Система ЭДО WSS Docs была внедрена в ГК «Полюс» - крупнейшей золотодобывающей компании России - в 2019 году, параллельно с запуском ОЦО. Проект стал беспрецедентным по масштабу, охватив около ста процессов. Его реализация заняла год и три месяца. Разработчикам даже пришлось «десантироваться» на золоторудное месторождение в Красноярском крае. О том как шел процесс интеграции платформы и об особенности программного решения Клубу ОЦО рассказал Геннадий Попов, управляющий партнер, генеральный директор WSS-Consulting.
Больше статей на нашем сайте www.sscclub.ru
— Что представляет собой WSS Docs?
— Этот продукт построен на базе технологий Microsoft и легко интегрируется в корпоративную инфраструктуру. Он сводит в единое информационное решение все потоки данных и все документы, которые обслуживает ОЦО: будь то партнерский документ, полученный по электронной почте, или внутренний документ в электронном виде, заверенный ЭЦП, или скан-копия документа, подписанного на бумаге, и так далее.
Иными словами, это единый электронный архив. Он соответствует стандартам безопасности, которые в том числе запрещают внесение документов в электронном виде задним числом. Руководители компании, сотрудники и аудиторы могут быть уверены в его надежности.
— Какой бизнес-эффект можно ожидать от внедрения системы?
— В первую очередь, это сокращение сроков согласования и подписания документов. У наших клиентов большинство документов обрабатывается в течение суток: в день выпуска документа происходит и его согласование, и подписание, и передача контрагенту.
Безусловно, это и экономия денег – как минимум за счет экономии бумаги. Но есть и «скрытые резервы». Например, наш заказчик просчитывал, какая лицензия нужна по максимуму на систему сканирования и распознавания документов (в данном случае ABBYY FlexiCapture). Сумма получилась очень большая, потому что количество документов исчислялось миллионами ежемесячно. К моменту, когда система автоматизации перешла в промышленную эксплуатацию, оказалось, что эти планы нужно пересматривать. Потому что количество бумаги стало сокращаться кардинально, примерно на 10% каждый месяц.
И это происходит без специальной мотивации: любой сотрудник всегда может напечатать документ и отправить его на подписание «вживую», если ему так привычнее. Но видя, насколько удобнее вести документооборот только в электронном виде, в том числе с контрагентами, люди сами сокращают объемы бумажной работы.
Наконец, благодаря тому, что все операции проводятся в едином информационном окне, можно легко отслеживать эффективность работы сотрудника ОЦО (так как он работает в одной системе, а не в нескольких одновременно): считать SLA, KPI, видеть провалы в работе и так далее.
— Как WSS Docs взаимодействует с уже имеющимися системами предприятия?
— Единый электронный архив поддерживает не только хранение информации, но и все сквозные бизнес-процессы. Для оформления любых документов в электронном виде не нужно покидать периметр системы: она сама проведет интеграцию. Например, для ГК «Полюс» было выполнено около 200 интеграций с системами. Разные компании группы пользовались разными решениями 1С. В компании была внедрена локальная система управления предприятием SAP ERP, которая обеспечивает единый бухгалтерский учет для всей ГК, но складские системы также отличались.
Сегодня кладовщик из одной компании может отправить складской документ (например, акты ответственного хранения материальных ценностей МХ-1, МХ-3) через свою систему в WSS Docs, там он будет проведен и подписан, а входящая проводка документа произойдет уже в другой складской системе.
— Как происходит внедрение?
— Обычно мы используем в работе два подхода. Первый — потоковый (Waterfall): обсуждаем концепцию всей системы — как она должна выглядеть через год, — описываем, создаем и внедряем. Второй — гибкий (Agile). Сначала разрабатывается прототип, а на его основе — рабочее решение. Подход позитивный, но требует большей вовлеченности команды заказчика, более частых встреч с разработчиками по функционалу, большего количества решений.
Если внедрение осуществляется в холдинг или группу компаний, запуск продукта происходит в первую очередь в ОЦО и в компаниях-пилотах. Обычно выбирается одна крупная компания группы и одна маленькая. По окончании пилотного проекта начинается тиражирование.
— Каковы были нюансы процесса при внедрении продукта в ГК «Полюс»?
— Он происходил параллельно с созданием ОЦО и настройкой процесса автоматизации. Система заработала с первого дня работы центра. Таким образом, сотрудники ОЦО сразу имели дело с электронным документооборотом.
Начав работу по принципу «Waterfall», мы приступили к написанию документации и спустя полтора месяца поняли, что «тонем» в составлении и согласовании различных документов по проекту. Поэтому было принято решение применить подход Agile. Мы проводили ряд встреч с целью сбора требований, после чего брали небольшую паузу на подготовку функциональностей и реализацию прототипов. Затем возвращались к заказчику. Спустя несколько правок прототипы превращались в модули, которые можно было уже использовать. Но до промышленной эксплуатации модули предстояло показать пользователям на рабочих местах.
Дело в том, что мы находились в Москве, а бэк-офис компании, где работает ОЦО с кадрами и бухгалтерией, располагался в Красноярске. И еще одна площадка, где нам предстояло работать с кладовщиками — в поселке Еруда Красноярского края.
— Расскажите, были ли сложности?
— В Еруде находится крупнейшее в России действующее золоторудное месторождение — Олимпиадинское, горнообогатительный комбинат и золотоизвлекательная фабрика. Мы «десантировались» туда, чтобы на местах провести обучение работе с системой. Буквально взяли мешок ключей к ЭЦП и поехали по складам.
Неожиданно, но все, с кем нам довелось работать, оказались людьми технически грамотными и восприняли новшества с радостью. Многие даже сами ездили во фронт-офис получать ключи. И это неудивительно, поскольку мы исключили для них целый ряд трудозатратных процессов: печать документов, их перемещения между подписантами (доставить с одного склада на другой), личные обращения во фронт-офис, сканирование, верификацию, архивирование...
— Каких показателей удалось добиться за счет внедрения WSS-Docs?
— Проект занял 1 год и 3 месяца и стал беспрецедентным по масштабу: он охватывал около ста процессов. Начавшись с двух предприятий, сейчас он растиражирован на 30 компаний.
Ключевое преимущество WSS Docs — то, что документооборот может осуществляться с полным отказом от использования бумажных носителей. Из всех видов документов в системе, которые возможно проводить в электронном виде, сегодня в группе компаний лишь в 3% случаев сотрудникам приходится прибегать к бумаге. Порядка 97% документов оборачивается в электронном виде.
Переведено в электронный вид порядка 20 видов документов. Проект затронул как внутренние (кадровый учет, учет с подотчетными лицами, учет товарно-материальных ценностей, основных средств и капитальных вложений), так и внешние процессные области: учет расчетов с поставщиками, подрядчиками и покупателями.
И наконец, колоссальной оказалась экономия времени. Если раньше на транспортировку и подписание документов в среднем уходило порядка 30 дней, то с внедрением системы более 70% документов, переведенных в электронный вид, стало подписываться в течение дня, а остальные – в течение 2-3 дней.
Подготовила Анастасия Головенко