Логистические компании все чаще делают выбор в пользу электронного документооборота, потому что бумажный замедляет бизнес-процессы и связан с некоторыми рисками:
- сотрудникам приходится лично контролировать перемещение документов;
- отсутствует возможность оперативного поиска информации по ранее заключенным договорам;
- возможны ошибки в заполнении документации;
- риск потери документов и доступ к ним третьих лиц.
Далее мы подробно расскажем о том, как MasterTMS позволяет автоматизировать обмен документами и освободить время логистов для более важных задач.
Рабочий день логиста состоит из разноплановых операций, значительная часть которых связана с документооборотом. По каждому рейсу обычно необходимо выполнить несколько действий:
- Составить и переслать все необходимые документы: договор на перевозку, путевой лист, доверенности, пропуска;
- Принять документы от перевозчиков: данные по транспортным средствам и водителям, сканы документов, подписанный договор;
- Подготовить, переслать и получить закрывающие документы.
Каждое действие по отдельности не сложное, но все вместе они могут отнимать много времени, особенно если приходятся оформлять несколько рейсов ежедневно. В ситуации, когда у компании растут объемы отгрузок, не исключено, что могут понадобиться дополнительные расходы на увеличение штата логистов.
Проблемы логистической компании, которые решает электронный документооборот:
Обмен закрывающими документами
В течение дня логистам приходится проверять несколько комплектов документов, предположим 10. В среднем на то, чтобы получить от одного подрядчика и проверить все документы уходит около 15 минут. Итого – 150 минут или 2,5 часа в день уходит только на текущий документооборот.
А ведь это время можно потратить с большей пользой для бизнеса – например, на поиск более выгодных условий на перевозку.
Как мы решили эту проблему:
Документооборот в MasterTMS полностью автоматизирован, и логистам не приходится тратить на это свое время, освобождая ресурсы для поиска выгодных предложений.
Заключение договоров с новыми перевозчиками
Чтобы подписать договор с новым перевозчиком, нужно потратить в среднем от нескольких часов до нескольких дней, с учетом всех возможных согласований и проверки контрагента на надежность.
Неудивительно, что логисты предпочитают работать с подрядчиками, отношения с которыми уже документально оформлены, особенно если логист обслуживает большое количество перевозок. Для логиста просто “невыгодно” искать новых перевозчиков, пусть даже и за лучшую цену – на это уходит слишком много времени.
Как мы решили эту проблему:
В MasterTMS можно загружать собственные шаблоны договоров и заявок на перевозку.
Перевозчик, который принимает заказ, автоматически получает подписанные документы со стороны грузовладельца и может отправить ему свои подписанные экземпляры обратно в несколько кликов.
Благодаря этому, подписание договора с новым перевозчиком занимает считаные минуты.
Так же как и грузоотправителям, перевозчикам выгодно работать в TMS-системе своего заказчика. Небольшие перевозчики, у которых нет собственной системы, работают непосредственно в личном кабинете TMS-системы и уходят от дополнительных коммуникаций по почте и телефону, а крупные перевозчики настраивают интеграцию с системой.
MasterTMS можно интегрировать с любыми сервисами учета компании через открытое API. Например, настроить пересылку данных из 1С сразу в MasterTMS – это позволит не переносить вручную данные о номенклатуре, контрагентах, адресах погрузки и доставки.
Все эти функции вместе позволяют высвободить много времени логистов, которое они смогут потратить с большей пользой на поиск самых выгодных условий для перевозок.