Дебиторская задолженность -это долг покупателя за поставленный товар или оказанные услуги, аванс подрядчику, выданные средства в подотчет, переплаченные суммы по налогам и сборам и пр. Да, да, та самая дебиторка, которая является головной болью руководства и ответственных за работу с дебиторкой сотрудников предприятия, особенно к концу отчетного периода.
Однако дебиторская задолженность во взаимоотношениях бизнес-партнеров -явление обыкновенное и даже нормальное. Спору нет. Все, кто понимает, с этим согласятся. Вопрос здесь один -как налажена работа с дебиторкой?
Ежегодно общая сумма дебиторской задолженности в России составляет около 20% от всех активов среднего и крупного бизнеса. На март 2020 года – более 51 трлн. рублей, в т.ч. просроченная - 3 трлн. рублей (данные Росстата)
Многолетняя практика ведения бизнеса со всей очевидность показала, что дебиторская задолженность бывает трех видов:
- Нормальная, когда срок погашения ее еще не наступил.
- Просроченная, т.е. «незакрытая» после наступления срока оплаты.
- Безнадежная, когда оплата не представляется возможной по ряду объективных причин.
Не будем здесь говорить о негативном влиянии на самочувствие компании наличия дебиторской задолженности. Даже нормальной. Те, кто ведет реальный бизнес знают это не по наслышке.
Разберем, как же грамотно, а значит эффективно работать с дебиторкой, не доводя ее до состояния безнадежной к взысканию.
Прежде всего, и обязательно, в компании должна быть разработана стратегия или мето́да — назовите как хотите — работы с дебиторской задолженностью.
В ней (стратегии) надо прописать основные этапы работы с дебиторкой, а именно:
- подготовительный, когда собирается вся возможная к законному получению информация о контрагенте — финансовое положение, платежеспособность, надежность, репутация и т. д. (Может не «связываться» с таким-то таким партнером вовсе?);
- документальный, когда оформляются на бумаге все этапы и нюансы взаимоотношений с клиентом или партнером, начиная с договора. В договоре необходимо подробно прописать все пункты, связанные со сроками исполнения взаимных обязательств, порядком оплаты и поставки, штрафными санкциями, скидками и рассрочками, и т. д. Делайте эту работу тщательно! Не ленитесь! Будете потом сами себе благодарны;
- контрольно-аналитический, когда на каждого партнера-дебитора заводится отдельная карточка, где прописаны условия, объемы, сроки платежей и ведется фиксация исполнения обязательств до полного погашения дебиторской задолженности. Кроме того, с определенной заданной периодичностью проводится анализ состояния и динамики дебиторской задолженности по всем контрагентам с передачей выводов и рекомендаций на этап практической работы с дебиторами. Здесь принципиально важно, чтобы данные карточек были всегда актуальны. Следите за этим! ;
- этап или, скорее, функция оперативного управления дебиторской задолженностью. Это основной и наиболее трудоемкий процесс. Именно процесс! Требует постоянного внимания и ежедневной работы.
Лучше выделить отдельного специалиста(ов), а можно мотивировать и менеджеров. Тут кому как удобно, конечно же; главное — результат!
Рассмотрим основные методы и приемы работы по снижению дебиторской задолженности:
- взаимозачет — самый простой и быстрый способ погашения дебиторской задолженности. Применяется, когда между партнерами есть взаимные долги и они однородны (сопоставимы);
- реструктуризация долга, когда возможно договориться об оплате задолженности частями;
- работа через средства коммуникации:
- телефонные звонки (настойчивые и еще раз настойчивые! Без «неудобно», на «измор». Действует!);
- автоматическая рассылка на e-mail, рассылка SMS;
- обзвон через колл-центры по аутсорсингу;
- официальные письма на бумаге через Почту РФ с уведомлением о вручении. Уведомления хранить!;
- претензионная переписка с фиксацией исх., вх. №№;
- и т. д.;
переговоры «лицом к лицу» с руководством партнера-должника — действенный метод! Люди желают иметь приличный и деловой образ, особенно «на миру». Выглядеть человеком, слово которого ничего не сто́ит, никто не хочет. И когда бизнесмену в лицо говорят, что он не держит слово — это сильное переживание. Правда, не для всех, к сожалению.
Хотите получить профессиональный разбор вашего бизнеса с целью выявления сдерживающих рост факторов и выдачей практических рекомендаций? Мы — ООО «Бойлерная», выполним эту работу! Причем бесплатно. В качестве дружественной инициативы. Оце́ните — поработаем полномасштабно, как работаем с десятками своих клиентов. Записывайтесь! Жмите сюда!
- договор цессии (переуступка требований или, попросту — продажа долга контрагента третьему лицу). Бывает выгодно, когда срочно нужны средства или ожидается, что задолженность перейдет в стадию безнадежной к погашению. Здесь надо понимать, что часть суммы, как правило, придется потерять на дисконте цессионарию (покупателю). Как там в русской поговорке: «лучше синица в руках, чем журавль в небе» — правда ведь? Будьте благоразумны и расчетливы! ;
- судебное решение вопроса, как крайняя мера воздействия на партнера-должника, когда все иные методы не возымели действия. Здесь важно иметь в виду, что этот метод взыскания долга обязательно столкнется с необходимостью иметь первичные документы в составе доказательной базы, что часто бывает невозможно. Поэтому, возвращаясь к понятию дебиторки, как неотъемлемой составляющей бизнес-процесса, нужно помнить, что все оформляем «на бумаге». Есть бумаги — есть шанс выиграть дело! Только так! Привлекайте к работе с судебной системой юристов. Так принципиально увеличиваются шансы на успех по возврату долга;
- списание безнадежной дебиторской задолженности — правильное и разумное решение, когда:
- истек срок исковой давности задолженности — 3 года (к вопросу контроля в алгоритме работы с дебиторкой);
- должник переведен в стадию ликвидации или в отношении его введена процедура банкротства;
- дебитор прекратил свое существование как юридический субъект.
Списание безнадежных долгов регламентируется ст.46 (п.3,4) N 229-ФЗ Федерального закона "Об исполнительном производстве" от 02.10.2007 в последней редакции. Списание законно «уйдет» на затраты компании.
Резюмируя вышеизложенное, хочется сказать, что бояться дебиторскую задолженность или изживать ее напрочь как сущность не нужно, а нужно спокойно, серьезно и ответственно работать с нею, как и с другими важными факторами, определяющими благополучие и стабильность компании.