Понедельник, 9 утра, вы только что пришли на работу. У вас длинный список дел на предстоящую неделю: ответить на электронную почту, позвонить клиентам, проанализировать их запросы, поучаствовать во встречах, написать коммерческое предложение, обновить план проекта, прочитать о событиях в отрасли… и конца ему не видно. Какими делами заняться в первую очередь?
Многие из нас часто предпочитают в первую очередь вычеркнуть из списка самые простые или срочные задачи, независимо от их важности — ученые называют этот феномен «эффектом срочности». Когда нужно выполнить много дел, а времени недостаточно, у нас нет возможности определять сравнительную важность каждой из задач. Поэтому мы обращаемся к эвристике или ориентируемся на внешние подсказки, решая, как расставить приоритеты, и выбираем то, что можно быстро вычеркнуть из списка, чтобы лучше контролировать свой плотный график.
Но постоянно отдавая предпочтение срочным задачам, мы все дальше и дальше отодвигаем значимые, но «негорящие» дела (например, обновление резюме или выполнение творческой работы). До некоторых у нас никогда не доходят руки. Когда не удается сделать что-то важное, часто имеющее наибольшее значение, мы испытываем стресс, чувствуем, что не справляемся, и теряем мотивацию. А это, в свою очередь, отражается на продуктивности всей компании.
Что можно сделать, чтобы побороть естественное стремление откладывать на завтра то, что не нужно выполнить сегодня? Есть простое решение: выделяйте время для важной, но не срочной работы. Назовем его проактивным временем или про-временем.
Чтобы про-время было эффективным, вас ничего не должно отвлекать: ни электронная почта, ни мессенджеры, ни СМС. Может возникнуть соблазн проверить почту или ответить на минутный срочный запрос клиента, однако постоянное присутствие онлайн плохо сказывается на нашей производительности: нам нужно время, чтобы перестать думать об одной задаче, прежде чем мы сможем полностью переключить внимание на следующую.
Некоторые люди предпочитают планировать время по часам, а другие — ориентируясь на события. Процедура про-времени больше подойдет первым, тем, кто наиболее продуктивно и энергично работает, когда их день расписан по часам. В отличие от них людям, отталкивающимся от событий, будет полезнее иметь более гибкие периоды времени, чтобы завершить задачу полностью, например, выделять на это все утро каждый понедельник или вторую половину дня в пятницу.
У вас могут возникнуть дополнительные вопросы, например, необходимы ли периоды про-времени каждый рабочий день, чтобы увидеть положительные результаты? Два часа — это слишком много или слишком мало? Попробуйте поэкспериментировать с процедурой про-времени и посмотреть, какое воздействие она оказывает на вас. Проводите эксперимент минимум в течение шести недель, чтобы привыкнуть к процедуре и понять, какие задачи планировать на какие дни.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Шарлотт Бланк, Лоры Джурдж, Лорел Ньюман, Эшли Уилланс в HBR Россия «Не дедлайном единым» . Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru .