Всем привет!
Продолжаем тему приказов и распоряжений.
ОФОРМЛЕНИЕ
Бланк и реквизиты
Приказы печатают на угловом или продольном бланке приказа ( в зависимости от того, какие бланки утверждены в организации).
Обязательные реквизиты приказа:
03 - товарный знак (знак обслуживания);
05 - наименование организации - автора документа;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении (при необходимости);
22 – подпись (при необходимости);
23 – отметка об электронной подписи.
Заголовок к тексту.
Является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».
Пример,
«Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления»;
«О создании комиссии»;
«О внесении изменений в приказ…».
Текст документа
Текст должен быть выровнен по ширине страницы.
Текст приказа печатают через один или полтора межстрочных интервала (рекомендуется соблюдать единообразие в выборе интервала по всему тексту).
Изложение текста приказа должно идти от первого лица единственного числа.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (или преамбулы) и распорядительной.
- Преамбула является введением в суть рассматриваемого вопроса, раскрывает причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа, начинается с формулировки:
Примеры:
«В соответствии ……..»
«Во исполнение ……..»
«В целях ……………..»
«Для …………………» и т.д.
Если приказ издается на основании документов государственных органов, органов местного самоуправления, в преамбуле делается ссылка на этот документ (наименование документа, автор, дата, номер утверждения, заголовок).
Пример:
В соответствии с приказом Министерства здравоохранения РФ от 12.02.2020 № 14 «Об изменении...»
Если приказ издается на основе собственных решений, в преамбуле излагаются факты, события, основание необходимости осуществления управленческих действий.
Примеры:
«В связи с производственной необходимостью…»
«В соответствии с приказом от 20.11.2020 № 45-ОД…» и т.п.
Преамбула должна быть концентрировано четкой, понятной и краткой. Не допускается размещение в констатирующей части материалов информационного характера.
- Распорядительная часть отделяется от преамбулы словом «ПРИКАЗЫВАЮ:» (без кавычек), которое печатают прописными буквами от левой границы текстового поля, без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.
Текст распорядительной части излагают в повелительной форме от 1-го лица единственного числа, следует избегать неконкретных заданий.
Каждое поручение в приказа оформляют в виде отдельного пункта. Пункты нумеруют арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты.
Пункт распорядительной части, содержащей поручение, должен включать предписываемые действия, фамилии и должности лиц, ответственных за их выполнение, сроки исполнения (при необходимости) (конструкция - «кто?», «что сделать?», «в какие сроки?»).
Допустимо указать в качестве исполнителя структурное подразделение, тогда поручение по умолчанию будет направлено руководителю этого подразделения.
Пример,
1. Отделу управления делами организовать ознакомление с приказом до 01.03.2020.
При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывается, если предписываемое действие иди действия носят постоянный характер.
Если одному исполнителю поручают несколько заданий, подлежащих исполнению в разные сроки, то ответственного исполнителя указывают один раз в основном пункте, а поручения и сроки исполнения – в отдельных подпунктах.
Пример:
«…1. Начальнику отдела автоматизации … (фамилия, инициалы в дательном падеже):
1.1. организовать работу по … в срок до 10.12.2020;
1.2. осуществить разработку … в срок до 29.12.2020».
Если исполнителей по поручению несколько, то они указываются в порядке значимости должностей. Если должности равнозначные, то в алфавитном порядке наименования должности и/или фамилий исполнителей (сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы исполнителя).
Пример,
«Руководителю финансового отдела Ивановой А.И., руководителю юридического отдела Сидоровой В.А. подготовить…».
Если в приказе утверждается какой-либо коллегиальный орган (комиссии, рабочей группы и т.п.), то его состав указывают в алфавитном порядке по фамилии, далее следуют инициалы и должность и структурное подразделение; либо в порядке значимости должностей.
Пример,
Председатель комиссии Сидоров О.П., руководитель финансового отдела
Члены комиссии: Матвеенко А.Л., старший бухгалтер финансового отдела,
Петрова Л.Л., экономист финансового отдела,
Шавшукова П.Д., кассир финансового отдела.
Если пункт носит организационный характер, то исполнитель и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.
Пример,
1. Утвердить и ввести в действие с момента подписания данного приказа Инструкцию по документационному обеспечению управления (прилагается) (далее – инструкция).
Изменения, дополнения в приказы (в т.ч. в их приложения и локальные акты, которые они утверждают и вводят в действие) вносят исключительно путем издания приказов о внесении изменений и дополнений в соответствующие приказы.
Пример,
1. Внести в приказ от 00.00.0000 № 00 «О …» следующие изменений:
1.1. Пункт 1 изложить в новой редакции:
«….».
1.2. В п.3. продлить срок исполнения до 00.00.0000.
Если изменению подлежит более 30 % документа, то его признают утратившим силу, а вместо него готовят новый документ. В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный документ, в предпоследнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 № 00 считать утратившим силу». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.
В последним пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…».
Распоряжения оформляются по аналогии с приказам, разница только в том, что распоряжения составляются по оперативным вопросам и их распорядительная часть отделяется от преамбулы словом «ОБЯЗЫВАЮ:» (без кавычек), которое печатают прописными буквами от левой границы текстового поля, без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.
Подробнее о порядке работы с распорядительными документами в следующей статье.
Если статья понравилась, лайкните. Если есть вопросы, пишите в комментариях.
Читайте также:
#записки документоведа #документооборот #приказ #распорядительный документ