На протяжении всей жизни, в каждой семье, накапливается большое количество документов. Некоторые документы можно хранить ограниченное количество времени, некоторые нужно хранить всю жизнь. Так или иначе в квартире присутствует большое количество документов, которые должны быть вдали от посторонних глаз, но при этом быть в удобном доступе для домочадцев. Грамотная система хранения документов также нужна и для того, чтобы документы были в сохранности, ведь ни для кого не секрет, что восстановить документы порой бывает очень сложным и трудным процессом, который сопряжен с колоссальными временными затратами.
Сейчас существуют разные системы хранения документов дома, и каждая домохозяйка выбирает тот метод, который для нее максимально удобен и понятен. Пожалуй, самым простым и эффективным методом является распределение документов каждого члена семьи по отдельным папкам.
Основные плюсы такого метода:
1. Доступность.
Приобрести папки можно в любом канцелярском магазине.
2. Легкая идентификация.
Каждому члены семьи можно выбрать отдельный цвет папки, что значительно облегчит поиск нужной документации.
3. Папки можно убрать в шкаф, где они будут спрятаны от посторонних глаз.
4. Экономичность.
Как правило канцелярские папки имеют демократичные цены.
5. Папки занимают значительно меньше места, чем коробки.
Из минусов можно отметить, что тонкие папки могут деформироваться если их часто доставать и использовать.
4 этапа чтобы навести порядок в документах:
1. Систематизация документов.
Выложите все документы перед собой и разложите их стопками так, чтобы в итоге у вас получились аккуратные стопки документов каждого члена семьи.
Общие документы: чеки, гарантийные книжки, квитанции за оплату ЖКХ и т.д. также сложите в отдельную стопку.
2. Перебрать все документы.
После того, как вы разделили все документы по разным стопкам для каждого члена семьи, нужно перебрать все бумаги. Проверьте, может быть его договоры с истекшим сроком годности или гарантийные книжки на товар, у которого же прошел гарантийный срок. Не нужные документы стоит утилизировать.
Важно: не утилизируйте документы, не посоветовавшись с владельцем документа. Возможно ему какие-то документы нужны вне зависимости от их срока.
3. Расформирование документов.
Теперь, когда остались только нужные документы, можно начинать убирать их по папкам. Для удобства работы, и чтобы ничего не перепутать, занимайтесь папками поочередно: сначала уберите все свои документы, потом мужа, детей и т.д.
Рекомендуем выбрать папки разных цветов. В случае необходимости вы сможете быстрее понять где чья папка. Также можно написать имя владельца папки на торце.
В файлики помещайте документы также по категориям: в один файлик все, что связанно с работой, в другой документы с медицинских обследований (если документов много можно разложить по категориям врачей или годам обследования)
Для удобства поиска нужного документа, файлики можно подписать или прикрепить стикер/разделитель: «работа», «обследование 20-й год» и так далее.
Такую процедуру нужно провести со всеми документами всех членов семьи.
4. Общие документы.
Эту папку также нужно подписать, например, «чеки» или «прочее» и убрать туда документы, которые связаны с квартирой, дачей, техникой и т.д.
Общие рекомендации по хранению документов:
1. Сообщите всем членам семьи, которым могут быть нужны документы, где они лежат, а также расскажите общую систему хранения.
2. Храните папки с документами в одном месте.
3. Документы в твердой обложке (дипломы, свидетельства о регистрации брака и т.д.) можно хранить в отдельной папке или коробке, но рядом со всеми остальными документами. Под тяжестью таких документов папка или файлики могут начать рваться.
4. Решите в чьей папке будут храниться документы на питомцев. Оптимально будет если они будут в папке официального хозяина.
5. Сделайте ксерокопии важных документов: паспорт, СНИЛС, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о регистрации брака и т.д. Храните их в с оригиналами.
6. Чтобы инструкции по использованию техники не занимали места, можно их перевести в электронный вид или попробовать найти инструкции в Интернете.
7. Покупайте папки, в которые можно добавлять файлики. Так вы сможете сами регулировать количество разделов для хранения документов.
8. При выборе папки отдавайте предпочтение папкам выполненным из более плотных материалов.
Как вы предпочитаете хранить документы?
