чтобы выполнить задание. Если у вас нет крайнего срока, вы должны установить себе ограничение по времени, определить, сколько времени вам нужно, и записать дату, к которой вы планируете закончить задачу. Задачи без крайнего срока, как правило, затягиваются навсегда. Постарайтесь не пропустить ни одного крайнего срока. Если вы это сделаете, установите следующий срок прямо сейчас. Также, сделайте выводы, почему вы не уложились в срок. В чем причина? Как ты можешь избежать этого в будущем?
4. Научись говорить "нет
Как уже упоминалось, у вас есть только 24 часа в сутки, не позволяйте себе отвлекаться на неважные вещи. Кроме того, не берись за большее количество задач, чем можешь справиться. Люди будут обращаться к вам с различными просьбами, на самом деле они будут просить вашего времени. Подумайте хорошенько о том, действительно ли это вы должны позаботиться об этом. Если вы сосредоточены на работе, на какой-то важной задаче, и кто-то отвлекает вас от нее, извинитесь, что вы сейчас заняты, и если это не вопрос жизни или смерти, отложите разговор на другое время. Это отвлечение от задачи затруднит вам вернуться к ней позже, и вы потеряете драгоценные минуты.
5. Стремитесь завершить с опережением графика
Когда вы пытаетесь закончить задачу в установленное время, вы либо добиваетесь успеха, либо пропускаете срок. Большую часть времени вы будете прогуливать и опаздывать, а также будете испытывать стресс из-за сложившейся ситуации. Однако, если вы установите себе более короткий срок, чем это требуется, вы решите сделать что-то быстрее, и вы постараетесь выполнить задачу раньше времени очень часто в связи с различными непредвиденными обстоятельствами в жизни будет точно в срок. Если вы назначили встречу на определенное время, постарайтесь быть немного раньше. Когда речь идет о сроках, ставите перед собой цель выполнить задачи досрочно. Это также позволит вам иметь буфер безопасности для возможных исправлений, уточнения сомнений получателя задания и т.д.
6. Использовать "тайм-боксы"
Целью "учета времени" является, в первую очередь, установка конкретной даты окончания задания и блокировка времени завершения задания на определенный промежуток времени. Например, задача A имеет предопределенное время с 9:00 до 10:00, задача B с 10:30 до 12:30, задача с 14:00 до 15:00. Важно придерживаться этих временных рамок, и если, например, у нас назначена встреча с 9:00 до 10:00, то мы начинаем ее вовремя и заканчиваем ровно в 10:00, несмотря на то, что еще не все было обсуждено. Это накладывает определенную дисциплину и требует большей сосредоточенности, но в то же время позволяет повысить эффективность и улучшить управление временем. Существует поговорка, что ваша работа займет столько времени, сколько вы захотите, но установка "временных блоков" не позволит вам перетаскивать ноги без необходимости.
7. Используйте часы и секундомер
Это может показаться очевидным, но это хорошая идея иметь часы, чтобы лучше управлять своим временем. В то время как в настоящее время мы часто смотрим на часы на мобильном телефоне, также стоит иметь наручные часы, чтобы следить за тем, который час. Более того, часы дополняют наш наряд и могут быть интересным элементом нашего наряда. Иногда во время работы мы настолько поглощены, что теряем счет времени. Стоит время от времени заглядывать в часы и проверять время по отношению к плану, который мы установили для себя. Это особенно важно, когда у нас есть предопределенный "тайм-бокс" для задачи. Дополнительно вы можете установить себе будильник, который будет напоминать вам о том, что время прошло. Вы также можете использовать таймер, например, мы используем на кухне при варке яиц или использовать таймер в мобильном телефоне. Вы вводите время, которое хотите потратить на выполнение заданий, и отсчитываете его в обратном порядке, когда звучит звуковой сигнал, и вы знаете, что время прошло. Это отличный способ следить за временем.
8. Настройте себе напоминания
Напоминания - очень полезная функция многих электронных календарей. Если у вас важная встреча или задания, задайте напоминание. Вы можете установить, сколько времени до мероприятия вы получите напоминание. Иногда достаточно 15 минут, иногда стоит установить более длительный период, например, 1 день. Все зависит от того, что это за задача и сколько времени нужно для подготовки к ней.
9. Фокус
Вы когда-нибудь делаете много вещей в одно и то же время, и в результате вы не закончите ни одно из них или качество их работы оставляет желать лучшего? Так называемая "многозадачность" - это кошмар, с которым нужно бороться. Сосредоточьтесь на одной ключевой задаче, потратьте на нее время и энергию, закончите ее, и только после того, как вы ее выполните, переходите к следующей. Если вы работаете на компьютере, закройте ненужные программы, вкладки в браузере, которые отвлекают вас и отвлекают внимание от выполнения задания. Сосредоточься только на том, что ты делаешь. Так ты будешь эффективнее.
