С каждым днём вас всё больше загружают работой. Приходя на рабочее место, вы не понимаете, с чего нужно начать и чем закончить. Завершая рабочий день, видите, что все коллеги уже ушли и вы совершенно без сил остались в гордом одиночестве. Так не должно продолжаться вечно.
Как поступить: постараться самостоятельно решить текущий объём задач или обратиться к руководству с просьбой об уменьшении нагрузки?
Первым шагом должно быть практическое применение тайм-менеджмента. В случае уверенности, что было сделано всё, а результат не достигнут, можете обратиться к начальству.
Начнём с основных правил организации времени во время работы.
Если в вашем случае правила неэффективны, следует действовать согласно указаниям второй половины материала. Ко второй части можно переходить сразу, если ранее были изучены и применены на практике все приёмы тайм-менеджмента, но проблемы с нагрузкой на работе до сих пор не решены.
Основные эффективные приёмы тайм-менеджмента
Расстановка приоритетов
Каждое утро или перед рабочей неделей, на ваше усмотрение, разграничьте предстоящие и текущие дела, начиная с наиболее важных, по степени их приоритетности. Критерий приоритетности выбираете сами, будь то финансовая выгода или сроки исполнения.
Составьте план
План работы, представленный руководством, не означает, что у вас не должно быть плана по личному выполнению задач. Эффективнее и быстрее выполнить любую задачу, любой проект, если заранее составлен план действий, который впоследствии соблюдается в процессе.
Рабочее место должно быть в порядке
Понятие «творческого беспорядка» неуместно на рабочем месте, такое ведение дел зачастую мешает сосредоточиться на работе. За порядком лучше следить. Вещи, разложенные на свои места на постоянной основе, не только дисциплинируют, но и дают определенный заряд энергии, а также экономят время.
Научитесь говорить «нет»
Вы постоянно помогаете коллегам в их просьбах о помощи или консультируете по каким-либо вопросам? Помогать нужно, это правильно, но только в тех случаях, когда вы успеваете делать свою работу. Если у вас много дел, а поступила просьба о консультации или помощи, в таком случае лучше будет вежливо отказать или отложить решение вопроса с коллегой на более свободное время.
Неприятные для вас дела лучше выполнить с утра
Человек устроен так, что все неприятные ему дела пытается отложить на потом, сделать завтра, послезавтра, через неделю, будь то написание письма или телефонный звонок. Уйти от необходимости выполнения таких дел невозможно, а откладывание даёт только временное облегчение. Но усиливает от прокрутки в голове такие негативные явления, как плохое настроение, невозможность сосредоточиться на других задачах.
Не выполняйте несколько дел сразу
Навалившиеся дела создают ложную иллюзию того, что проще решить их все сразу и параллельно, на самом деле это не так. Распыляясь на решение многих задач одновременно, есть риск, что они все не будут выполнены. Расставляйте в порядке очередности и решайте постепенно.
Делайте перерывы
Разрешайте себе отдыхать. Устроив отдых на пару минут, вы приобретёте гораздо больше, чем сэкономив их и продолжив работать. Ваш мозг успеет отдохнуть и с новыми силами, отдохнувший, начнёт работать более эффективно.
Как объяснить руководству, что не всегда много — значит качественно
В случае если приёмы тайм-менеджмента оказались неэффективными, вы использовали все советы по оптимизации на практике, но объём работы не уменьшился и вы по-прежнему совершенно не справляетесь с делами самостоятельно, тогда можно объективно говорить о том, что вас перегрузили работой и единственным возможным решением будет разговор с начальством.
По разным причинам многие боятся таких разговоров, в такой ситуации стоит перебороть страх и поговорить. С большой вероятностью руководство вас поймёт, поскольку зачастую оно не знает об объёмах выполняемой работы своих подчинённых, о временных затратах на выполнение различных задач. В любом случае к разговору стоит подготовиться, продумать речь.
В разговоре необходимо описать текущую ситуацию, подкрепляя её конкретными фактами. Начать лучше с описания всей выполняемой вами работы, сделав акцент на той, которая не входит в ваши обязанности. К примеру, переложенные или распределённые задачи, которые должен решать другой специалист.
Обязательно скажите о том, что пытались оптимизировать процесс работы, но попытки оказались безуспешными, также сообщите о своём видении путей решения данной проблемы.
Несколько возможных вариантов:
1. Лёгкие, но требующие много времени дела можно передать сотрудникам с более низкой квалификацией или менее занятым.
2. Попросить поставить к вам помощника.
3. Увеличить временные рамки на выполнение поставленных задач и прочие варианты.
Последняя рекомендация в рамках данной темы. В случае если после вашей беседы начальник ничего конкретного не сказал и обещал подумать над проблемой, это означает, что у него возникли некоторые сомнения.
В этот период за вами будут наблюдать с особой тщательностью, необходимо показать, что вы действительно загружены, а также показать свою инициативу и полезность в работе, к примеру выдвинуть идею.
Важно, чтобы руководитель был в курсе о ваших задержках, поэтому старайтесь это продемонстрировать. Например, отправляйте ему письма с рабочего места после окончания рабочего времени. В этот промежуток времени задержки пойдут вам на пользу.
Автор: Игорь Науменко, тренер-консультант КРОСС, психолог