Отправили клиент договор по почте, а он так и не дошел до получателя? В документе обнаружилась ошибка и теперь нужно заново все переделывать и отправлять контрагентам? Всех этих неприятностей можно избежать, если перевести документооборот компании в электронный вид. Тем более что при наличии ЭЦП любые операции с документацией реализуются в цифровом виде ровно так же, как и в случае с их бумажными аналогами.
Что такое ЭЦП?
ЭЦП РБ - электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предоставляющий возможность исключить вероятность подделки документов, путем своевременного обнаружения фальсификации данных.
Подписание договора ЭЦП - гарантия того, что вы получите подлинный электронный документ с той же юридической силой, что и бумажный аналог, заверенный печатью и рукописной подписью.
Работа с ЭЦП обеспечивает пользователю возможность:
- проконтролировать целостность электронного документа - ЭЦП вычисляется на основании исходного состояния файла и соответствует только конкретной его редакции. В случае случайного или намеренного изменения документа подпись теряет свою юридическую силу и становится недействительной;
- защитить данные от подделок и фальсификаций - в 99% случае подделывание электронных данных является нецелесообразным ввиду оперативности выявления фальсификаций;
- подтвердить авторство документа - создание корректной подписи возможно лишь при наличии специального закрытого ключа, доступ к которому имеет исключительно владелец подписи.
Принцип работы ЭЦП
ЭЦП имеет универсальный характер и может использоваться для заверения всех видов документов: накладных, отчетов, договоров, актов сверки и т.д.
Использование ЭЦП при подписании электронной документации актуально с целью:
- заверения содержания документа;
- подтверждения целостности данных;
- принятия ответственности, определенную договором и т.д.
Кто может пользоваться ЭЦП?
ЭЦП могут применять:
- Ответственные за передачу документации сотрудники компании. Как правило, этим занимается главный бухгалтер, руководитель организации либо начальник кадрового отдела. Поскольку шифр ЭЦП уникален, использовать его может только один человек. В случае смены сотрудника предыдущая подпись отзывается и создается новая.
- Индивидуальный предприниматель, которому необходимо вести регулярную отчетность о проделанной работе.
- Любое физлицо, применяющее ЭЦП для решения бытовых и рабочих вопросов.
Возможности ЭЦП в бизнес-пространстве
Владелец ЭЦП подписи может использовать реквизит в различных целях. К примеру, ЭЦП открывает такие возможности:
- подавать налоговые декларации;
- уплачивать налоги и получать данные об имеющихся пенях и переплатах;
- составлять отчеты в Фонд социальной защиты населения, Белгосстрах и прочие государственные органы;
- работать с электронными счет-фактурами
В свою очередь физлица могут применять подпись для заверения договоров, оформление кредитов, получения страховки, совершения сделок купли-продажи, для подписания документов с использованием сервиса ЭДиН.
Стоит отметить, что физические лица активно начинают пользоваться возможностями электронной подписи ЭЦП.
