Вопрос сбора команды на проект – это, прежде всего, вопрос эффективности. Существует всего восемь видов ресурсов: это деньги, время, технологии, материалы, информация, связи, власть и люди. Так вот, чтобы эффективно «использовать» свои ресурсы, любая компания должна научиться правильно их сочетать.
Система распределения задач, проблем и проектов в каждой компании существует своя: где-то исторически сложившаяся, а где-то выбранная путём «проб и ошибок», путём собственного опыта и анализа результативности.
Давайте рассмотрим несколько положительных сторон двух способов распределения задач:
1) одна задача одному сотруднику
2) одна задача всей команде.
Одна задача одному сотруднику:
+ в результате такого распределения получаем работу «полного цикла»: один сотрудник сам определил критерии, входы, необходимое количество работ и сам дал результат: не нужно информировать, а потом контролировать сразу несколько человек и т. д.
+ взаимодействуем по каждому отдельному вопросу только с одним человеком – проще наладить контакт
+ отдельные задачи и проекты действительно идут и завершаются быстрее, когда их делает кто-то один
Одна задача всей команде:
+ выполняя весь процесс вместе, участники могут корректировать друг друга, если видят несогласованность и неточности в работе товарища по команде
+ управляя командой и налаживая в ней процессы взаимодействия, мы развиваем свой управленческий потенциал
+ принцип «одна голова хорошо, а две – лучше»: больше участников проекта – больше ценных идей
Стоит отметить, что возможные минусы одного способа автоматически являются плюсами другого, и наоборот.
Истина часто лежит где-то посередине: оба этих способа распределения задач и проектов стоит комбинировать между собой: например, дать одну «крупную» задачу команде, чтобы они сами декомпозировали её на подзадачи, и уже их распределили между собой.
Если говорить именно о проектах, то здесь, конечно, преобладает командная работа. Способов распределения задач между участниками команды существует много. Самый распространённый из них – по функциональным ролям в проекте.
Для работы над проектом в команде существует несколько функциональных ролей:
1) руководитель проекта (разрабатывает методологию ведения проекта, регламент взаимодействия, определяет конечный результат проекта)
2) руководители отдельных этапов проекта (если несколько частей проекта, разных по содержанию, реализуются в один и тот же период, то на каждый этап назначается свой руководитель, который отвечает за результат всего этапа)
3) аккаунт (управляет долгосрочными взаимоотношениями с клиентом, часто эту роль выполняет руководитель проекта)
4) администратор проекта (отвечает за весь документооборот в проекте, за все орг. вопросы, обеспечение участников проекта необходимыми материалами)
5) куратор проекта (мониторит весь ход проекта, участвует в принятии ключевых решений, вносит свои предложения по оптимизации работ по проекту – по сути вносит некий «взгляд со стороны», иногда по совместительству является аккаунтом, если эту роль не выполняет руководитель проекта)
6) реализаторы проекта (делят между собой все содержательные задачи по проекту в зависимости от загрузки и компетентности):
a. эксперты-аналитики (вносят свой экспертный взгляд, часто участвуют в согласовании уже принятых результатов, например: юрист, финансист и т. д.)
b. разработчики (выдвигают идеи, разрабатывают общий концепт работ)
c. исполнители (выполняют разного рода работы, иногда эта роль совмещается с ролью разработчика)
7) завершитель-отделочник (выполняет работы по корректировке, форматированию и т. д., иногда эту роль выполняет администратор проекта)
«Наполненность» команды проекта разными ролями и количество человек на каждую роль зависит от масштабов проекта и от того, насколько разные по содержанию и объёму работы в него входят. Некоторые функции вполне могут быть вынесены на аутсорс. Ключевыми функциональными ролями проекта являются: руководитель, реализаторы и администратор проекта.
Выбор способа распределения работ между сотрудниками всегда зависит от критериев к результату, от масштаба работ, от специфики компании и многих других факторов. Все методы распределения всегда будет объединять один главный пункт: у каждой, даже самой «мелкой» задачи должен быть ответственный.