Знаете, книг по тайм-менеджменту, тренингов и прочей лабуды на эту тему сейчас можно найти огромное количество. Я говорю «лабуды» именно потому что 98% такого контента - это советы, которые звучат просто супер, но совершенно не работают в нашей реальности.
По факту, все сводится к тому, что тебя отправляют однажды на такие курсы, а там энергичный молодой человек, подпрыгивая, с восторгом говорит, что есть диаграмма Ганта, ежедневник с гибкими и жесткими задачами, и индивидуальный план для каждого из счастливчиков, попавших на этот тренинг. Оплату кстати, можно перевести на карту, сегодня скидка, а уже завтра ваша эффективность вырастет на 106%.
И ты вот вроде даже покупаешь такой ежедневник, но потом приходит твой руководитель и говорит, что нужны отчёты (12 штук), аналитики в 4 вариациях, письмо клиенту с 2 видами оформления, 5 кандидатов на позицию в маркетинг, презентация по стажерским программам. И да, все сегодня, иначе мы пропали. Ты все записываешь за ним в своем мегаполезном ежедневнике (1500 рублей со скидкой, как-никак!), а там нет столько места даже. И вот что? Теперь я знаю, что 24 задачи надо сделать за 5 часов, то есть минут 12-13 на задачу. Огонь, аж полегчало, я гений тайм-менеджмента! Потом кто-то из коллег просит посчитать стоимость размещения в газете, Заказчик звонит и 20 минут консультируется, как работать во внутренней системе, бухгалтер требует сказать какие-то ШПП, ЦФО и ДДС для занесения оплат по счету и в это же время звонит поставщик, уже оказавший услугу, но не получивший денег (все из-за бухгалтера и странных букв). Аааааа! Куда это писать в ежедневник?!
Кажется, что реально работающих схем не существует
И наверное универсальных рецептов и правда нет. Но я знаю парочку, которые помогают лично мне. Я их описываю ниже, и вы вполне вправе прочитать их и сказать - Маша, ну че за бред? Это же элементарно, совершенно просто и понятно, но нихрена не работает, мы пробовали.
Так вот нет, друзья, вы не пробовали. Потому что я за свои 9 лет работы в HR тоже миллион раз это слышала, пыталась делать иногда, и оно не работало. А вот последний год я делаю это регулярно. И по ходу только так это и будет иметь эффект. Это никакой не секрет, а огромная работа - заставлять себя ПОСТОЯННО следовать этим правилам. Короче, просто попробуйте, а потом поговорим.
Секрет номер 1: все ставим в календарь
Да, так просто. В силу корпоративных стандартов я пользуюсь календарем в аутлуке. И я ставлю в него абсолютно все.
- Через неделю в среду нужно сдать отчёты по масс подбору? Событие в календарь на нужную дату и напоминание о событии за 2 дня + в момент события;
- Коллеги задают вопросы по работе в соц.сетях? Находим на следующий день или даже на сегодня общее свободное время в календарях всех задающих вопросы и СРАЗУ ЖЕ ставим всем встречу на 30 минут (формат на ваше усмотрение, я в силу удаленки последний год пользуюсь зум и групповыми звонками в вотсап);
- Постоянно возникают одни и те же проблемы с коллегами/поставщиками по проекту или постоянной задаче? Ставим короткую повторяющуюся встречу раз в неделю/месяц в календарь на удобное всем время с напоминанием о событии за 15 минут (чтобы не было времени отмазываться), опять же - формат может быть любой. На встрече все записываем, отправляем в почте протокол на всех участников (но об этом чуть позже);
- В разговоре на обеде придумали с коллегой план по захвату мира (кандидатов)? В телефоне или сразу после обеда на компе СТАВИМ В КАЛЕНДАРЬ встречу на вас с коллегой и всех, от кого может зависеть ее реализация, в описание коротко описываем, о чем будет разговор. По итогу встречи пишем протокол и отправляем всем участникам;
- Забываете пообедать на удаленке? Напоминание в календарь! Если полный доступ к календарю есть у коллег и вы стесняетесь - придумайте красивое название, Lunch вот по-моему выглядит куда круче и вкуснее, чем обед;
- Договорились о встрече с друзьями или планируете визит к стоматологу? Да, да, я зануда, но тоже в календарь. Потому что всегда есть вероятность забыть или не успеть вовремя закончить рабочий день.
