«Наши сотрудники будут без ЭЦП. Трудовой договор подпишут на бумаге, а как с ними подписывать остальные документы? ЛНА, графики отпусков, приказы на отпуск и прочее? Компания не хочет на бумаге обмениваться этими документами»
Статья: Новое в дистанционной работе с 2021 года
Давайте по порядку. Как лучше поступать.
Прием на работу.
Оптимальные, на мой взгляд, варианты:
- Этот вариант здесь не рассматриваем
- Сотрудник приезжает в офис, ставит подпись в трудовом договоре
- Трудовой договор высылаем работнику заранее по электронной почте. Он знакомится с документом, корректируем. После готовности подписать, отправляем к нему курьера с двумя подписанными экземплярами. Работник подписывает оба, один оставляет себе, другой тут же отдает курьеру, курьер везет обратно в офис. Такая услуга у курьеров есть.
Ознакомление с документами (ЛНА) о приёме
Лучший способ – точно также выслать для ознакомления все документы заранее, по электронной почте. В трудовой договор, в «тело» (до подписей) включить пункт:
«До подписания трудового договора ознакомлен(а) с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением об обработке и защите персональных данных работников, Должностной инструкцией, Положением о дистанционной работе»
Внимание, опасная привычка делать лист ознакомления с ЛНА Приложением к Трудовому договору!
Если лист ознакомления в бумаге сделать приложением к договору, он станет его неотъемлемой частью. При внесении изменений в документы (при издании новой версии ЛНА), Компании придется опять отправлять курьера и тратить деньги.
Ознакомление с документами в процессе работы
Внутри Положения о дистанционной работе удобно указать, что Работодатель все локальные акты и распоряжения доводит до Работника по электронной почте, в форме электронного документа / скан-копии.
Здесь помним про требование статьи 312.3 ТК РФ – «обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде»
В той же статье есть обязанность дистанционного работника и работодателя подтверждать получение электронного документа от другой стороны. Срок нужно указать в Положении о дистанционной работе.
Подача заявлений и сообщений работниками
Писать заявление в бумаге, сканировать и посылать в офис смысла не имеет. Я клиентам предложила вариант «писем-заготовок».
Например, в Положении о дистанционной работе пишем, что для подачи заявления на отпуск сотрудник должен написать письмо с темой «Заявление на отпуск, Иванов». В теле написать «Прошу предоставить (вид отпуска», С….По….»)
Аналогичные «заготовки» предложить работникам на все частые случаи: отпуска, предоставление больничного, согласование командировок и так далее.
Чтобы потом разобраться
Я советую завести для приема таких заявлений отдельный почтовый ящик, следить за правильностью оформления тем/тел писем, приучать работников. Потом по фильтрам можно будет поднять историю.
Приказы
Приказы издавать все равно нужно в бумажном виде, подписывать у руководителя. Этой обязанности с нас никто не снимал. А вот направить на ознакомление работнику уже можно в виде скан-копии. И снова см. раздел «ОЗНАКОМЛЕНИЕ…»
Круг замкнулся :)
Какие вопросы по дистанционке у Вас остались?
Полезна ли публикация, продолжать ли эту тему? Обсудить можно в соцсетях: ВКонтакте и Инстаграм.
Узнать, сколько будут стоить Трудовой договор о дистанционке и Положение с учетом всех особенностей Вашей Компании, можно на бесплатной первоначальной консультации. Контакты ТУТ
Чтобы подписаться на рассылку кадровых полезностей, оставьте свою почту тут