Дорогие друзья! Я решила принять участие в Дзен-челлендже «Разложить по полочкам». Тематическая статья на тему борьбы с хаосом.
Знакомая ситуация: мы тщательно выстроили замечательный план, но при его выполнении почему-то все идет вкривь и вкось, только усиливая жизненную неразбериху и добавляя проблем?
Часто это происходит потому, что при планировании не учитываем простую мысль: разные дела требуют разного подхода. Давайте попробуем выделить типовые ситуации и составим для них «инструкцию по приготовлению».
1. Бюрократия – все дела, так или иначе завязанные на документы.
Прежде чем начать какое-то дело, надо привести в порядок сопутствующие ему документы, но никак не наоборот!
Глупо покупать «горящие» путевки, если не оформлены загранпаспорта и визы. Не стоит отправляться в автопутешествие с истекшим водительским удостоверением. Чтобы поручить кому-то важное дело, сначала надо выдать доверенность. Для устройства на работу требуется собрать пакет документов (в первую очередь налогового учета).
Одна бабушка захотела осчастливить внука, подарив ему свой дачный домик - внук его продаст, квартирку себе купит, заживет счастливо! Свое решение она пышно озвучила перед всей родней и знакомыми. Но оказалось, что сначала надо оформить в собственность по действующим правилам сам домик и участок, а процедура эта долгая и затратная. Заниматься этим бабушка не захотела, в результате вся семья перессорилась, а внук так ничего и не получил.
2. Дела, завязанные на сторонних исполнителей.
Как только в деле появляются сторонние исполнители, всегда нужно держать в уме возможность их недобросовестности или обстоятельств, мешающих им выполнить работу вовремя. Строители могут не выйти на объект, курьер опоздать с доставкой, автосервис не починить машину к нужному сроку, парикмахер заболеть и отменить запись. Здесь действует глобальный закон Мерфи: если неприятность теоретически может произойти, то она произойдет.
Поэтому:
а) – всегда контролируйте ситуацию, не полагаясь на предварительные договоренности;
б) – заложите в план на это дело как минимум двойной запас времени
А если неприятностей не случится и все выполнят обязательства точно в срок - порадуетесь свободному времени!
3. Многоэтапные дела.
Никогда не планируйте их этапы «внахлест»! К началу следующего этапа предыдущий должен быть гарантированно выполнен. Особенно если это дела из категории 2 (со сторонними исполнителями).
Не покупайте материалы для ремонта, пока не составлен проект. Не берите ссуду пока не согласована смета. Вызывайте рабочих, только когда на место доставлены материалы. И никогда не оплачивайте полностью недоделанную работу!
4. Дела, требующие формального завершения.
В этом случае нужно запланировать время и силы не только на выполнение «ядра» работы, но и на ее «закрытие».
Помните, во время учебы мы делали курсовые проекты? И вот обидный парадокс: часто на «защиту» уходило куда больше сил и времени, чем на собственно расчеты. То преподавателю не нравилось оформление, то требовалось исправить библиографический список, то в нужный день мы не смогли прийти, а в следующий раз преподаватель уехал в командировку. А там вдруг закончилась сессия – а-а-а, у меня готовая работа на руках, но вместо оценки и стипендии – «хвост».
Так и в жизни есть дела, которые нужно "сдавать". Привезенную знакомым посылку от родни нужно передать в руки, а не оставить валяться в багажнике машины. Оплаченный штраф или транш кредита зафиксировать в системе. За сделанную работу выставить счет и получить оплату. Оформить акт приема-передачи объекта. Больничный лист передать работодателю. Сделку купли-продажи зарегистрировать. Все это тоже нужно заложить в план.
Итак, повторяем:
1. Важны документы - планируем общение с бюрократами.
2. Есть сторонние исполнители - закладываем в план контроль и двойное время.
3. Есть многоэтапность - выстраиваем очередность этапов.
4. Дело требует формального завершения - не забываем про этап "сдачи"
Попробуйте при планировании дел учитывать эти категории и подход к каждой из них - хаоса в делах станет намного меньше!