В жизнь многих онлайн совещания ворвались только в 2020 году, однако, по роду деятельности, данный канал общения и рабочего взаимодействия обычен для меня.
За многие годы подобной организации процесса, выработались правила, следуя которым, можно повысить эффективность взаимодействия и мероприятия в целом.
Итак, о правилах,
Всегда заранее назначайте время онлайн-совещания и заявляйте ее продолжительность.
Заранее готовьте и рассылайте для ознакомления документы для совещания, повестку/план, обязательно проверяйте техническую исправность.
Обязательно составьте и обучите участников правилам работы на совещании - например,
1. всегда выключайте микрофон, если вы не говорите, 2. показывайте, что вы хотите выступить с помощью специальной функции приложения или
3. задавайте вопросы только в чат.
Если присутствует несколько участников (от 4 из него опыта), назначайте ведущего, который будет вести совещание: представит повестку, будет давать слово участникам, направит коммуникацию в запланированное русло, будет следить за соблюдением временных рамок.
Предупредите всех о необходимости организации пространство дома для онлайн-совещания, чтобы вам не мешали и не отвлекали. Рекомендуйте использовать фоновыми заставками для работы.
В конце совещания обязательно подведите итоги и проговорите взаимные обязательства, а по результатам сделайте протокол и разошлите участникам.
Многие из правил элементарны и перекликаются с теми, которыми мы руководствуемся при проведении оффлайн-совещаний, однако, значимость каждого из них в онлайн-формате возрастает в разы.
