Новым сотрудникам всегда не просто, а сейчас и подавно. Ты «выходишь» на работу, но при этом продолжаешь сидеть дома в тех же тапках. Коллеги как бы есть, но их как бы и нет: только сообщения в мессенджерах, письма и звонки, максимум – маленький квадратик в зуме. Нерегулярно и может даже без включенной камеры. Знакомо?
Команда HiHub решила поделиться опытом, как сделать онбординг новичков комфортным и продуктивным. Даже когда вся команда на удалёнке (как у нас сейчас).
1. Позаботьтесь о документообороте
Да, это скучно, но без него никуда. Нужно продумать, как наладить процесс обмена документами в электронном виде, и оформить сотрудника в первый же день. Если человек начнет работать, а процесс оформления зависнет, это может как минимум смутить сотрудника, а как максимум – привести к тому, что он решит принять предложение от другой компании. Ведь формально он у вас не работает и ничего вам не должен, верно?
2. Подготовьте welcome kit
Раньше во многих компаниях было принято выдавать новым сотрудникам так называемый welcome kit: набор материалов, канцелярии, мерча (продукции с логотипом компании) и других необходимых мелочей. Например, кружку, фирменную толстовку, блокнот и брошюру новичка.
На удаленке выдать всё это в первый же день сложно, но можно подумать о курьерской доставке. Если не в первый день, то, как вариант, в подарок за прохождение испытательного срока.
А вот брошюра новичка в электронном виде вам просто необходима. В ней можно кратко рассказать об истории компании и ее миссии, правилах поведения (например, «у нас – на ты!») и основных бизнес-процессах («согласовать отгул – тут!»), ключевых персонах и основных ИТ-системах. Если такая брошюра у вас уже есть, проверьте, не стоит ли ее актуализировать. Например, описать, как на удаленке ведется учет рабочего времени, есть ли часы, в которые сотрудник всегда должен быть онлайн, как осуществляется удаленный доступ к ресурсам и что делать, если дома надолго отключили электричество/интернет.
А еще лучше, если это будет не брошюра, а статьи в базе знаний: с удобной навигацией, ссылками на дополнительные материалы, справочники и контакты людей, компетентных в тех или иных вопросах.
Кроме базы знаний мы в команде используем HiHub Wizard – простой и удобный инструмент для создания опросника с вариантами ответов и ссылками на статьи в базе знаний. Он упрощает навигацию и помогает новичку сориентироваться в огромном потоке информации, которая обрушивается на него в первые дни.
Каждый ответ ведет либо к статье (иногда это текст, иногда видео, иногда ссылки на доп. материалы), либо к следующему уточняющему вопросу. Если в конце статей добавлять вопросы для самопроверки, то это поможет и сотруднику, и компании – ведь будет видно, какие статьи наиболее востребованы и какие вопросы неизменно вызывают трудности у новичков.
3. Составьте план адаптации
Обязательно зафиксируйте задачи новичка на время испытательного срока. Включите в план адаптации как выполнение задач, непосредственно связанных с должностью, так и знакомство с правилами компании, прохождение тестов или интервью с руководителем / HR-менеджером, заполнение анкеты о прохождении испытательного срока с перечислением выполненных задач и возникших трудностях, пожеланиях и общем впечатлении.
Никто не может знать всё, поэтому в процессе адаптации может выясниться, что сотруднику нужно прокачать определенные компетенции, пройти обучение или поработать с наставником. Включить такие задачи в индивидуальный план развития (ИПР) – разумный шаг, который проще обосновать, если изначально фиксировать цели и задачи.
4. Будьте на связи
Проблема занятости руководителей стара как мир. Выделить время на регулярные встречи чертовски сложно, и тем не менее. Сотруднику очень важна регулярная обратная связь. Особенно новичку. Особенно на удаленке. Но вообще-то она важна всем.
Запланируйте регулярные видео-встречи и старайтесь их не отменять, обсуждайте на них не только статус задач, но и настроение новичка. Будьте доступны: один не отвеченный вопрос – это ерунда, но, если они повисают в воздухе регулярно, проблемы неминуемы.
Если загрузка катастрофическая, назначьте наставника или кого-то из команды. Человека, у кого чуть получше со временем, но при этом достаточно знаний, чтобы ответить на большинство вопросов. Конечно, это не значит, что с помощью наставника можно совсем самоустраниться от работы с новичками, но часть задач таким образом можно решить очень эффективно.
5. Отслеживайте настроения в коллективе
Эмоции важны. Они всегда важны, но на удаленке мы не видим друг друга и страсти порой накаляются без всякой на то причины. Общайтесь чаще, проговаривайте страхи и сомнения, радости и победы.
Мы в HiHubпроводим регулярные неформальные встречи в зуме, а для быстрой обратной связи используем специальный сервис – «Обратная связь». Кнопки «молодец!» и «старайся» с полем для комментария помогают показать сотруднику и всему коллективу, кому и за что вы благодарны, либо как можно улучшить работу.
Если привязать комментарии к компетенциям, то при проведении годовой оценки руководитель получит дополнительный бонус: сможет освежить в памяти все достижения сотрудника с привязкой к его индивидуальному плану развития, а не только последний успех или досадную ошибку.
Заключение
Удаленка внесла значительные коррективы в процесс онбординга новичков, но не изменила его сути. Всё, что компания и раньше делала с момента привлечения кандидата и до момента его увольнения, она должна делать и сейчас. Только в условиях пандемии всё это нужно делать с двойным вниманием.
Сейчас – хорошее время причесать, довести до ума, автоматизировать то, на что раньше не хватало времени, ведь удаленная работа ярко подсветила все наши недоработки и потенциальные точки роста.