Задача: Необходимо выделить сегмент сотрудников компании, которые успешно завершили курс обучения и сгенерировать для каждого из них именной сертификат утвержденного образца.
Смоделируем решение задачи:
Ручной вариант:
- Создадим тестовый контакт.
- Откроем вкладку документы и вручную запустим заранее подготовленный генератор шаблона.
В зависимости от задачи документ может быть сгенерирован сразу с отметкой печати и подписью ответственного лица или просто как чистый бланк для дальнейшей ручной простановки оттиска печати и оригинала подписи.
Вся процедура обычно занимает не более 20 секунд и зависит от загруженности портала, сервиса Б24 и скорости работы интернета.
Это простое и отличное решение если нужно изготовить порядка сотни сертификатов за пару дней – неделю.
Автоматизированный вариант:
Для запуска автоматического режима достаточно в карточке контакта включить соответствующую галочку-флаг.
- Создаст на общем диске портала индивидуальную папку.
- В этой папке автоматически будет сохранен сгенерированный документ.
- Комментарий о событии, прямая ссылка на папку и «привьюшка» будут сохранены информационной части карточки контакта.
- В случае если на вашем компьютере будет установлена десктопная версия Битрикс24.CRM, то система синхронизирует данные на общем диске и компьютере.
Штатное поиск операционной системы, например, Windows легко позволяет проводить любые мероприятия по поиску, группировке и редактированию файлов на Вашем ПК.
А наличие на компьютере Acrobat позволяет редактировать, объединять документы формата PDF и отправлять одним потоком на печать на локальном принтере.
При необходимости печати большого потока сертификатов, для снижения себестоимости работ и повышения скорости возможно запечатывание только переменных данных на заранее отпечатанных типографским способом заготовках бланков.
Что нужно для реализации такого решения?
В карточку контакты добавить дополнительные пользовательские поля:
- Название курса или за какие заслуги оформляется сертификат.
- Кнопку автозапуска генерации сертификата.
Бизнес-процессы с зашитой логикой генерации документов, создания служебных папок и перемещением копий документов плюс модуль Битрикс24.CRM:
- Генерации документов.
- Диск.
- Бесплатное десктопное приложение Битрикс24.CRM.
И дополнительно ПО: Word и/или Acrobat.
На каких тарифах можно реализовать такое решение?
- Коробка.
- Компания.
- Коробка.
Где можно запустить генерацию документов?
- Везде, где есть вкладка документы.
- Мы рассмотрели пример запуска генерации из вкладки «Контакты»
- Если организация курсов — это ваши деньги приносящий бизнес, то Вам будет удобнее работать со сделками, ведь одновременно будет вестись учет поступления денежных средств и другие процессы. При переходе в завершающую стадию генерация сертификата будет проходить полностью в автоматическом режиме без участия человека. Дальше останется только распечатать результаты.
Сколько стоит реализация такого решения?
Она рассчитывается индивидуально и зависит от количества документов, полей и других параметров.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
