Командировка так или иначе связана со стрессом, ведь помимо рабочих задач, ради которых в нее отправляются работники компании, она сопряжена с переменой места, с расписаниями транспорта, с погодой и с прочими непривычными условиями, в которых оказывается бизнес-путешественник. Чтобы все прошло гладко, необходимо очень хорошо подготовиться к такой поездке и учесть все детали. Об этих деталях и пойдет речь в нашем материале.
Билет
Будет это авиаперелет, поездка на машине, такси, автобусе или арендованном автомобиле, перед тем как выбирать и согласовывать способ передвижения, а также оплачивать его, нужно удостовериться в том, что у работника, который отправляется в поездку, есть все необходимые документы, будь то заграничный паспорт, виза, прививки и другие разрешения.
Кроме того, стоит озаботиться тем, чтобы билет был возвратный или имелась возможность поменять его составные части на другие даты.
Не следует забывать и про багаж с ручной кладью и их размеры, предусмотренные билетом, и напомнить сотруднику о том, что все ценные вещи и документы, особенно рабочие, необходимо перевозить в ручной клади.
Размещение
Для того чтобы выбрать отель или апартаменты для путешествующего сотрудника, стоит для начала обозначить локации, в которых он будет появляться по работе, а также даты и время, на которое назначены встречи.
В некоторых случаях можно уточнить у самого работника, вдруг у него есть предпочтения по району, в котором он хотел бы остановиться, но лучше присматривать отель неподалеку от места его работы. Если поездка очень короткая можно подумать об отеле рядом с аэропортом или вокзалом — просто чтобы сотрудник мог передохнуть до или после встречи.
Сам отель желательно должен быть или с возможностью отмены бронирования, или с возможностью переноса дат.
Трансфер
Заранее узнать как сотрудник будет добираться от вокзала или аэропорта до отеля или места встречи и проложить маршрут — очень и очень важно, ведь от этого зависят и его комфорт, и сама встреча. В некоторых случаях можно узнать на сайте аэропорта об аэроэкспрессах, которые помогут избежать пробок, и купить на них билеты заранее, в других — заказать такси, водитель которого будет встречать работника с табличкой с его именем. Не забывайте о том, что в отдельных странах и городах будет проще забронировать аренду автомобиля, конечно, при условии, что сотрудник имеет водительские права — тогда в список деталей попадает и парковка, которую нужно и найти, и оплатить.
Страховка
Чаще всего медицинская страховка уже имеется у сотрудника, благодаря его банковской карте или другим документам, однако всегда стоит уточнить этот момент отдельно, а также проверить будет ли она действительна в пункте назначения.
Планирование времени
Бизнес-поездки бывают насыщены встречами и рабочими делами, а бывают, что они затеваются ради всего одного мероприятия. В обоих случаях следует распланировать день сотрудника так, чтобы он везде успел и имел запас времени, ведь если он пунктуален, не все деловые партнеры могут похвастаться этим качеством. Кроме того, никто не отменял погодные катаклизмы и прочие форс-мажоры, из-за которых все может пойти не так. Работнику нужно время чтобы адаптироваться к изменениям.
Досуг
Любая поездка, особенно по деловым вопросам — это стресс. Добавьте к важной встрече часы ожидания вылета в аэропорту, семью сотрудника, которая может по нему скучать и названивать всю поездку, форс-мажоры и прочие факторы.
Можно придумать для него и позитивные, не связанные с работой занятия, например, сделать для него подборку приятных ресторанов или кафе для завтрака, дать ему с собой путеводитель по городу или организовать ему экскурсию, чтобы он, кроме отеля и работы, получил еще какие-то впечатления от путешествия, желательно позитивные.
Технологии
Дайте сотруднику возможность быть всегда на связи, удостоверьтесь в том, что у него будет работать связь в роуминге или подберите ему сим-карту с интернетом на месте, заказав ее доставку в номер отеля. Убедитесь в том, чтобы в отеле у него был wi-fi, озаботьтесь тем, чтобы для путешествия в иностранное государство у него была возможность общаться не только по работе, но и по другим вопросам — обеспечьте ему переводчика или оплатите хорошее приложение с такой функцией.
Документы
Не забудьте проинструктировать сотрудника о том, какие чеки и документы он должен собирать в ходе поездки и предоставить по возвращению для отчетности. Также нельзя забывать про суточные, которые он должен получить с собой в дорогу.
В организации командировки есть еще огромное количество нюансов. Именно поэтому в крупных компаниях есть целые отделы, которые только такими поездками и занимаются. Другие же предпочитают не связываться с этой задачей и делегировать ее профессионалам, которые уже набили руку и держат в голове даже те детали планирования рабочей поездки, о существовании которых многие и не подозревали. Есть и третий вариант: совместить опыт профессионалов со своими внутренними системами управления и планировать такие путешествия самостоятельно, по дороге не забывая ни о чем важном.