10. Блокируйте отвлекающие факторы
Что отвлекает тебя на работе? Телефон звонит? Уведомления по мобильному телефону? Текстовые сообщения? Чат-комнаты? В эти дни вокруг нас происходит столько всего, что наша сильная воля не отвлекаться от работы подвергается большому испытанию. Наши смартфоны, в частности, являются огромным источником отвлечения внимания. Как только мы получаем новое сообщение, мы уходим с работы и сразу же смотрим, кто его написал и о чем он. Мы также проверяем Facebook, чтобы узнать, что нового у наших друзей. Когда делаешь важную работу, выключай телефон. Да, выключите его, я знаю, что это трудно, но это позволит вам быть более сфокусированным. На пропущенные звонки или сообщения можно ответить позже. В большинстве ситуаций это не проблемы с горлом и они могут подождать.
11. Не волнуйся о неважных деталях.
Конечно, стоит стремиться к совершенству и достижению наилучших результатов, но вы должны иметь возможность спросить себя, достаточно ли хорошо то, что я сделал. Слишком много перфекционистов занимает огромное количество времени, которое может быть использовано для других видов деятельности. На данный момент стоит упомянуть подход Facebook к этой теме "Готово лучше, чем идеально", т.е. "Готово лучше, чем идеально". Что-то в этом отношении лучше сделать задачу достаточно хорошо, чем тратить время, пытаясь достичь совершенства, которое, в конце концов, не принесет много пользы.
ГОТОВО ЛУЧШЕ, ЧЕМ ИДЕАЛЬНО. - МАРК ЦУКЕРБЕРГ
12. Приоритетные задачи
Вы не можете выполнить все, поэтому вам нужно научиться расставлять приоритеты и оценивать то, на чем вы должны сконцентрироваться в первую очередь, что важно и что можно пропустить или отложить. Здесь стоит упомянуть известное правило 80/20, которое полезно при определении приоритетов. Как правило, около 20% ваших усилий отвечают за 80% результатов. Найдите те ключевые задачи, которые позволят вам сделать большой шаг вперед в достижении ваших целей.
13. Делегат
С задачей, стоящей перед вами, спросите себя, действительно ли я тот человек, который должен это делать? Если есть вещи, которые кто-то другой может сделать лучше вас, или не настолько важны, что вы должны сделать их самостоятельно рассмотреть вопрос о делегировании их. Это сэкономит вам время и позволит посвятить его другим видам деятельности. Помните, однако, что вы не можете делегировать ответственность, если вы делегируете что-то кому-то другому, вы, в конечном счете, будете страдать от последствий.
14. Групповые похожие задачи
Создавайте группы задач и назначайте им конкретные действия. Например, у вас могут быть такие категории как 1) Семья 2) Работа 3) Личностное развитие и т.д. Определение категорий зависит от вас. Хорошая идея - сгруппировать похожие задачи по блокам и выполнять их одновременно. Например, если вам нужно сделать несколько телефонных звонков разным людям, вы можете установить временной интервал и делать звонки один за другим. То же самое можно сказать и о проверке электронной почты. Не проверяйте время от времени свой почтовый ящик, но установите временной интервал в течение дня, например, два раза в день в определенное время, когда вы это делаете, и отвечайте на всю корреспонденцию. Это позволяет рационализировать процесс. Стоит также учитывать место, где вы будете выполнять задания. Иногда мы тратим ненужное время на так называемую логистику, перемещение и ненужный трафик.
15. Использовать буферы времени
Оставьте себе определенный буферный промежуток времени между предложениями в 5-15 минут. Это позволяет вам закончить одну задачу и перевести дыхание перед тем, как перейти к следующей. Кроме того, мир не идеален, могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и хорошо иметь дополнительное время. Конечно, эти буферы не должны быть слишком большими, чтобы не иметь "свободного простоя" и эффективно использовать 24 часа в сутки.
16. Ликвидировать пожирателей времени
Что отнимает время от Вашей работы, выполнения продуктивных задач? Социальные сети? Сёрфинг в браузере? Покупки в интернете? Смотришь сериал? Запишите, на что вы тратите время, а затем избавьтесь от тех видов деятельности, которые не приносят никакой пользы. Вы также можете усложнить использование этих отвлекающих факторов. Удаляйте из браузера ссылки на сайты, которые съедают ваше время. Вам нужно будет ввести адрес, чтобы добраться до них, и это дополнительные усилия. Если вы смотрите слишком много телевизора, может быть, вы должны отказаться от договора с вашим кабельным провайдером. Вы сэкономите не только время, но и деньги, которые вы можете потратить на другие вещи, такие как инвестирование в себя и свое личное развитие.
У вас есть какие-нибудь советы и хитрости для лучшего управления временем? Поделитесь своими идеями в комментариях.
Лучшая благодарность за данный материал это оценка и отзыв в комментариях :)