Задачи в Битрикс24.CRM - это один из основных инструментов планирования и регулирования деятельности компании.
Что такое задачи и зачем они нужны? Этот инструмент позволяет:
- Создавать регулярные, индивидуальные и групповые задачи для сотрудников.
- Задавать сроки задач и контролировать их исполнение.
- Бронировать и эффективно распределять ресурсы.
- Отслеживать занятость сотрудников и продуктивность их работы.
- Управлять стадиями проектов.
- Оперативно обсуждать текущие вопросы и сложные моменты.
- Оценить работу каждого сотрудника в компании.
- Контролировать работу отделов и подразделений.
- Видеть общую картину работы организации.
Где расположен модуль задачи и группы в Битрикс24.CRM?
Отдельная вкладка с одноименным названием расположена в главном левом меню колонки Вашего портала.
Стандартный вид экрана отображения задач:
- Список.
- Сроки (канбан в котором все задачи сгруппированы по крайним срокам исполнения).
- Гант.
Типовая карточка задачи состоит из:
- Заголовка.
- Блока описания задачи.
- Чек листа.
Настроек ключевых полей:
- Крайний срок.
- Ответственного.
- Исполнителя.
- Оценки.
- Напоминания.
Правила хорошего тона для сотрудников компании или как правильно работать с задачами:
Если поручение не зафиксировано в CRM Битрикс24, то ее можно не делать.
Каждая задача должна быть вручную, а лучше автоматически с помощью роботов или бизнес-процессов привязана к группе (проекту, отделу, папке).
Что будет если не следовать правилам хорошего тона?
- Нет группы, нет задачи.
- Нет быстрого поиска и фильтрации в том числе по группам.
- Нет привязки – деньги, задача «на ветер».
Среднестатистическая энергичная компания за год перерабатывает до 150 000 задач. Представляете какая будет каша и сколько времени потребуется, чтобы найти или сориентироваться в портале, если не будет хлебных крошек для поиска и систематизации информации?
У каждой задачи должен быть крайний срок. Нет срока, это равносильно, что забыл про задачу.
Если у задачи не включен счетчик учета времени (дополнительные настройки задачи), то считай, что:
- Сотрудник не работал.
- Нет учета.
- Нет контроля.
- Нет статистики.
- Нет данных анализа.
- Если надо, то принимать и контролировать качество исполнения задачи.
- У каждого сотрудника не должно быть ни одной просроченной задачи.
- Не должно быть задач по работе с клиентами без связи с модулем CRM.
- Считай, что задача делается бесплатно за свой личный счет.
- Денег от клиента мы не увидим.
- Если сотрудник работает без задач, то считай, что он не работает.
Сложно ли соблюдать правила хорошего тона?
Нет!
Сколько времени уходит на выработку устойчивых навыков?
- Если работать каждый день - 3 недели.
- Или за одну неделю, Если Вы и сотрудники пройдете курс бесплатного обучения.
Важна ли системность в этом вопросе?
- Да, она является основой успеха!
- Да, она является фундаментом для автоматизации рутинных процессов.
О чем говорят задачи подчиненных их руководителя?
- Чем были, чем заняты, чем будут заниматься их подчиненные вчера, сегодня, завтра?
- С каким клиентом работает сотрудник?
- Выгоден ли был отработанный заказ?
Как найти нужную задачу в массиве?
Штатный модуль фильтр позволяет найти нужную задачу:
- По названию.
- По статусу:
- Ждет контроля.
- Поручил.
- Не просмотрены.
- Делаю
- По группе.
- По любому доступному полю…
Какой вид экрана наиболее удобен в работе?
- Для исполнителя, менеджера, сотрудника – «Сроки».
- Для руководителя особенно по утрам и вечерам - «Список» с поочередно включенными фильтрами статусов.
- Комбинация обоих отображений в зависимости от ситуации.
О чем кричат счетчики задач?
- О количестве задач на которые нужно обратить внимание.
- О просроченных задачах.
- О задачах на сегодня, завтра, на потом.
- О задачах, в которые были добавлены, возможно важные комментарии или заданы уточняющие вопросы.
- Основная задача сотрудника компании любого ранга, чтобы счетчик с задачами на сегодня был равен 0.
Как оптимизировать работу с задачами?
- Вводите мотивационные корпоративные игры!
- Ведите рейтинги самых активных и исполнительных сотрудников.
- Почаще заглядывайте в модуль эффективность на показатели и графики.
Где работают задачи?
Везде, на всех тарифах Битрикс24.CRM!
Сколько стоят модуль задач Битрикс24 и приложение CRM4.org/e/?
Бесплатно!
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF».CRM