Да, люди могут отклонять встречу, переносить ее, предлагать новое время. Это все неважно, потому что вы уже запустили процесс, и теперь что-то точно изменится.
Собственные напоминалки я иногда отклоняю, все равно забываю, но хотя бы 50% из них все же делаю. А это, знаете ли, уже результат. Не ставила бы в календарь - делала бы процентов 5 из того, что вообще бы вспомнила.
Совет номер два: надо все протоколировать и записывать
Я не знаю, нормально это или нет, но в свои 30 лет я не могу запомнить почти ничего. И по ходу большая часть коллег, клиентов и поставщиков страдает тем же. Поэтому мне совершенно не стыдно после каждой встречи (смотри выше про календарь) написать участникам ещё разок то, о чем мы договорились. Коротко и в максимально живой манере.
Я не люблю формализованные письма, при этом все-таки стараюсь соблюдать приятные в деловой переписке нормы. Чтобы письмо выглядело живым и коллеги его читали - пишу что-то типа того:
Коллеги, привет,
Давайте зафиксируемся: мы обсудили проект А, договорились к следующей встрече 15.02.21:
Сделать чек-лист для интервью (Петя);
Провести аналитику рынка (Маша).
Могла что-то забыть, дополните если так и произошло 😊
Маша
Обычно после встреч все сразу забывают, о чем шла речь и возвращаются к обычной операционке. А такие протоколы помогают следовать договорённостям. А тем, кто не следует, можно ткнуть протоколом в лицо и сказать: Петя, ты не прав!
То, что не ушло в почту, или нужно знать только мне, я пишу в обычный ежедневник. Задачи с понятными сроками - на нужную дату; текущие - просто в столбик, по порядку. Когда что-то сделано - вычеркиваю.
Банально? Да, но когда это делаешь регулярно, это правда работает. Не сразу и не на 100%, но постепенно хаос упорядочивается.
Секрет номер три: отвечай и делай сразу
Помню, как у меня была привычка прочитать письмо, подумать о том, что боооже, опять эта хрень! И сказать себе в духе Скарлетт О’Хара «Я подумаю об этом завтра». Знаете же да, что происходит дальше? Сверху падает ещё гора других писем, а это, уже прочитанное, остается далеко внизу и больше вы о нем не вспомните, пока не придет повторное и уже более злое письмо. И ещё - вы же ненавидите тех, кто игнорирует ваши письма, да? Ну так не будьте такими сами.
Если есть ответ сразу - отвечайте сразу, даже если это неприятный разговор. Он не станет приятным завтра, лучше сразу разделаться с этой историей.
Если нет ответа в данный момент и нужно время на решение, - ответьте именно так. Что мол, спасибо, запрос понятен, дайте мне пару дней. А чтобы не забыть ответить - поставьте напоминание в календарь или запишите в ежедневник, в список дел.
Ровно такая же ситуация и с делами. Можете сделать сейчас - делайте. Когда мне нужно отказать кандидату, я всегда думаю, что попозже наберу его. Но на самом деле я забуду. Так что я ставлю в календарь напоминание, а лучше - звоню прямо сейчас. Потому что все равно придется, а если откладывать - это будет висеть надо мной, как чёрная туча.
Ой, и все? И типа это поможет?
В это очень сложно поверить, но да. Всего лишь три дурацких правила помогают мне не сойти с ума от водоворота событий на работе. Это правда очень тяжело: каждый раз заставлять себя что-то ставить в календарь, записывать и делать дела сразу. И конечно, я все равно что-то упускаю.
По поводу ситуации, когда от меня хотят все и сразу, как в начале статьи (про 24 задачи и 5 часов), - ничего необычного. Делаю ASAP, дедлайны сдвигаются. Я схожу с ума.
Но за год соблюдения своих трёх дурацких правил даже в состоянии истерии от объёма задач, я правда стала больше успевать. Так что очень рекомендую хотя бы попытаться делать также. А вообще, основная мысль была ещё в заголовке.
Как все успевать? Никак 😂
Попробуйте успеть хотя быть чуть-чуть больше, чем обычно)