Как быстро диагностировать проблему и принимать решения?
Наше скоростное время требует быстро анализа акут альных проблем и принятия оптимальных решений. В конкурентной борьбе выигрывает тот, кто быстро принимает верные решения. Недаром говорят, что успех это принятие максимального количества верных решений. А для этого нужные технологии и современные инструменты.
Разумеется, одного только распознавания проблемы недостаточно. Важно определить, в чем конкретно она заключается, какая причина или комплекс причин и какие будут оптимальные решения.
Как правило, чем больше времени тратится на выяснение сути проблемы, тем меньше уходит на ее решение. Практика показывает, что более успешные люди, занимаясь сложными задачами, большее время обдумывают, что именно предстоит сделать, и меньшее время тратят на саму работу.
У менее преуспевающих все наоборот – они длительное время тратят на борьбу со всевозможными трудностями, поскольку не всегда точно определяют истинное содержание проблемы. Именно такие различия характерны для экспертов и новичков в самых различных сферах деятельности. Эксперты больше ломают голову над тем, что собой представляет проблема, а новички пытаются решить ее, не разобравшись в сути.
Итак, сначала этап диагностики проблем. Все как в медицине. Сначала диагноз, потом лечение.
Существует много инструментов анализа проблем, остановимся пока трех самых простых и эффективных инструментах.
1. Инструмент «Магические вопросы»
Чтобы не повторять подобных ошибок, постарайтесь сформулировать проблему, ответив на следующие вопросы:
Что? (содержание проблемы)
Где? (связь проблемы с конкретным местом)
Когда? (время возникновения, частота повторяемости проблемы)
Сколько? (количественные параметры проблемы)
Кто? (круг лиц, причастных к проблеме: виновники возникновения, участники разрешения и даже те, кому выгодно сохранение проблемной ситуации).
Почему? (какие причины стоят за проблемой)
Как? (как развивается проблема)
Когда проблема определена, необходимо провести анализ ее возможных (нежелательных) последствий: если события и дальше будут развиваться по данному сценарию, к чему это может привести? Нужно ее срочно решать сейчас или есть еще время для ее решения.
Лишь четко описав имеющуюся проблему, можно переходить к ее анализу и структурированию, чтобы определить ее причины и выделить главную из них.
Пример из жизни: служащие жалуются на завал бумаг на работе, и к отчетности относятся весьма халатно. Что делать? Спросите себя, кто именно не желает следовать подробной процедуре заполнения бумаг? Что включает в себя процедура? Почему она необходима? Как можно было бы доказать ее важность подчиненным? И так далее, и тому подобное. Задавайте не шесть, а десять, двадцать, тридцать вопросов, если нужно, и рано или поздно ответ будет найден. А может пора перейти на электронный документооборот?
2. Инструмент «Рыбий скелет» Исикавы. Разработанная японским автором диаграмма позволяет в буквальном смысле разобрать проблему по косточкам. Все причинно-следственные связи проблемы отображаются в форме рыбьего скелета: при этом, проблема служит головой рыбы, а взаимосвязи с ее причинами – позвоночником и ребрами.
Анализируя все возможные причины проблемы, важно найти «самую крупную кость» – самый значимый момент, который и привел к возникновению текущей ситуации. Важно не перепутать истинную причину с второстепенной, а также – с обычными «симптомами» проблемы, напрямую с ее сутью не связанными. А хвост рыбы можно представить самой проблемой, а ее голову - оптимальным решением.
3. Инструмент «Бурение вопросами». Данный метод позволит докопаться до коренной причины проблемы. Для начала определите проблему, с которой будете работать и ее возможные причины.
Затем для каждой причины поставьте вопрос: почему именно она привела к исходной проблеме? После каждого ответа задавайте тот же вопрос снова и снова – пока других ответов попросту не останется! Как показывает практика, пяти «почему» для более ясного понимания ситуации обычно бывает достаточно.
ttps://igor-vagin.ru/knigi/umeyte-myslit-genialno-kak-prinyat-reshenie/
ПАМЯТКА ДЛЯ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ.
1.Диагностика проблемы. Сформулируйте проблему, ответив на пять вопросов (Что? Когда? Где? Как? Кто? Зачем?)
- Причины проблемы Модель «Исикавы».выяснить структуру проблемы и ее ключевые причины.
- Бурение вопросами, чтобы лучше понять истинные причины проблемы.
- А еще Сбор необходимой информации о способах ее достижения оптимального решения (оценка собираемой информации по степени ее достоверности)
- Поиск нескольких вариантов решения задачи и разработка критериев эффективности решения.
- Выбор оптимального решения из нескольких вариантов, согласно критериям.
- Критерии могут быть следующие: простота решения, быстрота исполнения решения, экономия ресурсов, малая затратность.
- Анализ последствий принимаемого решения. Решение решает проблему и не создает новых проблем. Думаем о снижении рисков, если такие возможны.
- Внедрение решения в виде конкретных задач и корректировка задач по мере их исполнения.