Это может показаться странным на первый взгляд. Но сейчас я вам объясню логику и, уверен, вы со мной согласитесь.
Каждый из нас сталкивался по работе с ситуацией, когда вы пишете человеку письмо по электронной почте, а вам приходит автоматический ответ:
– Добрый день. Я сейчас нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. Вернусь 18 марта и сразу отвечу. Если что-то срочное, пишите моему коллеге Михаилу Чудикову на почту такую-то.
Нормальная ситуация. Все мы хотим периодически отдыхать даже от самой любимой работы. Человек в отпуске имеет право не заходить в корпоративную почту и даже не брать телефон. Как бы это не бесило его коллег, которые в этот момент пашут, и особенно его начальника, который в отпуске не был уже три года.
Получив такой автоматически настроенный ответ (отвечает не человек, а робот, которого запрограммировали в почтовой программе), большинство людей либо не делают ничего, ожидая, что человек вернется и ответит им, либо пишут тому коллеге, который замещает отдыхающего. А самому отдыхающему больше не пишут.
И вот про это я и хотел бы поговорить. Поскольку канал мой про коммуникации и этикет общения, я хочу дать вам рекомендацию:
Отвечайте автоответчику!
Этим вы сильно облегчите жизнь человеку, который сейчас в отпуске. Потому что когда он вернется, его ждет целая гора неотвеченных писем. И надо будет эту гору разгребать, при этом текущую работу никто не отменял. По ней тоже накопилось много всего за время его отсутствия. А значит, чем меньше времени этот человек потратит на каждое письмо, на которое надо ответить, тем лучше.
Соответственно, чем меньше возни именно с вашим письмом, тем лучше к вам будет относиться адресат.
Пока он был в отпуске вы написали ему:
– Василий, очень нужны от вас отчеты по продажам за прошлый год по такой-то позиции в нашей ассортиментной линейке. Подготовьте и пришлите, пожалуйста, и желательно поскорее. Это важно.
Ну все ведь так пишут. Ваше дело всегда самое важное и срочное.
Увидев это письмо, Василий начинает разгадывать ребус:
1. Получив его автоответ, вы перепоручили эту задачу Михаилу, который был указан в письме как замещающий коллега, или по-прежнему ждете эти отчеты от Василия?
2. Если перепоручили Михаилу, то сделал ли Михаил? Или решил не заморачиваться и дождаться Василия?
3. А если вы не перепоручили Михаилу, актуальна ли еще задача? Надо ли срочно делать вам отчеты или можно заняться другими срочными делами?
Чтобы все это выяснить и распределить приоритеты в работе Василию придется связаться с вами. А это время. И таких как вы у него полный почтовый ящик.
Как вы можете облегчить жизнь Василию?
Получив от него автоответ про отпуск, напишите ему ответ на автоответ:
– Спасибо. Обращусь к Михаилу. Не буду тревожить, отдыхайте спокойно.
– Понял. Дождусь вашего возвращения. Как вернетесь, поставьте, пожалуйста, задачу в приоритет. Хорошего отдыха!
– Время не ждет. Сам решу вопрос. Привезите магнитик!
И так далее. Человек вернется и, разгребая почтовые завалы, увидит, что по вашему вопросу все ОК, и можно как минимум по этой задаче не вести расследование и не выяснять, на каком этапе задача.
И будет вам благодарен. И в следующий раз на ваши просьбы будет реагировать охотнее и доброжелательнее. Потому что понимает, что вы заботитесь не только о себе, но и о других. А это сегодня очень ценное качество.
Если вам нравятся мои статьи про цифровой этикет и правила коммуникаций, подпишитесь на мой канал , чтобы не пропустить новые публикации на эту и другие интересные темы.