Управление проектами что это? Пошаговое руководство! Бэклог продукта. Цель проекта. Руководитель проекта. Проектная группа. Бэклог спринта.
Здравствуйте, уважаемые коллеги, руководители среднего и высшего звена, а также Project-менеджеры!
Сегодня расскажу, как профессионально управлять проектами в организации! Тем более, что сам являюсь действующим практиком! В настоящее время я управляю крупным бизнесом, группой компаний с различными направлениями: оптовые продажи, розничные продажи, транспортная логистика, управление недвижимостью, брокерские таможенные услуги.
Итак, все по порядку! Что необходимо делать в project management!
1. Управление проектами. Подготовьте бэклог продукта (product backlog).
Бэклог продукта (product backlog) включает в себя все пожелания, требования внутреннего или внешнего заказчика (product owner), или менеджера продукта (product manager). Product owner может быть в лице высшего руководства компании, где Вы работаете или быть сторонним заказчиком.
Примерами product backlog в моем случае являются:
- Открытие нового торгового центра и оптимизация его деятельности.
- Развертывание сети розничных магазинов в конкретном городе.
- Запуск федерального колл-центра.
- Введение автоматизированной системы учета движения ТМЦ в складской логистике.
- Создание регулярной системы мониторинга и контроля ценовой политики конкурентов в определенных областях России с учетом высокой волатильности закупочных цен на импортные товары.
- Модернизация сайтов компании и сегментирование продаж в онлайне.
- Создание и настройка центров финансовой ответственности с последующим распределенным управлением операционной прибылью.
- Распределение финансовых потоков с учетом импортных операций и особенностей таможенных барьеров.
- Создание воронки продаж с 4 и более метауровнями по десяткам каналов в социальных сетях.
Можно перечислять и дальше проекты под моим управлением, но будем экономить время!
Итак, что включают в себя требования product owner?
- Описание структуры продукта.
- Определение функциональных свойств продукта.
- Характеристики содержания, состава продукта.
- Детализация формы продукта.
Язык требований product owner включает в себя, как технические параметры, так и общие, широко распространённые и понятные большинству лексические формы.
И структура, и функции, и содержание с формой product backlog состоят из «кирпичиков», отдельных элементов бэклога, которые называются пользовательские истории (user stories). Каждая user stories имеет вес, уровень приоритета, что предполагает разные временные, энергетические, финансовые затраты. Это позволяет проектной команде более гибко распределять свое рабочее время, в зависимости от значимости user stories.
2. Управление проектами. Поставьте цель проекта (project target).
При этом цель должна соответствовать следующим критериям:
- Конкретность (важно создать четкий образ, нельзя допустить абстракции).
- Протяженность (определить во времени, позиционировать в пространстве).
- Измеримость (измерить количество, определить качество).
- Соотнесенность (сопоставить с мнением ключевых лиц).
- Адекватность («карта» должна соответствовать «территории»).
- Источник цели (кто автор цели?).
- Причинность (какая причина постановки именно такой цели и какое следствие у этой цели?).
- Альтернативность (придумать другие цели).
Без экологической проверки поставленной цели критериям возрастает риск «прийти туда, не зная куда, получить то, не зная что ».
Обычно цель проекта определяется в процессе генерирования идей на основании бэклога продукта уже проектной группой (project team), в составе которой должны быть product owner, product manager.
Цель проекта без бэклога продукта не может быть качественно сформулирована. Однако, наличие бэклога продукта еще не гарантирует генерирование качественной цели проекта (project target), необходимо будет отсечь все лишнее и оставить наиболее важное. Об этом легко говорить, но на деле непросто сделать.
Почему?
Потому что заказчик (product owner) весьма часто хочет «и на елку залезть, и дрова получить, и в смоле не испачкаться, и об иголки не уколоться ».
3. Управление проектами. Определите руководителя проекта (project manager).
Руководителем проекта не обязательно должен быть линейный руководитель высшего звена! Project manager может быть даже рядовой менеджер, у которого нет подчиненных в вертикальной управленческой иерархии. Руководителя проекта обычно назначают сверху, как сотрудника, обладающего достаточным набором компетенций для управления проектом. Именно руководитель проекта ведет в дальнейшем проектные собрания (project meeting) и управляет занятостью сотрудников из проектной группы (project team). Руководитель проекта фиксирует на собраниях выполнение каждой задачи во времени, определяет перенос сроков, удаление подзадач, внесение новых задач в проект, привлечение дополнительных участников в проектную команду.
4. Управление проектами. Создайте проектную группу (project team).
Руководитель проекта в ряде случаев совместно с внутренним заказчиком (internal customer) собирает рабочую группу, в которой оказываются компетентные специалисты (professional people) для выполнения работы по проекту. Отдельно взятый квалифицированный сотрудник может быть участником одновременно двух и даже пяти проектов. Исходя из этого фиксируется время работы такого специалиста над конкретным проектом.
