Любое изменение, в компании или в жизни, требует вдумчивого анализа, индивидуального подхода, новых правил и просто вдохновения. Можно ли автоматизировать процесс перемен? После того, как мне в руки попала книга Рэя Далио Принципы я могу с уверенностью ответить, что можно. В этой книге я нашёл очень интересный инструмент, который называется "журнал ошибок".
Мы все совершаем ошибки. Разница лишь в том, что кто-то на ошибках учится, а кто-то нет. Каждая ошибка - это находка, потому что она показывает, где и что надо улучшить. В своей компании Bridgewater Рэй придумал извлекать уроки из ошибок с помощью Issue Log - журнала ошибок.
Журнал ошибок - это инструмент для фиксирования ошибок и извлечения уроков из них. Он используется для того, чтобы обозначать все проблемы и своевременно поручать их решение компетентным сотрудникам, что позволяет постоянно совершенствоваться.
Принцип действия журнала ошибок напоминает фильтр для воды, который собирает и задерживает вредные вещества. Всё, что идёт не так, должно быть зафиксировано в журнале с указанием степени серьезности проблемы и ответственного лица. Таким образом мы можем легко отслеживать большинство проблем. Журнал помогает диагностировать сами трудности и относящуюся к ним информацию, представляет эффективные показатели деятельности, позволяет оценить количество и тип возникающих проблем и определить людей, создающих эти проблемы и решающих их.
Журнал ошибок - это наглядный пример инструмента, который может изменить привычки и их восприятие. Стандартная трудность, с которой мы на начальном этапе сталкиваемся - это необходимость открыто указывать на ошибки, так как мы привыкли думать, что это задевает чувства других. Но если мы привыкнем к мысли, что каждая ошибка - это находка, то мы поймём, насколько это полезно, и уже не сможем действовать иначе.
В журнале ошибок фиксируются все ошибки и неудачные результаты, чтобы можно было их отслеживать и отвечать на них системно. Этот инструмент может стать одним из самых эффективных в любой компании. В рамках корпоративной культуры журнала ошибок фраза "ты плохо с этим справился" уже звучит, как предложение помощи, а не угроза наказания.
Мы не можем обходиться без ошибок. Главное, чтобы они были в пределах ожидаемого. Мы можем допускать ошибки, относясь к ним как к возможностям для обучения и совершенствования. Стандартная реакция на ошибку может быть в виде увольнения сотрудника, совершившего ошибку, чтобы показать остальным, что не мы не терпим ошибок. Но ведь мы все неидеальны, и подобная реакция только спровоцирует остальных сотрудников лучше скрывать свои ошибки и проблемы, что неизбежно приведёт к ещё более серьёзным и дорогим ошибкам. Гораздо эффективнее обсуждать проблемы и разногласия открыто, и совместно искать способы исправить ситуацию. В этом как раз и помогает создание журнала ошибок. При наличии журнала ошибок, всякий раз, когда что-то случается, сотрудники это фиксируют, что позволяет в дальнейшем следить за развитием ситуации. Благодаря журналу ошибок можно постоянно отслеживать проблемы и решать их, увеличивая эффективность операционной деятельности компании. В результате, благодаря этому процессу, выявляющему все проблемы и проясняющему их причины, происходит постоянное совершенствование деятельности всей компании.
Правило журнала ошибок простое: при возникновении проблемы она фиксируется в журнале, указывается степень серьёзности, а также ответственный сотрудник. Если случается ошибка и сотрудник фиксирует её в журнале, то ему ничего не грозит. А вот если он не зафиксировал ошибку, то у него уже будут серьёзные неприятности. Таким образом, мы, как руководители, сразу узнаём о проблемах, что в разы лучше, чем если бы нам приходилось выискивать их самим, или мы обнаруживали бы их случайно. Журнал ошибок может стать одним из первых и самых важных управленческих инструментов. Впоследствии такие инструменты помогают стимулировать желаемое поведение в компании. А это может привести к созданию ещё нескольких эффективных инструментов, о которых более подробно написано в книге Рэя, о которой я напишу чуть позже.
