Грамотно поставленное техническое задание (ТЗ) – первый этап внедрения систем класса Process Mining в компании. Бизнес-кейс (кейс) – конкретный презентационный пример проекта с точки зрения ресурсов и финансов.
Для внедрения новаций в сложившуюся экосистему журналов событий, софта и сложившихся процессов нужно четко понимать конечные цели, а также варианты эксплуатации и рентабельности инвестиций. Как это сделать с Process Mining – смотрите ниже.
Секрет убедительного кейса
Экономическое обоснование – одно из важнейших – должно быть очень детальным. Это нужно для укрепления доверия к проекту, предотвращения рисков и финансового прогнозирования, которое даст возможность оценить разницу между стоимостью затрат на реализацию и потенциальных доходов/экономии. Вместе с этим обязательно нужно указать, почему проект достоин быть воплощен в жизнь и внедрен в компанию.
Если вы не объясните просто и внятно, почему и как процессная аналитика будет полезна для оптимизации процессов и ликвидации операционных рисков, сколько денег это сэкономит – это фиаско.
Варианты использования
Прежде, чем формировать какой-либо кейс, нужно тщательно изучить и исследовать все варианты применения технологии Process Mining. Самые частые – восстановление реального протекания бизнес-процесса, проверка соответствия регламентированной модели, оптимизация ресурсов.
Важность этого шага в том, что нужно определить область применения. Например, основным вариантом стало обнаружение процесса (Process Discovery). Это значит, что проверка соответствия и оптимизация отошли на второй план, и это нужно учитывать. Акцент на Process Discovery означает, что процессы, как таковые, неизвестны или отличаются от первоначальной архитектуры. Всё это направлено на перепроектирование неэффективных или устаревших процессов. Кроме того, обнаружение процессов определяет вероятность маршрутизации, распределение сценариев и точек принятия решений. Чтобы понять, откуда получаются такие результаты, нужно поднять исторические данные, способные повлиять на принятие решений.
Если основная задача – это проверка соответствия (Conformance checking), то здесь акцент на правилах и регламентах, на которых строится работа компании – от GDPR до законов от FDA/EMA. Все процессы должны им соответствовать. В таком случае Process Mining будет ориентирован на сравнение соответствия фактического процесса идеальному. Это очень важно, потому что часто несоблюдение правил и регламентов может приводить к финансовым и репутационным убыткам, в некоторых случаях – закрытию бизнеса.
Если применение технологии нацелено на оптимизацию ресурсов (Resource optimization), то здесь речь о том, чтобы дать управленцам реальный расклад о распределении ресурсов по задачам. Здесь можно выявить самых эффективных сотрудников, найти высокоэффективные процессы и те сценарии, которые поглощают больше всего ресурсов с наименьшими результатами.
При оптимизации времени цикла (Cycle time optimization) фокус на экономии времени. Оптимизация нацелена не столько на переподготовку персонала или внедрение иных методов работы, а на уменьшение простоев без ухудшения качества услуги.
Шаблон
Любой шаблон нужно формировать от общего к частному – от задач к сформулированным деталям. Что обязательно в сильном кейсе? Ответы на следующие вопросы:
- Основа: почему внедрять нужно именно Process Mining?
- Бэкграунд: почему сейчас? Откуда возникла потребность в процессной аналитике? А конкуренты с этим работают?
- Планируемые результаты: какая итоговая цель внедрения?
- Варианты применения: на какие цели будет направлена технология Process Mining? (то, о чем мы говорили выше)
- Оценка: чем системы процессной аналитики отличаются от схожих решений? Можно процесс оптимизировать вручную?
- Команда: кто задействован и в каких ролях? Какие направления/службы/департаменты/отделы будут затронуты? Как изменится общая деятельность?
- Хронология: кто что как и когда делает?
- Риски: что будет, если проект провалится? Что будет, если ничего не делать? А если изменятся регламенты?
- Финансовая выкладка: как данный софт поможет сэкономить деньги? Как просчитать экономическую выгоду внедрения роботов, если таковое понадобится? Сколько стоит система? Нужны будут эксперты со стороны? Какова цена отказа?
По материалам ProcessMi