5. Управление проектами. Разбейте цель по задачам. Подготовьте бэклог спринта (sprint backlog).
Руководитель проекта совместно с рабочей группой на проектном собрании разгруппировывают цель, готовят бэклог спринта (sprint backlog). Если цель рассматривать, как генеральную задачу 1 уровня, то затем переходим на 2 уровень и определяем ключевые задачи 2 уровня. Каждая ключевая задача 2 уровня это бэклог спринта (sprint backlog). Затем каждая задача 2 уровня делится на задачи 3 уровня. Аналогичным образом каждая задача 3 уровня это тоже бэклог спринта (sprint backlog).
По протяженности бэклог спринта 2 уровня длиннее бэклога спринта 3 уровня и короче бэклога спринта 1 уровня.
Проводить дальнейшую декомпозицию не рекомендую по причине человеческого фактора. Сотрудники начинают путать уровни задач и опытным путем было выявлено, что три уровня – это предельная когнитивная нагрузка на обычного среднестатистического сотрудника организации.
Формулировка задач обычно начинается с глаголов: получить, решить, согласовать, завершить, начать, предоставить . Не должно быть двойного толкования завершения выполнения задач ни у одного из участников проекта. Разумеется, каждая задача обязана проходить экзамен на соответствие КРИТЕРИЯМ ЦЕЛИ, которые представлены выше. Экзаменаторами являются все участники проектной команды.
Узнать подробности "Тренинги по продажам"
6. Управление проектами. Распределите задачи между участниками проекта.
Транспарентность проекта предполагает понимание каждым участником, кто за что отвечает, в какие сроки, в какой последовательности. Для этого project manager формирует проект в электронном виде с использованием специальных программ, приложений и предоставляет доступ к общему файлу каждому участнику. Права участников по работе в программе над определенной задачей фиксируются: чтение, редактирование, удаление, создание .
7. Управление проектами. Подведите итоги работы над задачами.
Целесообразно ежедневно подводить итоги по задачам.
- Если задача закрыта, то присваивается статус «завершение».
- Если задача переносится по срокам, то присваивается статус «изменение».
- Если появляется новая задача, то присваивается статус «внесение».
- Если от задачи отказываются, то присваивается статус «отклонение».
Фиксация статуса задачи позволяет своевременно гасить нарастающие проблемы.
Встречи project team могут быть удаленными, онлайн, в режиме конференции или офлайн, непосредственно в офисе. Желательно чередовать оба типа встреч, если есть такая возможность. Именно на встречах подводятся промежуточные итоги, и руководитель проекта вносит изменения.
8. Управление проектами. Скорректируйте задачи. Осуществите backlog refinement.
В процессе работы над проектами регулярно приходиться вносить изменения в временные графики, спецификации работ, тендерные таблицы. Помимо этого, меняется состав project team. Практически не бывает так, чтобы изначально подготовленный проект остался в прежнем виде в процессе исполнения, потому что product owner норовит осложнить и без того непростую жизнь проектантов своими изменениями требований! К тому же погружение в детали выполнения проекта увеличивает количество и масштаб sprint backlog. Тем не менее не рекомендую увеличивать количество метауровней подзадач больше трех. Старайтесь удержаться в рамках и не распухать, как архив Вашей бухгалтерии!
9. Управление проектами. Завершите проект.
Зафиналить проект точно в срок это высший пилотаж в project management. И совсем топовый уровень — это остаться в рамках изначально запланированного финансового бюджета. Обычно в сложных проектах такого не бывает по причине турбулентности внешней среды и внутренних изменений. Если удается не выйти за пределы плюс 10%, то это считается хорошим показателем в project management. Опять же речь идет о сложных проектах с горизонтом от 3-х месяцев и количеством задействованных исполнителей от 10 человек, примеры которых описал выше. На простых проектах в краткосрочной перспективе до 1 мес при качественном выполнении можно вполне уложиться точно в срок и без превышения бюджета затрат.
Критерием завершения проекта является письменная фиксация заказчиком выполнения проекта, например, подпись на акте выполненных работ. Если Вы имеете дело с internal customer, обычно это генеральный директор, совет директоров, учредитель Вашей компании, то желательно также зафиксировать положительное решение о закрытии проекта письменно или электронным способом с подписью ключевого лица. В этом случае Вы скорей всего получите заработанные Вами деньги!
Прочитать интересные статьи можно по ссылкам:
За что предприниматели и наемные менеджеры не любят друг друга?
Моббинг на работе, что делать, если Вы новичок с амбициями?
Продавец это кто? Покупатель это кто? Социальная роль индивида.
Что такое цель в переговорах? Дерево целей, принципы построения.
Пожалуй, на этом сегодня все! Если у Вас остались вопросы, пишите свои комментарии, спрашивайте меня, с удовольствием отвечу! Пожалуйста поддержите автора позитивом, поставьте лайк!
Всего хорошего и до следующих встреч в моем блоге! С Вами был Владислав Якимов, топ-менеджер, тренер по переговорам и продажам!
