Каждый документ - это правовой акт. Но не каждый акт именуется "Актом".
В этой статье я хочу разобрать для вас данную неразбериху, которая создана от обилия юридических терминов. Пройдемся на разным формулировкам:
Хозяйственный акт - тот самый вид документов, в котором чаще всего используется слово "АКТ" (реквизит "Наименование вида документа"). Это документ, который подтверждает явление, факты или сложившиеся отношения. Например, акты:
- купли-продажи;
- выполненных работ;
- ликвидации;
- выделении документов на хранение/уничтожение;
- списание;
- проверки/испытания и т.д.
Отчего же законы, приказы и свидетельства о рождении называются актами, но слово "АКТ" в документах не имеют? Все просто:
Юридический акт, с точки зрения практики и законодательных предписаний, это законы, постановления и указ.
Гражданский акт, как правило, это свидетельства о рождении, смерти, о браке, усыновление и т.д. Т.е. документ, подтверждающий регистрации процессов в отношении к гражданам.
Административный акт - это распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, которые издаются руководителем в организации и учреждении.
Понимание позволяет делопроизводителям, документоведам, руководству и его помощникам, направлять действия организации в нужное русло.
Акты, создаваемые в сфере делопроизводства, составляются коллегиально (группой должностных лиц). Обратите внимание, что при составлении акта важно отражать лишь реальные, установленные комиссией/коллегией факты.
Срок составления акта зависит от его вида. Например, акт об нарушении сотрудника трудовой дисциплины нужно составить оперативно, как только стало известно, что было совершенно нарушение. Когда речь идёт о расследовании несчастных случаев, акт составляют в течение трёх дней после происшествия, если травма была легкой. В тяжелых случаях на составление акта проверки есть 15 дней, но и этот срок могут продлить решением председателя комиссии. Всё зависит от специфики акта.
Тем не менее обратим внимание на ряд единых стандартных правил, знание и соблюдение которых — главное условие грамотного составления документа:
- Любой акт, независимо от его цели и назначения, должны подписать несколько лиц (как минимум, три). Стандартный акт по своей структуре должен содержать: титульную часть, которая содержит его название (акт осмотра, испытаний); дату и место составления; его регистрационный номер; в отдельных случаях — гриф, свидетельствующий об утверждении руководителем предприятия; констатирующую часть, содержащую непосредственно текст самого документа; при наличии — перечень приложений; информацию о количестве экземпляров, а также подписи всех лиц, участвующих в событии, послужившего поводом для составления акта, включая подпись руководителя организации. Структура текстовой части акта состоит из трех частей: преамбула (введение), констатирующая часть, резюме (выводы).
- Дата составления акта – не время проведения работ комиссией, а непосредственно дата его составления. Время работы комиссии указывается отдельно в констатирующей части текста.
Мысль, которую я опубликована в своем блоге Делопроизводителя, прям философская, и у нее есть обоснование в виде следующего из немногих правил грамотного составления акта: Количество заинтересованных сторон определят количество экземпляров акта. Если требуют обстоятельства, то после основного текста указывается место хранения каждого экземпляра.
- Всех, чьи интересы затрагивает акт, нужно ознакомить с ним под подпись. После подписей лиц, участвовавших в составлении текста, делается отметка «С актом ознакомлены» и дается перечень заинтересованных лиц и их росписи.
- Требования к составлению актов с необходимыми реквизитами изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно стандарту, акт можно составить как на продольном, так и на угловом бланке. Угловой бланк используют в случае, когда акт оформляют с грифом утверждения.
- Поскольку название вида документа не меняется — «акт», меняется только вторая часть названия. Формально она может быть двух видов:
1. Родительный падеж формы деятельности комиссии: «акт ревизии», «акт проверки», «акт испытаний» и т.д.
2. Отглагольное существительное от вида деятельности комиссии: «акт приёма-передачи», «акт о списании», «акт о ликвидации» и т.д.
Краткие постулаты составления акта не отражают специфику каждой организации, в одной из которых можешь работать ты. В чем уникальности актов, с которыми работаешь ты? Я бесплатно проконсультирую тебя по вопросам специфичности актов.