Тебе приходилось когда-нибудь писать инструкции? И что в итоге? Получается какая-то формальная фигня, которой никто не пользуется? – так бывает!
Поделюсь своим опытом, как писать простые и понятные инструкции, которыми сотрудники сами захотят пользоваться. Даже если ты никогда раньше этого не делал.
Правило номер один: не мешай все в одну кучу. Одна инструкция должна приводить к ОДНОМУ результату.
Хороший пример инструкции – это рецепт приготовления какого-нибудь блюда. Например, жареной картошки.
Если ТОЧНО выполнять эту инструкцию, руками разных поваров (сотрудников), то в конечном итоге мы всегда получим один и тот же результат – сковородка жареной картошки.
Не котлету по-киевски и не мясную солянку – блюдо в любом случае будет вполне себе узнаваемым.
Хотя и возможны незначительные отклонения в зависимости от мастерства и опыта исполнителя – кто-то тоньше порежет, кто-то масла больше в сковородку нальет, но это в принципе нюансы.
И обрати внимание – не бывает рецепта под названием «праздничный стол на 12 персон».
Именно потому, что для того, чтобы накрыть поляну по праздничному поводу потребуется много блюд и напитков, а это уже разные результаты, которые имеет смысл расписывать в разных инструкциях:
- как охладить алкоголь до правильной температуры
- как нарезать селедку под шубой
- как мариновать грибочки
=========
Второе правило: меньше водяной воды и лишнего умняка, со сложноподчиненными предложениями, как любят делать в гос.учреждений.
Чтобы сотрудники ХОТЕЛИ пользоваться инструкциями, они должны помогать, а не забивать голову мусором.
Поэтому убираем весь шлак из банальностей и формальностей: «Сотрудник обязан соблюдать распорядок дня, не опаздывать на работу, заниматься самообразованием и бла-бла-бла».
Задай себе вопрос: вот это все поможет моему условному менеджеру по продажам в процессе отъема денег у населения? Нет? – ну и выкинь нафиг то, что не несет пользы!
=========
Правило третье: инструкцию надо проверять, тестировать и докручивать до тех пор, пока с ней не справится даже по пояс деревянный Буратино.
Как это сделать? – пиши инструкцию в глаголах повелительного наклонения – как команду к выполнению: встань, подойди к двери, открой ее, впусти клиента внутрь, предложи чай/кофе/напитки. И т.д.
Не надо размазывать сопли по стеклу и пытаться объяснять суть явлений (клиент устал, на улице жарко, поэтому имеет смысл предложить ему воды).
Просто и конкретно – что и как надо сделать.
=========
Давай пару примеров.
Вот, как делать НЕ надо: «Как менеджер по продажам компании Вы должны подготовить и отправить клиенту коммерческое предложение»
И как стоило бы: «Откройте файл Калькуляция.xls в папке F:\Расчеты. Внесите в поля, отмеченные желтым цветом исходные данные. Возьмите шаблон КП в той же папке, заполните пустые поля шаблона КП цифрами из ячеек А19 и В19 файла калькуляции. Сохраните в отдельный файл КП и отправьте клиенту на email. После чего сразу позвоните клиенту и убедитесь в том, что письмо получено. При неполучении письма уточните у клиента другой email и отправьте КП на него».
Ну и т.д. – думаю суть понятна.
=========
Дальше даешь новую инструкцию сотруднику и просишь выполнить работу строго по ней. Сам стоишь, смотришь и НЕ вмешиваешься. Даже если очень хочется.
Если в конечном итоге результат тебя удовлетворяет – значит получилась вполне себе годная инструкция.
Если нет – обрати внимание, где сотрудник накосячил, что он понял неверно и исправь, или распиши подробней.
Ну и на последок: держи баланс.
Мало информации в инструкции вызовет лишние вопросы подчиненного.
Много информации – затруднит изучение.
=========
Скажешь, что это долго и сложно?
Что у тебя нет на это времени?
Возможно. Но идея в том, чтобы в конечном итоге перестать отвечать на одни и те же вопросы на уровне «с чего начинается Родина».
Чтобы можно было сказать: «Иди, читай инструкцию, там все написано» и НЕ тратить свое личное время на очередное вождение за руку.
Если НЕ сделаешь над собой усилие и НЕ напишешь инструкции – то так и будешь всю жизнь работать за своих сотрудников и мне тебя не будет жалко :)
А если тебя такая перспектива не устраивает – приглашаю тебя на консультацию, записаться можно самостоятельно по ссылке - https://meconnect.ru/ittrade